Штатний розпис після 28 серпня 2025 року: нові правила без Господарського кодексу
27 August 2025
28 серпня 2025 року в Україні набувають чинності важливі законодавчі зміни — Господарський кодекс перестає діяти. Це вплине не лише на підприємницьку діяльність, а й на кадрову сферу, зокрема на формування та використання штатного розпису.
Для роботодавців це означає необхідність адаптації до нових правових норм. Хоча сам по собі штатний розпис залишиться важливим документом для організації роботи підприємства, правила його складання та правове підґрунтя зазнають змін.
У цій статті ми розглянемо, які саме зміни очікують на роботодавців, як підготуватися до скасування Господарського кодексу та що варто врахувати, аби уникнути ризиків у кадровій роботі після 28 серпня 2025 року.
- Штатний розпис зразок
- Наказ на штатний розпис зразок
- Наказ про внесення змін до штатного розпису зразок
Що таке штатний розпис і чому він важливий
Штатний розпис — це внутрішній документ роботодавця, у якому закріплюється структура підприємства, кількість посад і розміри посадових окладів.
Організаційна структура, чисельність працівників і сам штатний розпис визначаються підприємством самостійно (ст. 64 ГК). При цьому у законодавстві немає прямої норми, яка б зобов’язувала його складати. Водночас із 28.08.2025 року Господарський кодекс втратить чинність, а положення про штатний розпис взагалі зникне із законодавчої бази.
Однак без цього документа роботодавець не зможе:
- визначити перелік необхідних посад та професій;
- офіційно прийняти працівника на вакантну посаду;
- вести статистику щодо чисельності персоналу;
- підготувати посадові інструкції;
- звільнити працівника у разі скорочення штату чи чисельності (ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Чи потрібен штатний розпис ФОП
Питання щодо штатного розпису для фізичних осіб-підприємців залишається дискусійним. Законодавство прямо не вимагає від ФОП мати цей документ.
Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 зазначало, що ФОП, які використовують найману працю, фактично є роботодавцями й повинні вести кадрову документацію, зокрема і штатний розпис. Але у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 позиція була змінена: обов’язковості штатного розпису для ФОП немає.
Держпраці, своєю чергою, наполягає, що штатний розпис має бути у всіх роботодавців. А от Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд у справі № 808/478/17 вказав, що обов’язковим він є лише для державних органів і установ.
Таким чином, остаточне рішення приймає сам підприємець. Водночас на практиці штатний розпис краще складати, адже без нього складно виконати деякі вимоги законодавства — наприклад, подавати інформацію до центру зайнятості про наявні вакансії чи заплановані скорочення (п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону України «Про зайнятість населення» № 5067).
Як правильно скласти штатний розпис
Розробка штатного розпису ґрунтується на реальних потребах підприємства. Спочатку визначається організаційна структура та кількість штатних одиниць. При підготовці документа варто враховувати положення про оплату праці та чинні нормативні акти.
Основні правила:
- назви посад беріть із Національного класифікатора професій ДК 003:2010 (наказ Держспоживстандарту № 327 від 28.07.2010);
- уніфікуйте назви у всіх документах (штатний розпис, наказ про прийняття, посадова інструкція, трудова книжка, особова картка);
- посадові оклади встановлюйте з урахуванням складності роботи та фінансових можливостей підприємства;
- уникайте однакових ставок для всіх — оплата спеціалістів має відрізнятися від некваліфікованої праці.
Універсальної форми штатного розпису не існує. Для бюджетних установ діє форма, затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Інші роботодавці можуть користуватися нею або розробити власний варіант.
Штатний розпис повинен містити:
- перелік підрозділів і посад;
- кількість штатних одиниць;
- оклади за кожною посадою;
- загальний місячний чи річний фонд оплати праці.
Доплати й надбавки, передбачені колдоговором, відображаються у штатному розписі лише тоді, коли мають постійний характер (наприклад, за шкідливі умови праці).
Хто відповідає за затвердження штатного розпису та порядок його оформлення
Штатний розпис підписується керівником підприємства та головним бухгалтером (або керівником фінансової служби). Остаточне рішення про затвердження приймає керівник установи. У правому верхньому куті ставиться його підпис, дата та, за наявності, печатка.
Для введення документа в дію видається наказ у довільній формі. У ньому обов’язково потрібно вказати дату, з якої штатний розпис починає діяти. Вона може збігатися з датою видання наказу або бути пізнішою, але сам наказ слід оформити не пізніше дня введення штатного розпису в дію.
Зразок наказу на затвердження штатного розпису
Затверджений штатний розпис слід підготувати у кількох примірниках для відділу кадрів та бухгалтерії.
Для бюджетних установ існує окремий порядок: штатний розпис разом із кошторисом затверджується головним розпорядником бюджетних коштів (п. 37 Постанови КМУ № 228 від 28.02.2002).
Термін дії штатного розпису у 2025 році
Для більшості роботодавців штатний розпис не має обмеженого строку дії — він чинний доти, доки не виникне необхідність у внесенні змін.
Винятком є бюджетні установи: вони повинні щороку складати новий штатний розпис і затверджувати його не пізніше ніж через місяць від початку нового бюджетного року (абз. 1 п. 45 Порядку № 228).
Внесення змін до штатного розпису
Коригування штатного розпису проводиться у випадках:
- введення нових штатних одиниць;
- скорочення працівників;
- зміни окладів чи надбавок;
- перегляду структури підприємства.
Звільнення окремого працівника не потребує змін у штатному розписі: посада залишається в документі як вакантна.
Є два способи внесення змін:
Наказ про зміни до чинного штатного розпису — використовується при незначних змінах (наприклад, введення однієї нової посади). У наказі обов’язково зазначають причину змін і дату їх набрання чинності.
Зразок наказу про внесення змін
У такому наказі описується перелік змін і визначається дата введення їх у дію.
Затвердження нового штатного розпису — доцільно у випадках масштабних змін (підвищення окладів, зміни структури тощо). Форма наказу аналогічна до тієї, що використовується при затвердженні первинного штатного розпису.
Кількість і періодичність внесення змін законодавством не обмежується. Але якщо йдеться про зміну істотних умов праці (окладів, системи оплати, назв посад тощо), роботодавець зобов’язаний попередити працівників щонайменше за два місяці (ст. 32 КЗпП).
