Рахунок-фактура як первинний документ
07 September 2023
Рахунок-фактура що це
Рахунок-фактура, також відомий як інвойс у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), представляє собою документ, спрямований на надання інформації. Він служить для інформування покупця про товари, роботи або послуги, які доступні для оплати. У цьому документі містяться наступні дані:
- Кількість одиниць товару або обсяг виконаних робіт.
- Вартість (ціну) кожної окремої позиції.
- Загальну суму, яку необхідно оплатити.
- Валюту розрахунку, що є особливо важливим для операцій, які відбуваються у міжнародному контексті.
Важливо відзначити, що рахунок-фактура сам по собі не створює юридичних зобов'язань для жодної зі сторін. Наприклад:
-
Покупець може вирішити не сплачувати рахунок, якщо договірна угода ще не була виконана, і товар чи послуга ще не були надані.
-
Однак, якщо господарська операція вже відбулася, то обов'язок сплатити існує незалежно від наявності або відсутності рахунку-фактури.
Отже, рахунок-фактура надає додаткову інформацію сторонам угоди, але не є юридично обов'язковим документом для здійснення операцій. Досягнення правового зобов'язання ґрунтується на самому договорі між сторонами.
Популярні послуги компанії:
- Юридична адреса в Україні;
- Юридична адреса у Києві та області;
- Послуги бухгалтера;
- Бухгалтерські послуги;
- Фінансова звітність ФОП.
Реквізити рахунку-фактури
При розгляді внутрішньоукраїнських рахунків-фактур важливо обрати увагу на обов'язкові реквізити, визначені в пункті 2 статті 9 Закону "Про бухгалтерський та фінансовий звіт в Україні" від 16 липня 1999 року № 996 (далі - Закон про бухгалтерський облік). Окрім зазначених раніше реквізитів, до них також включаються:
-
Назва документу, яка повинна вказувати на його призначення, такі як "рахунок", "рахунок-фактура", "invoice" та інші.
-
Дата складання документа.
-
Назва підприємства, від імені якого складений документ.
-
Підписи та посади осіб, відповідальних за його оформлення.
Додатково до основних реквізитів, можуть бути включені також інші відомості:
-
Інформація про отримувача платежу, включаючи правильну назву та банківський рахунок.
-
Реквізити пов'язаного договору, такого як договір купівлі-продажу, постачання, надання послуг, підряду тощо.
-
Реквізити відвантажувального документа, такі як товаро-транспортна накладна, акт прийому-передачі тощо.
-
Місце розвантаження товару або виконання послуги.
-
Підстави надання знижок, якщо такі існують.
-
Податки, які включені у вартість, наприклад, ПДВ.
-
Інші реквізити, які постачальник вважає необхідними для вказаної угоди.
Важливо відзначити, що рахунок-фактура може бути виставлений як до здійснення господарської операції, так і після її завершення, наприклад, після постачання товарів, виконання робіт або надання послуг
Форми інвойсів 2023
Чи існує затверджена форма для інвойсів? Ні, не для внутрішніх транзакцій. В Україні інвойс як документ може бути у довільній формі.
Для зовнішньої торгівлі існує рекомендований формат рахунку-фактури (інвойсу), описаний в Рекомендації Європейської економічної комісії ООН № 6 від 1 вересня 1983 року "Типовий уніфікований рахунок-фактура для міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/148). Формат інвойсу (Excel) - завантажуйте та використовуйте!
Обов'язковість підпису в рахунку-інвойсі
Слід відзначити, що у випадку інвойсу відсутній обов'язковий реквізит у вигляді підпису. Це означає, що у рахунках, які використовуються у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД), підпис не є обов'язковим, і тому при митному оформленні рахунок може бути прийнятий без підпису:
- Ця практика підтверджена частинами 2 пунктів 9.4 та 9.8 Рекомендацій № 18 Європейської економічної комісії ООН від 29.03.2001 року № 18 "Заходи щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/271). У цих рекомендаціях надається рекомендація уникати внесення "від руки" підписів на паперових документах, якщо це можливо.
- Лист Державної митної служби від 01.03.2011 року № 11/3-10.10/3339-ЕП "Щодо необхідності наявності підпису особи на рахунках" також погоджується із позиціями вище згаданих Рекомендацій № 18
Варто відзначити, що відсутність підпису в інвойсах у ЗЕД не суперечить вимогам статті 9 Закону про бухгалтерський облік, оскільки ратифіковані Україною норми міжнародного права мають вищий пріоритет (згідно зі статтею 344 Господарського кодексу України і статтею 34 Митного кодексу України).
Важливо враховувати, що у внутрішніх операціях стаття 9 Закону про бухгалтерський облік встановлює обов'язковість підпису як обов'язкового реквізиту для визнання документа первинним. Цю норму підкреслюють податкові органи у Листі № 6964, а також Міністерство фінансів в Листі № 31.
.jpg)
Рахунок-фактура як первинний документ: умови та обмеження
Рахунок-фактура може виступати як первинний документ, але це можливо лише за наявності певних умов і обмежень. Важливо враховувати такі вимоги:
-
Рахунок повинен бути ОПЛАЧЕНИМ.
