Розрахунок відпускних 2025: основні правила та нюанси

04 September 2023

Відпускні обчислюються за формулою: Сума відпускних = Кількість календарних днів відпустки × Середньоденна заробітна плата .

Деталі розрахунку:

1. Тривалість відпустки:

   • Враховуються календарні дні , але святкові та неробочі дні (Новий рік, 8 Березня, Великдень тощо) виключаються з розрахунку. За їх рік 11 (повний перелік – ст. 73 КЗпП).
   • Виняток для воєнного стану: З 24 березня 2022 року святкові дні вважаються звичайними робочими (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Тому на дії періоду воєнного стану зменшувати тривалість відпустки на святкові дні не потрібно .
   • Вихідні (суботи, неділі) не віднімаються і входять до оплачуваного періоду, навіть якщо співпадають з графіком роботи підприємства.

2. Середня заробітна плата: Розраховується згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати (постанова КМУ № 100 від 08.02.1995). Враховуються доходи за останні 12 місяців перед відпусткою, включаючи оклади, премії, надбавки (за іншими одноразовими виплатами).

Важливі аспекти:

• Період для розрахунку середньоденного заробітку: 12 календарних місяців, що передують місії надання відпустки.
• Корекція у зв’язку зі змінами в законодавстві: Умови врахування святкових днів змінено через воєнний стан – це необхідно виконати під час оформлення відпусток у 2023–2025 роках.

Приклад: якщо працівник іде у відпустку на 14 календарних днів (без святкових днів у періоді), а його середньоденна зарплата становить 500 грн, сума відпускних буде:
14 днів × 500 грн = 7 000 грн .

Працівники можуть піти у відпустку будь-якої пори року, а бухгалтери мають бути готовими до розрахунку та виплати відпускних. У цій консультації ми розглянемо нові нюанси розрахунку та обліку відпускних у 2025 році.

• Розрахунок відпускних приклади для 2025 року

Замовити дзвінок

Терміни виплати відпускних: правила та вибірки

Відпускні мають бути перераховані працівнику до початку відпустки , якщо інше не встановлено трудовим або колективним договором (ст. 21 Закону України «Про відпустку» № 504 від 15.11.1996). Це означає, що кошти повинні надійти не пізніше ніж за один день до першого дня відпустки. Важливо: відлік першого дня відпустки починається о 00:00 дати, створюється в наказі керівника.

Ключові моменти:

1. Можливі зміни через угоди. Трудовий або колективний договір може написати інші умови, наприклад:

   • Виплата після початку відпустки;
   • Конкретні строки перерахування, зазначені у заяві працівника або накази.
     Такі випадки не вважаються порушенням законодавства .

2. Скасування попереднього правила про 3 дні. Раніше діяла норма про сплату відпускних за 3 дні до відпустки, але зараз вона не використовує .

3. Джерела визначення строків

   • Основне правило: до початку відпустки (за день або раніше);
   • Альтернативні вимоги: за домовленістю з працівником, зафіксованою в договорі або наказі.

Приклад: якщо відпустка розпочнеться 1 серпня, відпускні мають бути перераховані не пізніше 31 липня. Виняток – якщо в трудовому договорі обумовлено інший термін (наприклад, протягом перших трьох днів відпустки).

Термін дії відпусток 2025: відмінності між робочим та календарним роком

Тривалість та умови надання відпусток залежать від них:

1. Щорічна основна та додаткова відпустка
   нараховуються відповідно до робочого року працівника, який:

   • Починається з першого дня роботи в конкретній організації;
   • Не збігається з календарним роком (наприклад, якщо працівник прийнятий 15 березня 2024 року, його робочий рік завершиться 14 березня 2025 року).

2. Соціальні відпустки
   Додаткові відпустки, такі як:

   • Відпустка для догляду за дитиною;
   • Відпустка учасникам бойових дій,
     надана в межах календарного року (з 1 січня по 31 грудня).

Вплив воєнного стану

У період дій воєнного стану можуть відмовитися від коригування до правил розрахунку робочого року. Наприклад, періоди обмеження відпусток через мобілізацію або інші речовини, пов'язані з війною, можуть отримати інше. Деталі регулюються спеціальними нормами законодавства.

