Рахунок-фактура

29 September 2023

Рахунок-фактура — це важливий документ у сфері торгівлі та надання послуг, який фіксує домовленості між продавцем і покупцем щодо вартості, кількості та найменування товарів чи послуг. Хоча в українському законодавстві немає окремого нормативного акту, який би чітко регулював форму рахунку-фактури, цей документ активно використовується у діловому обігу.

Рахунок-фактура часто слугує підставою для здійснення оплати, а також підтверджує наміри сторін укласти угоду. Особливо актуальним цей документ є для підприємців, які працюють з контрагентами на умовах передоплати або відстрочки платежу.

У цій статті розглянемо, які реквізити має містити рахунок-фактура, коли його доцільно використовувати та як правильно оформити документ, щоб уникнути непорозумінь із партнерами та контролюючими органами.

• Рахунок фактура БЛАНК ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94

Рахунок-фактура що це

Рахунок-фактура, також відомий як інвойс в зовнішньоекономічних операціях, представляє собою інформаційний документ, призначений для повідомлення покупця про товари, роботи або послуги, які доступні для оплати. Цей документ містить інформацію щодо таких показників, як:

1. Кількість товарів або послуг.
2. Вартість (ціна) кожної окремої позиції.
3. Загальну суму платежу.
4. Валюту, в якій проводиться розрахунок (це особливо важливо для інвойсів у зовнішньоекономічній діяльності).

Важливо зауважити, що рахунок-фактура сам по собі не зобов'язує жодної зі сторін, оскільки:

1. Покупець може вирішити не оплачувати рахунок, якщо операція ще не відбулася, тобто товар не був постачений або послуга не була надана.

2. Якщо операція вже відбулася, то обов'язок оплати виникає незалежно від того, чи був виставлений рахунок-фактура. Ця практика підтверджена рішенням Вищого господарського суду України від 2 липня 2019 року № 82772763. Обов'язок сплати виникає на підставі договору.

Отже, можливий випадок, коли рахунок був виставлений, але господарська операція ще не відбулася, або навпаки, коли операція має місце, але рахунок-фактура не був виданий.

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Реквізити рахунку-фактури

Необхідно дбати про належну оформленість внутрішньоукраїнських рахунків-фактур та враховувати обов'язкові реквізити, які визначені статтею 9 Закону "Про бухгалтерський та фінансовий облік в Україні" від 16.07.1999 № 996-XIV (далі - Закон про бухгалтерський облік). Окрім вже згаданих реквізитів, до них також належать:

1. Назва документу, який має бути вказаний у рахунку, наприклад "рахунок", "рахунок-фактура", "invoice" і т. д.

2. Дата складання рахунку-фактури.

3. Назва підприємства, яке видає рахунок-фактуру від свого імені.

4. Підписи та посади осіб, які несуть відповідальність за оформлення документа.

Також можуть включати додаткові відомості, які можуть бути важливими:

1. Інформація щодо отримувача платежу, включаючи правильну назву, банківський рахунок та інші необхідні реквізити.

2. Реквізити пов'язаного договору, такі як купівля-продаж, постачання, надання послуг, підряд і т. д.

3. Реквізити документа, який підтверджує відвантаження товарів, наприклад, товаро-транспортної накладної, акта прийому-передачі і т. д.

4. Місце розвантаження товарів або надання послуг.

5. Підстави для надання знижок.

6. Податки, які включені в ціну, наприклад ПДВ.

7. Інші реквізити, які постачальник вважає за необхідні включити до рахунку-фактури.

Важливо пам'ятати, що рахунок-фактура може бути виставлений як до, так і після здійснення господарської операції, такої як постачання товарів, виконання робіт або надання послуг.

Залишити заявку 067 341 76 94

Рахунок-фактура форма 2023 Бланк

Україна не встановлює обов'язкову затверджену форму для внутрішніх рахунків-фактур. Для внутрішніх операцій цей документ складається у довільній формі.

Щодо зовнішньоекономічних операцій (ЗЕД), існує рекомендована форма рахунку-фактури (інвойсу), яка була визначена в Рекомендаціях № 6 Європейської економічної комісії ООН від 01.09.1983 під назвою "Формуляр-зразок уніфікованого рахунку для міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/148). Цей зразок може бути використаний у міжнародних торговельних операціях.

Якщо вам потрібен бланк рахунку-фактури в форматі Excel, ви можете його скачати та використовувати для ведення обліку.

• ЗАВАНТАЖИТИ БЛАНК

Необхідність підпису в інвойсі

Слід зауважити, що рахунок-інвойс, використовуваний у зовнішньоекономічних операціях (ЗЕД), не вимагає обов'язкового підпису. Це означає, що при митному оформленні інвойс може бути прийнятий без підпису. Така практика підтверджена:

1. Частиною 2 пункту 9.4 і частиною 2 пункту 9.8 Рекомендацій № 18 Європейської економічної комісії ООН від 29.03.2001 року "Заходи щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/271). У цих рекомендаціях рекомендується уникати можливості внесення "від руки" підписів на паперових документах.

2. Листом Державної митної служби "Щодо необхідності наявності підпису особи на рахунках" від 01.03.2011 року № 11/3-10.10/3339-ЕП, в якому митний орган погоджується з позиціями Рекомендацій № 18.

