Програмний РРО у 2025 році: правила застосування та нові вимоги
27 August 2025
З 2025 року програмні РРО (ПРРО) залишаються важливим інструментом для бізнесу, який працює з готівкою та безготівковими розрахунками. На відміну від класичних касових апаратів, програмні рішення простіші у використанні та доступні навіть на смартфоні чи планшеті.
Усе, що потрібно для старту роботи з ПРРО, — це електронний пристрій, доступ до інтернету та бажання рухатися в ногу з часом. Вибір залишається за бізнесом: працювати через класичний касовий апарат чи використовувати програмний РРО. Але уникнути його застосування у більшості випадків не вдасться — цього вимагає законодавство.
У цій статті ми розглянемо, як правильно застосовувати програмний РРО у 2025 році, які переваги він має для бізнесу та що обов’язково потрібно знати кожному підприємцю.
Як працює програмний РРО
Функції ПРРО може виконувати будь-який електронний пристрій: смартфон, планшет або комп’ютер. Достатньо встановити програму — безкоштовну від ДПС чи комерційну від сторонніх розробників.
Фіскальні операції реалізуються через сервер ДПС, який:
- реєструє програмні РРО та електронні чеки;
- зберігає дані про всі операції та Z-звіти;
- присвоює фіскальні номери;
- забезпечує доступ до інформації для контролюючих органів.
Програмний РРО — це програмний або програмно-технічний комплекс, призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів чи послуг, а також для обліку готівкових переказів (ст. 2 Закону України «Про РРО» № 265/95-ВР).
Для зручності підприємці можуть скористатися тестовою версією ПРРО — вона дозволяє відпрацювати режим роботи та провести навчання персоналу. Інструкції для різних платформ (Web, Android, iOS, Windows) доступні на сайті ДПС.
Кому обов’язково використовувати ПРРО
Без касового апарата працювати можуть лише ФОП на першій групі єдиного податку. Для всіх інших, незалежно від доходу, застосування РРО чи ПРРО є обов’язковим (винятки визначені у ст. 9 та 10 Закону про РРО).
Сучасні платіжні сервіси, наприклад hutko, інтегрують власний нативний ПРРО. У такому випадку підприємцю не потрібно окремо реєструвати чи налаштовувати касовий софт — чеки створюються автоматично під час оплати.
Реєстрація програмного РРО крок за кроком
Щоб розпочати роботу з ПРРО, підприємець має:
- Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якого надавача електронних довірчих послуг (ДПС видає безкоштовно).
- Встановити програмне забезпечення ПРРО на зручний пристрій.
- Подати заяву на реєстрацію.
Відмову у реєстрації можна отримати у випадках, якщо:
- не дотримано правил електронного документообігу (наприклад, відсутній підпис або реквізити);
- заявлений ПРРО вже зареєстрований;
- господарську одиницю не внесено або вказано як закриту;
- суб’єкта не включено до ЄДР;
- є розбіжності між поданими даними та інформацією у ДПС.
Коли потрібно перереєструвати ПРРО
Перереєстрація потрібна у разі зміни:
- назви підприємства чи ПІБ підприємця;
- податкового номера;
- адреси господарської одиниці.
Як правильно скасувати реєстрацію
Реєстрація діє до моменту її анулювання. Для цього потрібно подати заяву за формою № 1-ПРРО із позначкою «Скасування реєстрації» (Порядок № 317).
Як видавати електронні чеки через ПРРО
Підприємець зобов’язаний видати клієнту фіскальний чек. Це можна зробити кількома способами:
- показати QR-код на екрані пристрою;
- надіслати електронний чек на email, Viber чи Telegram;
- роздрукувати чек через підключений принтер.
Усі чеки мають відповідати типовій формі № ФКЧ-1 та містити спосіб оплати («готівка», «картка» тощо).
Перевірити справжність електронного чека можна на сайті ДПС.
Важливо: через ПРРО не потрібно проводити лише ті платежі, які надійшли з рахунку на рахунок (класичний банківський переказ). Натомість карткові оплати через Приват24, Монобанк, LiqPay, Portmone чи hutko підлягають фіскалізації у програмному РРО.