Важливо:

• Робочий рік є індивідуальним для кожного працівника і не залежить від календарних дат.
• Соціальні відпустки «обновлюються» на початку кожного календарного року, незалежно від дати їх використання.

Замовити дзвінок 

Обчислення трудового стажу для щорічної відпустки під час воєнного стану

У період воєнного стану виникають суттєві питання щодо включення певних періодів до трудового стажу, що надає право на щорічне відпустку. Регулювання двох ключових аспектів:

1. Призупинення трудових відносин (ст. 13 Закону № 2136).
   Цей період не враховується в трудовому стажі, після чого працівник не виконує обов'язків і не отримує середнього заробітку. Відповідно з пп. «2» ст. 9 Закону про відпустки, до стажу зараховуються лише періоди, коли за особу зберігалися посада та зарплата (повністю або частково).

2. Відпустка без збереження зарплати (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).
   Загалом така відпустка бере участь до стажу, останній працівник зберігає робоче місце. Протест для внутрішньо переміщених осіб або тих, хто виїхав з України, діє обмеження:

   • Максимальна тривалість – 90 днів;
   • Цей час не зараховується до стажу для щорічної відпустки (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136).

Важливо :

• Призупинення трудових відносин через агресію РФ суттєво відрізняється від відпустки без збереження. У першому випадку зв’язок із роботодавцем тимчасово припиняється, тоді як у другому – лише призупиняються виплати.
• Для переміщених осіб відпустка без збереження є обов’язковою, але обмежена 90 днями та не впливає на нарахування стажу.

Висновок : Право на щорічне відпустку залежить від характеру перерви у трудовій діяльності. Періоди призупинення взаємовідношин або вимушеної людини (для окремих категорій) виключаються з робочого року, що враховується при розрахунках.

Оформлення та тривалість відпусток у період воєнного стану 2025

За стандартними умовами працівника на щорічну відпустку видається тривалістю 24 календарних дні. Зазвичай вона ділиться на частини, а точну кількість днів, більшість для відпочинку, керівництво фіксує у відповідному наказі.

Ключові моменти розрахунку:

• Святкові та неробочі дні (відповідно до ст. 73 КЗпП) не включаються до тривалої відпустки. Наприклад, якщо відпочинок припадає на свято, цей день не зараховується. Віняток діє лише для періоду після 24 березня 2022 року — під час воєнного стану таке правило не застосовується.

Обмеження в умовах військового стану:

1. Скорочення тривалості відпустки. Роботодавець має право обмежити основну щорічну відпустку 24 днями за поточний рік. Невикористані дні переносяться на час після завершення військового стану (ст. 12 Закону № 2136).
2. Відмова у наданні відпустки
   • Працівнику можуть відмовитися від використання невикористаних днів (у разі звільнення компенсуються грошовою виплатою).
   • Забороняється надавати відпустку співробітникам, які задіяні на об'єктах критичної інфраструктури.

Важливо: Під час воєнного стану роботодавець отримує більше повноважень щодо контролю за відпочинком персоналу. Однак працівники зберігають право на компенсацію або перенесення невикористаних днів, що забезпечує баланс між оперативними потребами країни та інтересами громадян.

Розрахунок середньоденної заробітної плати для відпускних у 2025 році

Визначення суми відпускних обґрунтовано на розрахункові середньоденної зарплати. Алгоритм розрахунку включає такі етапи:

1. Формула середньоденної заробітки : Середньоденна зарплата = (Сума виплати за розрахунковий період) / (Кількість календарних днів у розрахунковому періоді).

2. Важливе зауваження : Методика підрахунку середньоденного заробітку для відпускних відмінностей від правил, що застосовуються для лікарняних, декретних чи інших соціальних виплат. Це пов'язано з різними підходами до визначення розрахункових періодів та включення/виключення окремих видів доходів.

3. Формули деталізації компонентів :

   • Виплати розрахункового періоду : враховуються всі нараховані працівникові доходи, що входять до поняття заробітної плати відповідно до законодавства;
   • Тривалість розрахункового періоду : вираховується в календарних днях, за винятком огляду, передбачених нормативними документами (наприклад, час простого акта не за власним бажанням).

На що звернути увагу: Для точного розрахунку необхідно чітко застосувати межі розрахункового періоду, включити лише відповідні виплати та врахувати календарні дні без спотворення. Помилки на цьому етапі призводять до неточностей у фінансових нарахуваннях.