Відсутність підпису в інвойсах для ЗЕД не суперечить вимогам статті 9 Закону "Про бухгалтерський облік", оскільки ратифіковані Україною норми міжнародного права мають вищий пріоритет (стаття 344 Господарського кодексу України та стаття 34 Митного кодексу України).

Проте слід враховувати, що у внутрішніх рахунках-фактурах підпис є обов'язковим для їх визнання первинним документом. Така вимога зазначена в статті 9 Закону про бухгалтерський облік.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи Рахунок-фактура може бути первинним документом?

Так, Рахунок-фактура може бути визнаний первинним документом, але за певних умов:

1. Рахунок має бути ОПЛАЧЕНИМ.

2. Повинні бути НАЯВНІ ДОКУМЕНТИ, які підтверджують оплату.

3. Це можливо лише щодо послуг. Рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі послуги. Проте рахунок не може замінити накладну або товаро-транспортну накладну або дані митної декларації.

Також слід враховувати, що ця можливість визнання рахунку-фактури первинним документом відноситься до зовнішньоекономічних операцій (ЗЕД) і вимагає виконання вищезазначених умов. Форма рахунку-фактури може бути як паперовою, так і електронною.

Ці вимоги і можливість використання рахунку-фактури як первинного документа були встановлені з 3 січня 2017 року після змін до визначення первинного документа в Законі про бухгалтерський облік, внесених Законом від 03.11.2016 року № 1724. Ці зміни були введені з метою спрощення зовнішньоекономічних операцій і дозволили враховувати рахунок-фактуру як первинний документ, коли відсутній акт приймання-передачі послуг, що відповідає міжнародній практиці.

Отже, можна зробити висновок, що рахунок-фактура сам по собі не є первинним документом, оскільки з нього неможливо однозначно визначити, чи відбулася господарська операція і чи була надана послуга. Рахунок-фактура може стати первинним документом лише у сполученні з одним із наступних документів:

• банківська виписка по рахунку;
• прийняте банком платіжне доручення;
• касовий чек;
• розрахункова квитанція;
• квитанція до прибуткового ордера та інші подібні документи.

Важливо відзначити, що у зовнішньоекономічних операціях (ЗЕД), рахунок-фактура може стати первинним документом лише в тому випадку, якщо наявні документи, що підтверджують оплату. Таким чином, визнання рахунку-фактури як первинного документа вимагає наявності додаткових документів, які підтверджують факт оплати і здійснення господарської операції.

Залишити заявку 067 341 76 94

Обмеження рахунків-фактур як первинних документів

"Автоматичне" перетворення інвойсу на первинний документ для оплати діє лише для зовнішніх транзакцій. Для внутрішніх транзакцій накладається інша умова: використання інвойсу та його статус повинні бути чітко прописані в договорі. У цьому випадку оплачений рахунок може замінити традиційний акт прийому-передачі послуг. У наших розрахунках (див. вище) це п'ята умова. Наприклад, у випадку договорів оренди. Про це йдеться в листі Казначейства № 35210-07/23-3364/2658 від 22.08.2017.

Примітка: якщо у внутрішніх операціях замість акту приймання-передачі використовується оплачений рахунок, це має бути прописано в договорі.

Ще одним обмеженням інвойсів є те, що вони не є достатніми для поставки товарів, у тому числі зовнішньоекономічної діяльності. Навіть якщо вони оплачені. На це прямо вказують податківці у вищезгаданому Листі № 6964. Передача товару має бути підтверджена видатковою накладною. Що стосується зовнішньоекономічної діяльності, то податкова вказує, що операції повинні фіксуватися на підставі вантажної митної декларації (ВМД). Вони пояснюють це тим, що рахунки-фактури та товарно-транспортні накладні не містять всієї необхідної інформації про операцію, наприклад, обмінний курс на момент митного оформлення. Аналогічну позицію зайняли податкові органи в листі № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК від 14.11.2017 р. (далі - лист № 2608). Податківці стверджують, що рахунок-фактура не відповідає ознакам первинного документа.

Позірна непослідовність листа податківців також може бути пояснена виконанням вищезазначених умов. Наприклад, у Листі № 6964 та Листі № 2608 містяться протилежні висновки щодо того, чи є рахунок-фактура первинним документом: у Листі № 6964 зазначено "так", а в Листі № 2608 - "ні". Однак такі розбіжності можна пояснити особливостями конкретної господарської ситуації (господарська діяльність за кордоном або операції з постачання послуг чи товарів в Україні), які роз'яснюються податковими органами.

Примітка: Інвойс не може бути первинним документом при постачанні товарів. Інвойс не може бути первинним документом як у внутрішніх операціях, так і в зовнішньоекономічній діяльності, якщо інше не передбачено договором між сторонами.

Статус інвойсів в інших країнах

В Україні статус рахунків-фактур був і залишається досить низьким. В інших країнах рахунки-фактури відіграють важливішу роль і використовуються не лише як пропозиція оплати за товари та послуги, а й як допоміжний документ для сплати податку на додану вартість (ПДВ) та акцизного податку, як, наприклад, у Німеччині. У Німеччині, наприклад, інвойс замінює національну податкову накладну.

Залишити заявку 067 341 76 94