Розрахунково-платіжна відомість працівника 2023

04 December 2023

У цьому консультативному висвітленні ми розглянемо сутність та призначення розрахунково-платіжної відомості. Крім того, надамо ілюстративний приклад заповнення розрахунково-платіжної відомості та повідомлення про суми виплат (розрахункового листка).

Розрахунково-платіжна відомість працівника — це один із ключових документів у сфері бухгалтерського обліку та кадрового діловодства, який використовується для фіксації нарахувань заробітної плати, утримань та фактичних виплат кожному працівнику підприємства. Вона дає змогу відстежувати фінансові розрахунки з персоналом, забезпечуючи прозорість і контроль за витратами на оплату праці.

Такий документ є особливо важливим як для роботодавця, так і для працівника, оскільки містить детальну інформацію про суми окладу, премій, податків, внесків на соціальне страхування та інших нарахувань і утримань. Розрахунково-платіжна відомість може бути оформлена як у паперовій, так і в електронній формі, залежно від внутрішніх процедур компанії. У цій статті розглянемо, як правильно складати та зберігати відомість, які реквізити вона повинна містити та чому її ведення є обов’язковим.

• Відомість на виплату готівки
• Розрахунково-платіжна відомість П-6
• Розрахунково-платіжна відомість П-7 (зведена)
• Розрахунково-платіжна відомість П-6 (зразок заповнення)
• Розрахунковий листок (повідомлення про розмір виплат)

Залишити заявку 067 341 76 94

Що таке розрахунково-платіжна відомість: ознайомлення з поняттям

Під терміном "розрахунково-платіжна відомість" розуміється один із документів, пов'язаних із розрахунками заробітної плати та виплатами працівникам:

1. Розрахунково-платіжна відомість у формі П-6 або П-7, відповідно до наказу Держстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі - Наказ № 489). Цей документ ідентичний за назвою з заголовком даної консультації.

2. Відомість на виплату готівки, яка є стандартним розумінням "розрахунково-платіжної відомості" для багатьох бухгалтерів. Проте цей варіант не застосовується, коли заробітна плата виплачується на банківську картку, оскільки відомість призначена для готівкових операцій.

3. Розрахунковий листок, який видається працівникові та містить інформацію про суми нарахованих виплат за місяць та утримані податки. Хоча цей документ не має назви "відомість", він також представляє результати розрахунків заробітної плати та платежів працівнику.

Отже, для визначення правильного варіанту ми розглянемо всі зазначені документи.

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Не можливо замінити відомість на виплату готівки

Давайте розпочнемо з розгляду відомості на виплату готівки, часто називаної також відомістю на виплату зарплати. Однак це утворює нещо нецільове, оскільки ця відомість служить для будь-яких готівкових виплат, а не лише заробітної плати працівникам підприємства. Зразок заповнення цієї відомості можна знайти у Додатку 1 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148). Зверніть увагу на приклад заповнення фрагменту цієї відомості, який наведений нижче.

Цей документ містить інформацію про факт виплати готівки (лікарняні, винагороди за цивільно-правовими договорами тощо) підприємством (установою) фізичним особам. Цей документ відноситься до касових, що підтверджується згадкою у пункті 3 Положення № 148, де йдеться про "касові ордери та відомості на виплату готівки…". Крім самої Відомості на виплату готівки, її сума також складає видатковий касовий ордер.

Слід відзначити, що Відомість на виплату готівки може мати значення при врахуванні ліміту каси. Так, сума, зазначена у цій відомості, може перевищувати встановлений ліміт каси. Для цього необхідно, щоб виплати згідно з цією відомістю (абз. 2 п. 18 Положення № 148):

1. входили до фонду оплати праці;
2. здійснювалися за рахунок готівкової виручки;
3. мали строк не більше 3-х робочих днів з дня настання строків їхньої виплати.

Відомість на виплату готівки можуть використовувати не лише підприємства (установи), але й фізичні особи-підприємці. Проте без відповідного видаткового касового ордера, оскільки підприємці не складають прибуткових та видаткових касових ордерів.

У певному розумінні, відомість на виплату готівки може розглядатися як розрахунково-платіжна, оскільки вона містить дані про:

1. сам платіж конкретній особі;
2. результат розрахунку, що підтверджується підписом особи, свідчать про те, що розрахунок відбувся.

Якщо розглядати "розрахунок" як сам процес видачі коштів, то Відомість на виплату готівки можна вважати розрахунково-платіжною. Однак сама відомість не включає в себе докладних розрахунків виплат.