Замовити дзвінок 

Визначення розрахункового періоду для відпускних у 2025 році

Розрахунковий період — це індивідуальний часовий проміжок для кожного працівника, протягом якого аналізуються його доходи та календарні дні. Відповідно до цих вимог Порядку № 100 , саме за період необхідно:

• підсумувати всі виплати, нараховані працівнику;
• вирахувати загальну кількість календарних днів.

Основні правила:

1. Для працівників зі стажем понад 1 рік :

   • Розрахунковий період становить 12 календарних місяців , що передують місію оформлення відпустки.
   • Наприклад: якщо відпустка починається в травні 2025 року, враховуються з травня 2024 по квітень 2025.

2. Для працівників з меншим стажем :

   • Період слід відповідно до фактичної тривалості трудових відносин.
   • Якщо працівник прийнятий на посаду 3 місяці тому, розрахунковий період дорівнює ці 3 місяці.

Деталізація: Специфіка визначення періоду (з урахуванням перерв, відпусток, лікарняних тощо) наведена в табличній формі нижче. Вона потім точно вираховує кількість днів та суму виплати, враховуючи всі нюанси трудової діяльності.

Важливо: Розрахунковий період може змінюватися залежно від продуктів, тому кожен вихід потребує індивідуального підходу.

Дні, які зменшують розрахунковий період при обчисленні відпускних

Розрахунковий період обчислюється в календарних днях. Наприклад: якщо працівник йде у відпуск у березні 2025 року, а розрахунковий період охоплює березень 2024 – лютий 2025, його тривалість становить 365 днів (лютий 2025 року, який не є високим, складає 28 днів). Святкові та неробочі дні під час воєнного стану не виключаються з розрахунку.

Періоди, які не включаються до розрахункового терміну:

• Відпустка без збереження заробітної плати;
• Відпустка для догляду за дитиною до 3 або 6 років;
• Призупинення трудових відносин через російську агресію (працівник не працював і не отримував заробітку);
• Дні, за якими відсутні дані про нараховану зарплату через бойові дії під час воєнного стану (згідно з абз. 6 п. 2 Порядку № 100, чинного від 29.04.2022).

Дні, що враховуються в розрахунку:

• Лікарняні — незалежно від джерела їх фінансування (роботодавець або Пенсійний фонд);
• Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (з нарахуванням відповідних допомог).

Важливо: Після завершення воєнного стану з розрахункового періоду обов'язково віднімаються всі святкові та неробочі дні. Це правило забезпечує точний підрахунок періоду, за який нараховуються відпускні.

Пояснення: Включення/виключення певних днів пов'язане з тим, чи зберігся заробіток працівника. Наприклад, час призупинення трудових відносин не враховується, після заборгованості по зарплаті відсутня, тоді як лікарні включені через гарантований закон виплати.

Виплати, які враховуються та не враховуються при обчисленні відпускних

Розрахунок середньої зарплати для відпускних базуються на суму всіх виплат, нарахованих працівнику протягом розрахункового періоду. До них належать:

1. Основні виплати:

• Оклад (відповідно до тарифного розряду або посади);
• Доплати та надбавки (за понаднормову роботу, нічні зміни, суміщення посад, виконання обов'язків відсутніх колег, вислугу років, важкі умови праці);
• Різниця в окладах при тимчасовому виконанні обов'язків керівника;
• Доплата до мінімальної зарплати (якщо заробіток працівника нижчий за встановлений мінімум);
• Премії за або досягнення річних бонусів (премії за період від 2 місяців і більше розподіляються пропорційно відпрацьованому часу).

2. Додаткові виплати:

• Середній заробіток за час відпусток, відрядження або виконання суспільних обов'язків;
• Оплата перших 5 лікарняного (за рахунок днів роботодавця);
• Лікарняні, сплачені Пенсійним фондом України;
• Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами (навіть, якщо фінансується ПФУ).

Виплати, які не включаються до розрахунку:

• Одноразові суми: компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідні посібники (згідно з пп. «б» п. 4 Порядку № 100);
• Премії за підсумками щорічної оцінки держслужбовців;
• Ювілейні виплати (наприклад, до 8 Березня або Дня бухгалтера) – пп. «и» п. 4 Порядку № 100.

