Позика працівнику
30 November 2023
Як подати заявку на позику
Працівники повинні звернутися до свого роботодавця з проханням про надання позики за допомогою заяви.
Договір позики має бути укладений у письмовій формі (стаття 1047 Цивільного кодексу України, далі - ЦК). Цю вимогу можна не виконувати, якщо сума позики не перевищує 10 відсотків неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (НМДГ). Це положення не поширюється на юридичних осіб, для яких сума договору не є предметом спору (ст. 1047 ЦК).
Договір позики передбачає передачу коштів від компанії до працівника та їх подальше повернення.
У контракті зазначено наступне:
- Сума кредиту;
- Умови та процедури повернення;
- Виконання зобов'язань;
- Відповідальність сторін.
Якщо працівник погоджується частково погасити позику, підготуйте і прикладіть до договору Додаток — план погашення боргу.
Розмір кредиту не обмежений законом. Однак, якщо сума позики перевищує 40 млн грн, держава може заборонити такі фінансові операції відповідно до статті 20 Закону "Про запобігання та боротьбу з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом".
Під час фінансового моніторингу компанія повинна перевірити джерело отримання коштів, наданих як позика.
Кредитний договір укладається з моменту передачі грошових коштів працівнику і вважається дійсним (стаття 1046 ЦК. Стаття 1. Частина 2.). Той факт, що працівник отримав гроші, підтверджується касовим ордером на витрати або аналогічним документом або квитанцією боржника.
Згідно із законом нотаріально підтверджувати договір не потрібно.
Облік позики працівнику
Те, як кредит буде відображено в бухгалтерському обліку, залежить від терміну його погашення. Позики, видані на строк до 12 місяців, повинні бути відображені як частина поточного рахунку субрахунку 377 "розрахунок з іншими позичальниками" (П(С)БО10 "дебіторська заборгованість"). Відкрийте додатковий субрахунок" Оплата кредиту працівникам " на субрахунку 377.
Позики із більш тривалим терміном погашення віднесено до категорії довгострокової дебіторської заборгованості. Вони повинні бути обліковані на субрахунку 183 "Інша дебіторська заборгованість" до того моменту, коли строк погашення не досягне 12 місяців. По минулому терміні дії цього строку, заборгованість за позикою повинна бути перенесена з довгострокової категорії до поточної шляхом зарахування Дебету 377 та Кредиту 183.
З метою оподаткування податком на прибуток не передбачено жодних коригувань. Позика, надана працівникові, не підлягає оподаткуванню ПДВ відповідно до пункту 196.1.5 Податкового кодексу України (ПК).
Основну суму поворотної фінансової допомоги не враховують при обчисленні загального оподатковуваного доходу працівника, згідно з пунктом 165.1.31 ПК. Отже, необхідно утримати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО). Протягом усього терміну дії договору позика не вважатиметься доходом працівника, і, відповідно, не підлягатиме оподаткуванню. Крім того, не слід утримувати військовий збір з суми позики відповідно до пунктів 1.2, 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПК.
Позика, надана працівнику, слід зазначити в формі № 4ДФ. За вимогою податкових органів, невідомі суми фінансової допомоги повинні бути відображені у формі № 4ДФ. Вказуйте ці суми під позначкою доходу "197" у загальній сумі граф 3а та 3 розділу І форми № 4ДФ. У графі 4а (нарахований податок на доходи фізичних осіб) та графі 4 (перерахований податок на доходи фізичних осіб) слід поставити значення "нуль".
Оскільки позика не включається до фонду оплати праці, необхідно уникати нарахування єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ) за неї, згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держстату від 13.01.2004 № 5.
Способи відображення повернення
1. Працівники розплачуються з позикою у визначеному порядку та у визначені строки, як передбачено угодою. Це може включати внесення коштів до каси чи зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства.
2. Бухгалтер виконує відрахування обумовленої угодою суми позики з заробітної плати працівника.
Проведення повернення коштів через касу можна відобразити шляхом здійснення Дебету 301 (311) "Готівка в національній валюті" та Кредиту 377, 183. Важливо відзначити, що дана операція не має податкових наслідків для працівника та не підлягає обов'язковому нарахуванню єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ).
