Що врахувати при роботі з готівковими розрахунками?
06 December 2023
Зразок видаткового касового ордера
Зразок прибуткового касового ордера
Вимоги щодо роботи з готівкою
Основним нормативним документом, який регулює готівкові розрахунки, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, визначене постановою Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 (далі – Положення № 148). Це правило застосовується до суб’єктів господарювання, таких як юридичні особи, фізичні особи-підприємці (ФОП) та особи, які займаються незалежною професійною діяльністю. Положення № 148 охоплює також операції, які проводять суб’єкти господарювання з участю звичайних фізичних осіб, не є фізичними підприємцями.
Важливо відзначити, що Положення № 148 не стосується операцій з переказу коштів без відкриття рахунку, що здійснюються за допомогою небанківських провайдерів платіжних послуг та операторів поштового зв’язку (пункт 21 розділу І Положення № 148). Порядок приймання готівки за такими операціями визначається іншими нормативними документами НБУ, зокрема Інструкцією про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, що затверджена постановою правління НБУ від 25 вересня 2018 року № 103.
Зміни в обліку готівкових розрахунків
Зміни, які відбулися останнім часом, були невеликими та стосувалися наступного:
1. Спрощення процедури оприбуткування готівки для ФОП- єдинників, яким починаючи з 1 січня 2021 року було дозволено використовувати власноруч розроблені Книги обліку доходів та Книги обліку доходів і витрат.
2. Зміна відповідальності суб'єктів господарювання щодо здачі зношених банкнот та монет, які тепер повинні бути передані до обслуговуючого банку разом із готівковою виручкою замість видавання їх на здачу. Це правило набуло чинності з 10 грудня 2021 року.
3. Можливість здачі готівкової виручки небанківським надавачам платіжних послуг, що діє з 8 жовтня 2022 року.
4. Відміна необхідності оприбутковувати готівку, яку підзвітні особи отримали з рахунку за допомогою платіжного інструменту (картки тощо) з 8 жовтня 2022 року.
5. Можливість видавати готівку власнику банківської картки за рахунок готівкової виручки у тих випадках, коли торгове місце обладнане POS-терміналом та касовим апаратом (РРО/пРРО), і така послуга передбачена у еквайрингу POS-терміналу, що діє з 8 жовтня 2022 року.
Готівкові та безготівкові розрахунки
Безготівкові операції здійснюються без будь-якого контакту з готівкою, такою як банкноти та монети. Правила безготівкових операцій визначаютьсяІнструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженою постановою правління НБУ від 29.07.2022 № 163 (далі – Інструкція № 163). Згідно з визначенням у пункті "1" розділу "І" Інструкції № 163, безготівковими вважаються такі операції:
1. Перерахування коштів між двома рахунками надавачів платіжних послуг (платника та отримувача), включаючи операції з використанням платіжних карток.
2. Перерахування коштів на рахунок отримувача, які спочатку були внесені готівкою до каси банку, в тому числі через програмно-технічний комплекс самообслуговування (ПТКС).
Безготівкові розрахунки означають перерахування конкретної суми коштів з рахунків платників на рахунки отримувачів та банківські розрахунки за платіжними інструкціями від підприємств та фізичних осіб, які унесли готівку в касу банку. Ці розрахунки можуть здійснюватися банком на підставі розрахункових документів у паперовому або електронному форматі.
Наголошується, що у випадку операцій через касу банку, таких як перерахунок коштів, одержаних готівкою, цей розрахунок є одночасно і готівковим для особи, яка вносить готівку, і безготівковим для особи, яка отримує зарахування коштів на свій рахунок. Цей поділ має важливе значення для визначення дати та суми доходу, а також для визначення необхідності використання касового апарату (РРО/пРРО).
Вимоги щодо готівкових розрахунків
Між ключових правил розрахунків готівкою можна визначити наступні:
1. Для підприємств готівка оприбутковується в Касовій книзі, і її залишок на кінець дня повинен бути в межах ліміту каси. Вся готівка, що перевищує ліміт, здається до каси банку. Операції з видачі та приймання готівки оформляються видатковими і прибутковими касовими ордерами відповідно. Оприбуткування готівки проводиться щоденно (п. 11 Положення № 148). Підприємства повинні використовувати форми касових документів, затверджені НБУ, без змін.
2. У випадку підприємців вся готівка оприбутковується в довільній Книзі обліку доходів (і витрат). ФОП можуть використовувати товарні чеки та квитанції замість видаткових та прибуткових касових ордерів. Вони також можуть модифікувати видаткові/прибуткові касові ордери "під себе". Немає обмежень щодо ліміту каси для ФОП, і вони можуть залишати готівку в касі у потрібній кількості. Єдиноподатники ведуть записи у Книгах, включаючи оприбуткування готівки, щомісячно (п. 296.1 ПКУ), а загальноподатники - щоденно (п. 177.10 ПКУ).
3. Усі (підприємства та ФОП) повинні дотримуватися обмежень розрахунків та цільового використання знятої з банківського рахунку готівки (абз. 4 п. 11 розділу ІІ Положення № 148). Наприклад, платіж готівкою між двома суб’єктами господарювання не може перевищувати 10 тис. грн за один день, а платіж від фізособи - суб’єкту господарювання має не перевищувати 50 тис. грн за один день.
4. Оприбутковувати потрібно всю готівкову виручку, тобто суму фактично отриманої готівки від реалізації, а також операції, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією майна (пп. "4" п. 3 Положення № 148). Наприклад, це може бути поворотна фінансова допомога, відшкодування збитків, повернення коштів за раніше реалізований товар.
Розрахункові операції, проведені за допомогою РРО/пРРО, незалежно від форми оплати - готівкової чи безготівкової
Розрахунки на торгових площадках тісно пов'язані з питанням виникнення розрахункових операцій та використання касових апаратів - реєстраторів розрахункових операцій (РРО), включаючи програмні РРО (пРРО). Термін "розрахункова операція" відповідно до Закону про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг та Податкового кодексу України не включає будь-яку операцію розрахунку, але лише ту, для якої обов'язково вимагається застосування РРО/пРРО. Розрахункові операції можуть бути як готівковими, так і безготівковими, включаючи оплату електронними платіжними засобами (банківськими картками). Важливо враховувати, що не всі готівкові розрахунки потребують супроводження РРО/пРРО, і не всі безготівкові розрахунки можуть здійснюватися без їх участі. Вирішальним фактором для застосування РРО/пРРО є спосіб здійснення операції, а не форма розрахункової операції.
Штрафи та кантроль за готівковими операціями
Контроль за розрахунками готівкою є в компетенції ДПС, і наразі визначені штрафи за порушення у сфері готівкового обігу є невеликими. Адміністративні штрафи, передбачені Кодексом України про адміністративні правопорушення (КУпАП), можуть бути застосовані за такі порушення:
1. Порушення термінів здачі виторгу – штраф у розмірах від 289 до 1496 гривень (пункт 1644 КУпАП).
2. Порушення граничної суми готівкових розрахунків – штраф від 1700 до 3400 гривень (пункт 16315 КУпАП). Також може бути застосований штраф у розмірах від 8500 до 17000 гривень за повторне порушення, якщо особа вже притягувалася за цей період.
За виявленням повторних порушень штрафи збільшуються. Податкові органи накладають ці штрафи відповідно до статті 2342 КУпАП.
Проблема адмінштрафу полягає в тому, що існує строк давності у 2 місяці, передбачений абзацом 1 статті 38 КУпАП. Проте ДПС часто ігнорує цей строк і розглядає такі порушення як тривалі, а не одноразові.