Важливо: Для правильного розрахунку необхідно залишити лише виплати, що стосуються трудової діяльності. Одноразові допомоги або нерегулярні бонуси не впливають на розмір відпускних, після чого не відображають постійних працівників працівника.

Замовити дзвінок 

Особливості нарахування відпускних за відсутності доходів у розрахунковому періоді

У деяких випадках у розрахунковому періоді можуть взагалі відсутні виплати працівнику. Найпоширеніші ситуації:

• Працівник починає трудову діяльність і відразу оформляє відпустку (наприклад, з першого робочого дня);
• Співробітниця повертається з відпустки для догляду за дитиною до 3 років і одразу подає заяву на щорічну відпустку.

Правила розрахунку:

1. За основу береться встановлена тарифна ставка або посадовий оклад працівника. Сума не може бути нижчою за мінімальну зарплату (згідно з п. 4 Порядку № 100).
2. Загальна сума виплат визначається шляхом множення тарифної ставки (окладу) на кількість місяців у розрахунковому періоді.

Приклад: Якщо працівник з окладом 10 000 грн відразу після прийому на роботу оформляє відпустку, а розрахунковий період становить 12 місяців, сума виплат розраховується як:
10 000 грн × 12 міс. = 120 000 грн.
Далі за стандартною формулою обчислюється середньоденний заробіток і, відповідно, відпускні.

Важливо: Цей механізм забезпечує захист прав працівника, навіть якщо він не мав фактичних нарахувань через специфіку ситуації. Детальні приклади розрахунків наведені у прикладі 6 актуальної інструкції.

Специфіка розрахунку відпускних для додаткової відпустки «на дітей»

Додаткову соціальну відпустку, пов’язану з доглядом за дитиною, зазвичай оформляють одночасно зі щорічною відпусткою. Обчислення відпускних у цьому випадку відбувається за тими самими принципами, що й для основної відпустки, згідно з Порядком № 100, але з урахуванням ключових особливостей:

1. Термін та умови надання:

• Відпустка надається за календарний рік (на відміну від щорічної, яка залежить від робочого стажу);
• Її неможливо розділити на частини;
• Тривалість становить 10 календарних днів. Якщо є декілька підстав одночасно (наприклад, дві дитини та статус самотнього батька), відпустка збільшується до 17 днів.

2. Основні підстави для оформлення (ст. 19 Закону про відпустки):

• Наявність двох або більше дітей віком до 15 років;
• Статус самотньої матері або батька;
• Виховування дитини з інвалідністю або особливими потребами.

Важливо: На відміну від звичайної відпустки, соціальна «на дітей» не накопичується – її невикористані дні не переносяться на наступний рік. Крім того, право на таку відпустку мають лише ті працівники, які постійно доглядають за дитиною, що підтверджується відповідними документами (свідоцтво про народження, медичний висновок тощо).

Додаткова інформація: Розмір відпускних розраховується на основі середньоденного заробітку, визначеного за стандартною методикою. Якщо працівник не мав доходів у розрахунковому періоді (наприклад, через перерву у трудовій діяльності), використовується оклад або мінімальна зарплата, як передбачено законодавством.

Крім відпускних, працівникам бюджетних установ часто надається матеріальна допомога для оздоровлення. Ця пільга поширюється на педагогічних, наукових, медичних співробітників (у тому числі працівників комунальних медзакладів), державних службовців та інших бюджетників. Зазвичай сума допомоги еквівалентна одному посадовому окладу, якщо інший розмір не врегульовано колективною чи трудовою угодою. Важливо зауважити, що ці кошти, хоча й не є відпускними, все ж входять до складу заробітної плати (пп. 2.3.3 Інструкції № 5).

Допомога на оздоровлення виплачується щорічно — зазвичай напередодні основної відпустки, або у строки, визначені внутрішніми документами організації.

Податковий облік відпускних 2025

У Податковому розрахунку відпускні відображають:

1. У Додатку 4ДФ — у складі загального доходу із зазначенням ознаки «101» (зарплата).
2. У Додатку Д1 — окремими рядками, де для відпускних використовується код КТН «10» у графі 9. Перехідні виплати розподіляють за місяцями, до яких вони належать, та вносять у відповідні розділи.

Ця структура забезпечує чіткий поділ між основним заробітком та відпускними, що відповідає вимогам податкового законодавства.

Замовити дзвінок