Порівнюючи відомість на виплату готівки з розрахунково-платіжними відомостями, крім подібності в призначенні, можна виявити деяку спільність у минулому. До 2008 року існувала Платіжна відомість за формою П-49, яка включала колонку "Розписка в отриманні". Ця відомість також включала розрахунок виплати, а саме складові зарплати (оклад, премії, інші доплати та надбавки, а також утримані податки). Працівник підтверджував отримання, ставлячи свій підпис, після ознайомлення з деталями виплати. Ця платіжна відомість слугувала заміною відомості на виплату готівкою. Проте у 2008 році Держстат анулював форму П-49, і на її місце прийшла розрахунково-платіжна відомість у формі П-6. Остання вже не містить розписок про отримання, оскільки форма П-6 не входить до касово-банківських документів, що затверджуються НБУ.

Нижче представлений бланк відомості на видачу готівки – касового документа.

Залишити заявку 067 341 76 94

ЗАВАНТАЖИТИ

Також для згадування минулого наведено форму П-49, яку трошки модернізували, включивши сучасні назви податків. Можливо, деякі бухгалтери захочуть використовувати саме цей документ як основу, наприклад, для створення розрахункового листка і т.д., вилучивши з нього розписку про отримання (яку можна замінити розпискою про ознайомлення з розрахунком). Або, можливо, деякі фахівці використовують цю відомість у цій або іншій формі і сьогодні.

ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи може розрахунково-платіжна відомість форми П-6 або П-7 виступити в ролі заміни для відомості на видачу готівки?

Ні, це неможливо, і ось чому:

1. Розрахунково-платіжна відомість П-6 не передбачає виплати готівкою з каси. Форма П-6 не включає розписку про отримання від працівника і підписується лише бухгалтером, а не працівником.

2. Відомість на виплату готівки є касовим документом, і в цьому питанні важлива строгість - можна використовувати лише документи, схвалені Національним банком України (НБУ). Використання несхвалених документів для виплати готівкою може призвести до адмінштрафу від Державної податкової служби (ДПС).

3. Форма П-7 є зведеною відомістю для всіх форм П-6 і, отже, не персоналізована, тобто не стосується конкретного працівника.

Зверніть увагу: Розрахунково-платіжна відомість від Держстату (форма П-6 або П-7) фактично не має жодного відношення до факту платежу. Виплата готівкою зарплати та інших виплат здійснюється через відомість на виплату готівки від Національного банку України.

Нижче наведені для вашого ознайомлення форми - П-6 та зведена П-7.

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи відповідає назва розрахунково-платіжних відомостей їх функціональному призначенню?

Розрахунково-платіжна відомість за формами П-6 і П-7 (зведена) фактично представляє собою документ, який може здатися дивним як за назвою, так і за своїм призначенням. Розглянемо це питання:

1. Дані форми не підтверджують виплату зарплати чи інших виплат, оскільки для цього передбачено спеціальну Відомість на виплату готівки (див. вище). Питання виникає: чому ж тоді ці форми отримали назву "платіжних"?

2. Розрахунку зарплати в них не проводять, оскільки це не є їхнім призначенням та не є зручним для цього використання. Бухгалтери використовують Відомість з нарахування зарплати будь-якої форми. Таким чином, ці відомості не містять обчислення виплат або результату розрахунку з працівником. Тут знову виникає питання: чому тоді ці форми називають "розрахунковими"?

Зауважте, що сам Держстат, який розробив ці форми, визнає, що вони призначені для статистичних спостережень і не призначені для документального оформлення господарських операцій (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Це вказує на те, що назва форм П-6 і П-7 не відповідає їхньому фактичному призначенню.

Залишити заявку 067 341 76 94

Яким чином використовуються розрахунково-платіжні відомості П-6 і П-7 (зведена)

Суть усього цього? Розрахунково-платіжні відомості за формами П-6 і П-7, не дивлячись на їхню назву, мають лише два варіанти виправданого використання в бухгалтерії:

1. Як проміжних/допоміжних відомостей для складання статистичної звітності з зарплати – Звіту з праці 1-ПВ (квартальна). Ці форми використовуються в розділі III "Склад фонду оплати праці штатних працівників", що поділяється на фонд основної, додаткової зарплати та інших заохочувальних виплат і платежів. Форма П-7 служить як проміжний етап між П-6 і Звітом 1-ПВ.

2. Як заготовки для розробки форми розрахункового листка (повідомлення працівника про розміри виплат), оскільки форма П-6 містить всі необхідні компоненти відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати. Згідно з законодавством роботодавець повинен повідомити працівника про загальну суму нарахованих коштів з розшифровкою за видами виплат.

Найбільш відповідний варіант - використання форми П-6 для розрахункового листка, оскільки Звіт з праці 1-ПВ можна скласти простіше. Проте для використання форми П-6 як розрахункового листка її потрібно значно вдосконалити, прибрати зайві рядки та оновити існуючі. Форму П-6 не оновлювали з 2008 року, тому вона містить застарілі платежі до соціальних фондів та не враховує військовий збір (!).