Відрахування позикових сум із зарплати слід відображати в бухгалтерському обліку за допомогою проведення Дебету 661 "Розрахунки з заробітною платою" та Кредиту 377. Ця операція також не викликає податкових наслідків.
У разі другого варіанта, слід враховувати обмеження утримань із зарплати, встановлені статтею 128 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Рекомендується погашати позику із зарплати працівника-позичальника в день виплати зарплати за другу половину місяця. Наприклад, якщо на підприємстві зарплату виплачують 22 і 7 числа, то зарплату за травень 2023 року нарахували 31.05.2023 року. В цей же день слід утримати суму позики.
Утримання частини зарплати для погашення позики розглядається як аналог виплати зарплати у негрошовій формі, що призводить до зобов'язання сплатити ПДФО та військовий збір протягом трьох операційних днів після дня виплати (згідно з пунктом 168.1.4 Податкового кодексу України). З іншого боку, це означає, що оплату ПДФО та учасника силових структур збору слід провести до 03.06.2023 включно.
Фактичне отримання коштів на оплату праці еквівалентно фактичній виплаті відрахувань. Таким чином, у день утримання частини зарплати для погашення позики, слід нараховати та оплатити ЄСВ з суми зарплати, яка йде на погашення позики у негрошовій формі. ЄСВ слід нараховувати на "брудну" суму зарплати, яка використовується для погашення позики. Таким чином, ЄСВ з відрахувань на цю суму повинні бути сплачені до 31.05.2023. Якщо ви бажаєте уникнути цих складнощів, рекомендується погашати позику у день виплати зарплати за другу половину місяця.
Як взяти борг під контроль після його анулювання?
Припустимо, що підприємство вирішило анулювати (простить) основну суму боргу фізичної особи згідно з угодою позики до завершення строку позовної давності, і це не пов'язано з процедурою банкрутства. Розглянемо, які можуть бути наслідки цього рішення.
Оподаткування ПДФО та учасника силових структур збору
Якщо сума, яка була прощена, не перевищує 25% мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного податкового року, що для 2023 року дорівнює 1675 грн, то ця сума не включатиметься до оподатковуваного доходу фізичної особи (згідно з пп. 165.1.55 Податкового кодексу). Однак все, що перевищує цю суму, розглядатиметься як оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага для фізичної особи (згідно з пп. «д» пп. 164.2.17 Податкового кодексу).
Щодо повідомлення про анулювання, ви можете повідомити позичальника одним із наступних методів:
1. Вислати рекомендований лист із повідомленням про вручення.
2. Укласти відповідний договір.
3. Вручити повідомлення боржникові особисто під підпис.
ПДФО з такого доходу працівник повинен самостійно сплатити після завершення річного декларування.
У випадку невідомості позичальнику про анулювання боргу, буде необхідно нарахувати та утримати ПДФО у розмірі 18% від цієї суми.
Незалежно від інформації про анулювання боргу фізичній особі, у розділі I форми № 4ДФ суму:
- яка не перевищує 1675 грн, позначте з ознакою «127»;
- яка вважається оподатковуваним доходом у формі додаткового блага, позначте як дохід «126».
ЄСВ
Єдиний внесок на соціальне страхування (ЄСВ) не обчислюється на поворотну фінансову допомогу, оскільки вона не входить до складу заробітної плати або не є виплатою за договором підряду.
Що робити, якщо працівник не повертає борг?
У випадку, якщо працівник не погасив борг протягом загального трьохрічного строку позовної давності, визначеного статтею 257 Цивільного кодексу, сума позики, яка перевищує 1342 грн (50% прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня), розглядатиметься як його оподатковуваний дохід згідно з пп. 164.2.7 Податкового кодексу.
Так само, як і у випадку з добровільно прощеними позиками, якщо було надано інформацію боржнику, не потрібно виконувати функції податкового агента. У цьому випадку працівник повинен самостійно вказати суму отриманого доходу у декларації та сплатити ПДФО і військовий збір.
Списана заборгованість, за якою минув строк позовної давності, також не враховуватиметься при розрахунку єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ).
