Робота з електронними трудовими книжками
23 November 2023
Електронні трудові книжки
Електронні трудові книжки - це цифровий аналог паперових трудових книжок. Електронні трудові книжки забезпечують наступне:
- Поступова відмова від паперового документообігу - слід визнати, що це питання часу та розвитку цифрових технологій;
- Зменшення часу, що витрачається на паперову роботу; електронні формати є більш зручними;
- Спрощується доступ до інформації як для роботодавців, так і для працівників. Фізичні особи вже мають можливість переглядати інформацію про свій страховий стаж у базі даних Пенсійного фонду України (ПФУ);
- Зменшено негативні ризики, пов'язані з втратою та пошуком паперових трудових книжок. Особливо це стосується осіб, чиї записи в електронній базі даних ПФУ відрізняються від записів у паперовій трудовій книжці. Звичайно, паперові трудові книжки можна отримати, але для цього потрібно витратити багато часу на відвідування колишніх місць роботи або архівів, якщо підприємство закрилося;
- Створення можливостей для автоматичного нарахування пенсій.
Електронний реєстр зайнятості містить всю наявну інформацію про стаж, трудові книжки, переведення та звільнення.
Електронна реєстрація зайнятості в Україні стала можливою після затвердження Порядку реєстрації трудової діяльності працівників, фізичних осіб-підприємців та самозайнятих осіб в електронній формі постановою Кабінету Міністрів № 1084 від 27 листопада 2019 року (далі - Порядок № 1084).
Трудова діяльність працівників реєструється в електронному вигляді в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Повний перехід на електронні трудові книжки триватиме до 2026 року. У перехідний період використання як паперової, так і електронної форми трудових книжок не заборонено законом. За бажанням працівники можуть зберігати свої паперові трудові книжки і після закінчення п'ятирічного перехідного періоду.
Чи вся інформація про трудовий стаж доступна в Реєстрі Пенсійного фонду?
Ні, не вся. Реєстр ПФУ не надає інформацію про кількість років страхового стажу. Тому варто регулярно перевіряти та контролювати відповідність інформації про страховий стаж на Порталі ПФУ та інформації в електронній трудовій книжці:
- Якщо роботодавець надає дані про початок та закінчення трудової діяльності тощо;
- Коли працівники ПФУ обробляють скановані копії.
Крім помилок, іноді вводяться не всі вікові категорії. Це пов'язано з суто технічними причинами. Особливо це стосується даних до 2004 року.
Примітка: Ви можете зупинити автоматичне нарахування пенсії. До досягнення пенсійного віку надішліть повідомлення про те, що ви не бажаєте цього робити. Або ж не надсилайте до пенсійного фонду дані про те, як ви отримуєте пенсію, після того, як пенсія буде виплачена.
Роки, не включені до електронного реєстру зайнятості
На веб-порталі Пенсійного фонду страховий стаж обчислюється з 1 січня 2004 року. Роки роботи до цієї дати є трудовим стажем. Тому в електронному реєстрі зайнятості можуть бути відсутні дані до 2004 року. Періоди до 1998 року, до запровадження індивідуальних особових рахунків, також є проблематичними. Зауважте, що Пенсійний фонд не має даних про внески до цього року.
Примітка: Зокрема, перевіряйте дані в електронних реєстрах зайнятості до 2004 року.
Особи, які подають інформацію з паперових трудових книжок для внесення даних в електронному вигляді
Роботодавець або працівник подає скановані або оцифровані копії документів, схвалених КЕПом, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду.
Дані вносить працівник
Дані вносить роботодавець
Після того, як роботодавець або фізична особа заповнили анкету та додали відскановані документи, фахівці пенсійного фонду переводять їх у цифровий формат і зіставляють записи в трудовій книжці з даними, що містяться в картці застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.
Таким чином створюється остаточна версія електронної трудової книжки. Після оцифрування інформацію про трудовий та страховий стаж можна переглянути в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду.
Оцифровування трудових книжок на підприємствах: як підготувати скановані копії до передачі?
Перед скануванням трудових книжок слід провести ретельний аудит. По-перше, перевірте першу сторінку (титульний аркуш).
1. Перевірте паспортні дані
Перша сторінка трудової книжки містить інформацію про працівника. Тому слід перевірити наступні пункти в трудовій книжці, щоб переконатися, що вони збігаються з даними в паспорті:
- Ім'я, прізвище та по батькові працівника;
- Дата народження.
Слід також звернути увагу на наявність:
- підпису власника трудової книжки, який засвідчує правильність внесених даних;
- підпису особи, відповідальної за організацію ведення трудової книжки;
- печатки організації, яка першою заповнила трудову книжку.
2. Перевірка записів про зміну імені
У випадку, якщо працівник змінює ім'я, прізвище або по батькові, роботодавець повинен внести відповідний запис до трудової книжки. Підставою для цього є документи, що підтверджують зміну:
- Паспорт;
- Свідоцтво про шлюб;
- Свідоцтво про зміну прізвища, імені або по батькові тощо.
Зміна зазначається на першій сторінці трудової книжки. Процедура виглядає наступним чином:
- Дівоче прізвище закреслюється однією лінією і вписується нове прізвище;
- На внутрішній стороні обкладинки вказується інформація про документ, на підставі якого внесено запис, з реквізитами;
- Запис підтверджується підписом відповідальної особи та печаткою підприємства.
Як виправити знайдені помилки?
Помилки в імені або даті народження. Цей тип трудової книжки вважається корупційним, і законодавство передбачає його знищення та видачу іншого бланка трудової книжки. Якщо попередній роботодавець допустив помилку, працівник повинен звернутися до цього роботодавця для виправлення помилки. Якщо попередній роботодавець був ліквідований, ситуацію потрібно виправляти в судовому порядку.