Отже, форми П-6 і П-7 насправді не є ані розрахунковими, ані платіжними. Було б краще назвати їх Держстату так:

• Форма П-6 - «Інформація про виплати, що нараховані працівнику»;
• Форма П-7 - «Зведена інформація про виплати, що нараховані працівникам».

Такі назви більш точно відображали б призначення та зміст цих "відомостей".

Чи є відповідальність за нескладання розрахунково-платіжних відомостей

Відповідальності за неведення розрахунково-платіжних відомостей П-6 і П-7 практично немає, оскільки ці форми є виключно статистичними і не входять в категорію обов'язкових первинних чи касових документів. В порівнянні з невидачею розрахункового листка (повідомлення про розміри виплат), де передбачено штраф при перевірці Держпраці, відсутність форм П-6 і П-7 не тягне за собою значущих санкцій.

Звертаємо увагу: форми П-6 і П-7 можуть вважатися зайвим елементом обліку, і їх використання може бути обійдено, якщо підприємство веде табель обліку робочого часу, використовує відомість нарахування зарплати та видає працівникам розрахункові листки.

Залишити заявку 067 341 76 94

Розрахунково-платіжна відомість П-6: приклад заповнення

Наведемо ілюстративний приклад. Працівниці Голобородько Я.С. нарахована зарплата за червень 2023 року:

• Оплата за окладом – 8000 грн (аванс 4000 грн). Це основна зарплата. Норма робочого часу за червень 2023 відпрацьована повністю.
• Премія по результатах роботи за місяць – 2000 грн. Це додаткова зарплата.
• Разова премія з нагоди дня народження – 1000 грн. Це інші заохочувальні виплати і платежі.

Всього зарплати: 8000 + 2000 + 1000 = 11000 грн.

Рахуємо податки:

• ПДФО = 11000×0,18 = 1980 грн;
• Військовий збір = 11000×0,015 = 165 грн.

Маємо до виплати: 11000 – 1980 – 165 = 8855 грн.

Належить до видачі у другу половину місяця: 8855 – 4000 = 4855 грн.

При складанні розрахунково-платіжної відомості форми П-6 спершу треба визначити, до якої саме частини зарплати належить кожна зі складових. Слід використовувати Інструкцію № 5 від Держстату або ж скористатися підказками у самій відомості. Такі ж рядки, як «Внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (до Пенсійного фонду, до Фонду зайнятості)», ігноруємо, адже таких утримань немає. ЄСВ також з 2015 року з зарплати не утримується, а тільки нараховується на загальний фонд зарплати, тому його тут бути не повинно.

Єдине, що слід додати у відомості П-6 в утриманнях, – військовий збір, якого раніше не було.

В загальну суму «Утримано» включаємо всі цифри по колонці: податки, виплачений аванс та суму до виплати з каси. Це контрольна цифра для перевірки і вона має співпадати з сумою «Нараховано» (11000 грн).

Форма П-7 заповнюється аналогічно, але по вже всім працівникам шляхом сумування даних по ним.

Приклад заповненої форми П-6 наведений нижче. Зверніть увагу, що форма у тому вигляді, як вона існує від Держстату, містить зайві рядки (внески до соцфондів) та не містить рядка для учасника силових структур збору. Через це її поправили.

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Залишити заявку 067 341 76 94

Повідомлення про розміри виплат за розрахунковий період – документ розрахунку зарплати

На цей раз давайте створимо інформаційний документ за тим самим прикладом, але використовуватимемо термін «Повідомлення про розміри виплат (оплати праці)», а не традиційну назву «розрахунковий листок». Цей документ призначений виключно для інформування працівників про нарахування, і він не служить доказом проведення розрахунків з працівником. Його основна функція - повідомити працівників про конкретні виплати, які їм нараховані.

В законодавстві навіть відсутній термін «розрахунковий листок». Замість цього, згідно зі статтею 110 КЗпП, роботодавець повинен надати працівникам інформацію щодо:

1. Загальної суми зарплати (зарплата «брудними»).
2. Розшифрування зарплати за видами виплат (оплата за окладом, премії та інші нарахування та надбавки).
3. Розміру і підстав утримань та відрахувань з зарплати (податки, аліменти і т.д.).
4. Суми зарплати «до видачі» (зарплата «чистими»).

Назва самої статті 110 КЗпП - «Повідомлення працівника про розміри оплати праці», тому і документ можна назвати «Повідомленням про розміри виплат» або використовувати альтернативну назву - «Повідомлення про розміри оплати праці», зберігаючи універсальність, якщо існують виплати за ЦПД чи інші виплати, не пов'язані тільки із працівниками.

Нижче представлена можлива форма такого документа (повідомлення про розміри виплат), який має виключно інформаційний характер. Він заповнений за даними минулого прикладу і, як видно, подібний до форми П-6, але не містить зайвих і застарілих рядків.

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Замовити дзвінок