-
Мають бути НАЯВНІ ДОКУМЕНТИ, які підтверджують оплату.
-
Це можливо лише щодо послуг. Рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі в разі оплати послуг.
Однак важливо відзначити, що рахунок-фактура не може замінити інші документи, такі як накладна або товаро-транспортна накладна, а також дані митної декларації.
Також варто враховувати, що рахунок-фактура може використовуватися у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД) для оформлення операцій експорту та імпорту. За дотримання цих умов, акт приймання-передачі не потрібен.
Наголосимо, що форма рахунку-фактури може бути як паперовою, так і електронною. Зазначені вимоги та умови можна знайти у роз'ясненнях, наданих офіційними органами:
- Лист Міністерства фінансів України від 16.02.2017 року № 31-11410-06-5/4339 (далі - Лист № 31).
- Лист Головного управління ДФС у м. Києві від 31.03.2017 року № 6964/10/26-15-14-05-04-22 (далі - Лист № 6964).
- Лист Міністерства фінансів України від 22.08.2017 року № 35210-07/23-3364/2658.
Ці роз'яснення підкреслюють, що оплачений рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі в разі оплати послуг, і вони не стосуються інших видів документів
Змога вважати рахунок-фактуру за первинний документ стала можливою з 3 січня 2017 року, після того як набули чинності зміни до визначення первинного документа, внесені Законом від 3 листопада 2016 року № 1724 до Закону про бухгалтерський облік. Починаючи з цієї дати, первинний документ більше не обов'язково має підтверджувати здійснення господарської операції; він може лише містити інформацію про цю операцію. Зміни були внесені з метою спрощення у зовнішньоекономічних операціях та надання можливості розглядати рахунок-фактуру як первинний документ, навіть якщо немає акта наданих послуг, що відповідає міжнародній практиці.
Важливо враховувати, що сам по собі рахунок-фактура не є первинним документом, оскільки він не надає достатньої інформації для підтвердження факту проведення господарської операції або надання послуги. Таким чином, рахунок-фактура може стати первинним документом лише тоді, коли його супроводжують одним із наступних документів:
- банківська виписка з рахунку, підтверджуюча оплату;
- платіжне доручення, прийняте банком;
- касовий чек;
- розрахункова квитанція;
- квитанція до прибуткового ордера тощо.
Важливо зауважити, що рахунок-фактура стає первинним документом у зовнішньоекономічних операціях без акта приймання-передачі послуг лише у випадку наявності документів, що підтверджують оплату.
Обмеження щодо використання рахунків-фактур як первинних документів
Рахунки-фактури "автоматично" визнаються первинними документами, що підлягають оплаті, лише у зовнішніх операціях. Для внутрішніх операцій діє інша умова: використання інвойсу та його статус повинні бути визначені в договорі. У цьому випадку оплачений рахунок може замінити традиційний акт приймання-передачі послуг. У наших розрахунках (див. вище) це п'ята умова. Наприклад, у випадку договорів оренди. Про це йдеться в листі Казначейства № 35210-07/23-3364/2658 від 22.08.2017.
Примітка: якщо у внутрішніх операціях замість акту приймання-передачі використовується оплачений рахунок, це обов'язково має бути прописано в договорі.
Ще одним обмеженням інвойсів є те, що вони не є достатніми для поставки товарів, у тому числі зовнішньоекономічної діяльності. Навіть якщо вони оплачені. На це прямо вказують податківці у вищезгаданому Листі № 6964. Передача товару має бути підтверджена видатковою накладною. Що стосується зовнішньоекономічної діяльності, то податківці вказують, що операція повинна бути відображена в новій вантажній митній декларації (ВМД). Вони пояснюють це тим, що рахунки-фактури та коносаменти не містять всієї необхідної інформації про операцію, наприклад, обмінний курс на момент митного оформлення. Аналогічну позицію зайняли податкові органи в листі ДФСУ № 2608/О/99-13-01-02-14/ІПК від 14 листопада 2017 року (далі - лист № 2608), в якому фіскальний орган зазначив, що інвойси не відповідають характеристикам ключових документів.
Вищеописані умови можуть служити поясненням розбіжностей, які існують між листами податківців і здаються протилежними на перший погляд. Здається, що Лист № 6964 стверджує первинність рахунку-фактури, тоді як Лист № 2608 заперечує це. Проте ці відмінності пояснюються конкретними деталями окремих господарських ситуацій, на які надавались пояснення податківцями, таких як тип операції (зовнішньоекономічна чи внутрішня), місцезнаходження сторін (в Україні чи за її межами), та характер постачання (послуги чи товари).
Важливо зауважити, що рахунок-фактура не може вважатися первинним документом при постачанні товарів, як у внутрішніх операціях, так і в зовнішньоекономічних операціях, якщо у договорі між сторонами не передбачено інший порядок
Статус рахунків-фактур в інших країнах
В Україні рахунок-фактура був і залишається дуже урізаним документом. В інших країнах інвойс набув більшого значення і використовується не тільки як пропозиція оплати за товари та послуги, але і як додатковий документ для ПДВ та акцизного збору, наприклад, в Німеччині, Росії та деяких інших країнах. У цих країнах інвойс замінює національну податкову накладну.