Відсутність запису про зміну прізвища. Працівник на даний момент є останнім роботодавцем і повинен внести відповідні зміни.
Сканування трудових книжок для Пенсійного фонду
Відскануйте паперову трудову книжку та надішліть її на сайт Пенсійного фонду для внесення даних. Іншими словами, відскануйте необхідні сторінки трудової книжки. В принципі, це можна зробити і за допомогою фотографій, але їх потрібно обробити, щоб вони відповідали необхідному формату та розміру файлу. Тому в цьому випадку краще скористатися сканером.
Надайте копії наступних документів:
- Відскануйте лише заповнені сторінки оригіналу трудової книжки, включаючи "Відомості про роботу", "Відомості про нагороди" та додатки. Чисті сторінки трудової книжки сканувати не потрібно;
- Індивідуальна форма дозволу від працівника на обробку даних - якщо дані вносить роботодавець, цей документ необхідно надати. Зараз він надається роботодавцю в довільній формі та сканується.
У деяких випадках для підтвердження страхового стажу необхідно завантажити копію документа про освіту, учасника силових структур квитка або свідоцтва про народження дитини.
Примітка: Якщо дані вводить сам працівник, сканована копія дозволу на обробку даних не потрібна.
Дані повинні бути надіслані:
- Фізичній особі, тобто самому працівникові. Однак для цього необхідно спочатку отримати електронний цифровий підпис. Електронний підпис можна зберігати на будь-якому носії (комп'ютер, диск або флешка). Фізичні особи можуть отримати свій електронний підпис безкоштовно в КНЕДП ІДД ДПС Податкової служби або, що найзручніше, в обслуговуючому банку;
- Юридичні особи, тобто роботодавці. Електронний підпис також необхідний, але, як правило, вже є в наявності. Пенсійний фонд рекомендує роботодавцям вносити дані. Однак поки що значна кількість компаній покладає цей обов'язок на своїх працівників.
Після отримання сканованої копії необхідно перевірити дані, щоб уникнути людської помилки, оскільки обробку та внесення даних до бази даних здійснюють працівники пенсійного фонду (п. 9 Порядку № 1084).
Після цього зайдіть на портал електронних послуг пенсійного фонду та знайдіть у правому верхньому куті опцію "вхід".
У вікні, що відкриється, введіть дані та електронний підпис особи (юридичної/фізичної), яка здійснила реєстрацію.
Потім виберіть меню зліва. Для фізичних осіб, наприклад, "Мій страховий стаж" або "Електронна трудова книжка". Перевірте дані.
За необхідності надішліть скановану копію документа через меню "Звернутися до Пенсійного фонду України" - "Надати скановану копію трудової книжки".
Вимоги до сканованих копій трудових книжок для пенсійного фонду
Скановані копії повинні бути виконані відповідно до наступних вимог:
- Кольорове сканування, не чорно-біле;
- Роздільна здатність 300 dpi;
- Формат jpg (але кожна сторінка повинна бути окремим файлом) або pdf (всі сторінки в одному файлі);
- Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
- Відсканована копія повинна бути чіткою та розбірливою, містити назву документа, серійний номер (за наявності), ім'я та прізвище працівника, печатку та підпис;
- Ім'я файлу має бути у форматі НННННННННННН_ЛС_ПС.jpg. Де НННННННННННН - ідентифікаційний код застрахованої особи, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податків; ЛС - номер лівої сторінки трудової книжки, починаючи з 02; ПС - номер правої сторінки трудової книжки, починаючи з 03. Такі рекомендації щодо назв файлів зазначені, зокрема, у вимогах до пенсійних фондів.
Як зменшити файли?
Ви можете мінімізувати файли (до 1 МБ) і встановити роздільну здатність 300 dpi наступними способами:
- Перейдіть на вкладку "Зберегти документ як" і виберіть формат файлу та параметри збереження;
У параметрах збереження встановіть якість зображення на Малий розмір (300 dpi).
Після перенесення даних в електронну трудову: що робити з паперовими трудовими книжками?
Після оцифрування трудової книжки оригінал паперової трудової книжки видається працівникові під підпис. Якщо працівник вимагає, щоб паперова трудова книжка зберігалася разом з електронною версією, роботодавець зобов'язаний це зробити (ст. 48 КЗпП).
Внесення ФОП до електронного реєстру зайнятості
ФОП зобов'язані заповнювати електронний реєстр зайнятості лише в тому випадку, якщо у них є наймані працівники. Однак Пенсійний фонд України рекомендує ФОП відсканувати та подати наступні документи:
- Виписка про державну реєстрацію ФОП з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
- Свідоцтво про взяття на облік як суб'єкта підприємницької діяльності з Державної податкової адміністрації.
Як запровадження електронної трудової книжки змінить пенсійний процес?
Із запровадженням електронних трудових книжок пенсії виплачуватимуться автоматично при досягненні пенсійного віку, що усуває необхідність подавати додаткову заяву або особисто відвідувати пенсійний фонд.
Якщо працівник бажає вийти на пенсію, він повинен повідомити про це пенсійний фонд до досягнення пенсійного віку.
Якщо особа продовжує працювати або якщо паперова трудова книжка не була оцифрована, а повідомлення не було зроблено протягом трьох місяців після виходу на пенсію, вважається, що особа повідомила про своє бажання вийти на пенсію в більш пізньому віці.
Якщо особа не повідомила державу про своє бажання щодо часу виплати пенсії, а страховий стаж застрахованої особи зафіксовано в реєстрі застрахованих осіб, пенсія виплачується автоматично з наступного дня після виходу на пенсію.
