РРО та ПРРО у 2025 році: коли обов’язково і що перевіряє податкова у ФОП

25 July 2025

Питання застосування РРО або ПРРО для ФОП у 2025 році залишається актуальним. Хоча законодавство не зазнало кардинальних змін, податкова служба активізувала перевірки підприємців, особливо у сфері роздрібної торгівлі та послуг.

Не всі ФОП зобов’язані використовувати РРО, але незнання тонкощів закону може призвести до значних штрафів. Варто розуміти, у яких випадках застосування касового апарата є обов’язковим, як правильно його зареєструвати та що саме перевіряє податкова під час контролю.

У цій статті розглянемо, хто повинен застосовувати РРО/ПРРО у 2025 році, як уникнути порушень і на що звертають увагу податківці під час перевірок.

Хто має право працювати без РРО у 2025 році

Не всі фізичні особи-підприємці зобов’язані використовувати касові апарати чи програмні РРО. Деякі категорії ФОП можуть обійтися без них, якщо дотримуються встановлених умов. Зокрема, це стосується спрощенців, які приймають оплату виключно безготівково — на поточний рахунок у форматі IBAN (але не картковий).

З 1 січня 2022 року платники єдиного податку 1 групи звільнені від обов’язку використовувати РРО/ПРРО (п. 296.10 ПКУ). Якщо ви працюєте на першій групі — касовий апарат вам не потрібен.

Також не вважається розрахунковою операція, коли клієнт сплачує виключно через банківський переказ на поточний рахунок. У цьому випадку РРО/ПРРО не застосовується (листи ДПС і Комітету ВРУ від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504).

Окрім того, для платників єдиного податку 2–4 груп діють винятки, прописані у статті 10 Закону про РРО. Вони можуть працювати без касових апаратів, якщо використовують розрахункові книжки (РК) та книги обліку розрахункових операцій (КОРО), відповідно до умов, затверджених Постановою КМУ № 1336 від 23.08.2000.

Залишити заявку 067 341 76 94

Коли можна використовувати розрахункову книжку замість РРО

Згідно з Постановою Кабміну № 1359 від 23.12.2021, ФОП на єдиному податку, які здійснюють торгівлю в селах, можуть працювати з РК замість РРО. Але лише за умови, що річний дохід у кожній торговій точці не перевищує 167 мінімальних зарплат. У 2025 році це становить 1 336 000 грн (8000 грн × 167).

Проте, це спрощення втрачає силу, якщо:

• у точці продажу одночасно реалізуються підакцизні товари (навіть іншими підприємцями);
• торгівля ведеться дистанційно, наприклад через інтернет-магазин;
• місцева влада ухвалила обов’язковість застосування РРО/ПРРО в населеному пункті.

Якщо всі ці умови відсутні — можна користуватись РК, але тільки до моменту перевищення встановленого ліміту доходу. При цьому важливо дотримуватись правил ведення КОРО.

Побутові послуги: де ще дозволено РК

ФОП, які надають окремі побутові послуги, можуть працювати з розрахунковою книжкою без РРО — але лише за умови, що вони не мають найманих працівників і не перебувають на спрощеній системі.

До дозволених послуг належать:

• ремонт побутової техніки, телеапаратури, антен;
• збирання та ремонт меблів, прибирання приміщень;
• догляд за дітьми, хворими, людьми похилого віку;
• послуги фотографування, приготування їжі, прання;
• ремонт взуття, одягу, галантереї, метвиробів.

Зверніть увагу: хімчистку з переліку дозволених послуг виключили — її тепер потрібно проводити через РРО.

Туризм і страхування: касовий апарат обов’язковий

До 2022 року агентам дозволялось проводити страхові та туристичні послуги з РК без РРО. Зараз ці винятки скасовано. Постанова № 1336 більше не містить пунктів 20 і 24, що дозволяли такі розрахунки.

Це означає, що:

• страхові агенти, які приймають кошти поза приміщенням страхової компанії;
• турагенти, які приймають оплату за межами офісу, включно з картками;

зобов’язані використовувати РРО або ПРРО, якщо проводять розрахункові операції.

Залишити заявку 067 341 76 94

Кому з ФОП обов’язковий РРО у 2025 році

Починаючи з 1 січня 2022 року, фізичні особи-підприємці на 2, 3 та 4 групах єдиного податку, які приймають оплату готівкою або банківськими картками, зобов’язані використовувати РРО або програмний РРО — незалежно від обсягу доходу чи виду діяльності.

Важливо: перехід зі спрощеної системи на загальну не скасовує вимогу про використання касової техніки. У 2025 році ви можете самостійно обрати між класичним РРО або його програмним аналогом.

Якщо ж ФОП здійснює виключно безготівкові розрахунки — тобто платежі надходять із рахунку на рахунок (без карткових переказів) — реєстратор розрахункових операцій не потрібен, бо така операція не вважається розрахунковою відповідно до Закону про РРО.

Звільнення повністю діє лише для ФОПів першої групи — вони можуть працювати без РРО. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу України.

Щодо ФОПів другої групи: якщо вони приймають готівку чи платежі з карток — зобов’язані використовувати РРО чи ПРРО на загальних підставах, незалежно від доходу та сфери діяльності.

РРО для ФОПів на загальній системі оподаткування

ФОПи, що працюють на загальній системі, не мають жодних пільг щодо використання РРО. Якщо проводяться розрахункові операції (готівкою або через термінал), використання РРО або ПРРО є обов’язковим. Тут діє загальне правило — є розрахунок із покупцем → має бути фіскалізація.

Яка відповідальність чекає за порушення при використанні РРО

Типові помилки, через які підприємці отримують штрафи:

• заниження суми в чеку;
• відсутність фіскального чека (в паперовій чи електронній формі);
• розрахунок взагалі не проведений через РРО/ПРРО.

У разі першого порушення підприємець має сплатити штраф у розмірі 100% вартості проданого без РРО. За повторне порушення — вже 150% (п. 1 ст. 17 Закону про РРО).

Але це ще не все. Закон передбачає й інші фінансові санкції:

• 510 грн (30 НМДГ) — якщо не створено контрольну стрічку в електронному вигляді;
• 5100 грн (300 НМДГ) — за відсутність програмування найменувань підакцизних товарів у РРО;
• 510 грн (30 НМДГ) — за неподання звітності, пов’язаної з використанням касової техніки;
• мінімум 170 грн — якщо не надано документи під час перевірки або виявлено необлікований товар;
• 850 грн (50 НМДГ) — у разі порушення порядку ведення розрахункових книжок.

Як бачимо, суми штрафів доволі відчутні. Щоб уникнути зайвих витрат і перевірок, варто ретельно ознайомитися з чинним законодавством і неухильно дотримуватися вимог при проведенні розрахунків.

Замовити дзвінок