Штатний розпис: організаційна структура
07 December 2023
Зміст статті
Що таке штатний розпис: розкриття поняття
Хто затверджує штатний розпис: компетентні особи
Наказ на штатний розпис зразок
Процедура внесення змін до штатного розпису
Штатний розпис — це один із ключових документів, який визначає організаційну структуру підприємства, кількість штатних одиниць, посадові найменування, оклади та інші умови оплати праці. Він не лише фіксує кадровий склад організації, а й виступає основою для планування витрат на оплату праці, кадрового обліку та дотримання вимог трудового законодавства.
Організаційна структура, закладена в штатному розписі, відображає внутрішню ієрархію підприємства, функціональний розподіл обов’язків між працівниками та взаємозв’язки між підрозділами. Правильно складений штатний розпис допомагає уникнути дублювання функцій, забезпечити ефективність управління та прозорість у кадрових питаннях.
Створення штатного розпису – важливий юридичний крок, вимагається законом за ст. 64 Господарського кодексу. У консультації ми розглянемо, чи необхідний штатний розпис, як його розробити та схвалити.
- Штатний розпис ЗРАЗОК
- Наказ на штатний розпис ЗРАЗОК
- Наказ про внесення змін у штатний розпис ЗРАЗОК
Що таке штатний розпис: розкриття поняття
Штатний розпис – це папірець, який визначає організаційну структуру, кількість працівників та їхні зарплати для роботодавця.
Штатний розпис підприємства
Кожне підприємство визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис самостійно, згідно зі статтею 64 Господарського кодексу України. У законодавстві загалом відсутня пряма вимога до складання штатного розпису, за винятком бюджетних та державних установ. Проте відсутність цього документу призводить до низки проблем:
- Неможливість визначити перелік посад і професій, необхідних роботодавцю.
- Ускладнення процесу прийняття працівника на вакантну посаду.
- Брак можливості обчислення статистичних показників з чисельності працівників.
- Відсутність основи для складання посадових інструкцій.
- Утруднення в розірванні трудового договору за ініціативою роботодавця через скорочення чисельності або штату працівників (згідно з частиною 1 статті 40 Кодексу законів про працю).
Крім того, Міністерство соціальної політики України акцентує на необхідності для всіх підприємств мати штатний розпис, оформлений належним чином. Відсутність цього документу розглядається як порушення вимог законодавства про працю, як вказано у листі від 27 червня 2007 року №162/06/187-07.
Популярні послуги компанії:
- Юридична адреса в Україні;
- Юридична адреса у Києві та області;
- Послуги бухгалтера;
- Бухгалтерські послуги;
- Фінансова звітність ФОП.
Штатний розпис ФОП
Питання щодо наявності штатного розпису у фізичних осіб - підприємців (ФОП) є предметом розбіжностей. Чинне законодавство не встановлює обов'язковість штатного розпису для ФОП, проте позиція державних органів у цьому питанні є неоднозначною. За висновком Міністерства соціальної політики, фізична особа-підприємець, яка користується найманою працею, розглядається як роботодавець згідно з Кодексом законів про працю (КЗпП). Таким чином, норми трудового законодавства застосовуються і до ФОП-роботодавців, що передбачає ведення кадрової документації, включаючи кадрові накази, особові картки, табель обліку робочого часу та штатний розпис (згідно з листом від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06).
Проте згідно з подальшими змінами в поглядах фахівців Міністерства, чинним законодавством про працю не передбачено обов'язковість штатного розпису для фізичних осіб-підприємців (за листом від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133). Відзначено, що Держпраця регулярно підкреслює, що штатний розпис має бути у всіх роботодавців.
Згідно з рішенням Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду у справі 808/478/17, ведення штатного розпису на підприємствах, крім державних органів та установ, не є обов'язковим.
Отже, рішення про складання штатного розпису залишається на розсуді фізичної особи-підприємця. Проте рекомендується його наявність, оскільки без цього стає неможливим дотримання деяких норм чинного законодавства. Наприклад, роботодавці повинні надавати інформацію про вакансії та майбутнє звільнення працівників в зв'язку зі скороченням до центру зайнятості (згідно з пунктом 4, частиною 3, статтею 50 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067).
Створюємо штатний розпис
При розробці штатного розпису ретельно враховуйте внутрішні потреби вашого підприємства. Визначайте організаційну структуру та кількість штатних одиниць, використовуючи положення про оплату праці та відповідні нормативно-правові акти. Необхідно дотримуватися Національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327. Спостерігайте за однаковістю назв посад в штатному розписі, наказі про прийняття на роботу, посадовій інструкції, трудовій книжці та особовій картці працівника.
Встановлюйте розмір посадових окладів, враховуючи складність та умови виконуваної роботи, а також фінансові можливості підприємства. Важливо уникати установлення однакових тарифних ставок для всіх працівників, забезпечуючи вищий посадовий оклад для спеціалістів у порівнянні з оплатою некваліфікованої праці.
Не забувайте включати до штатного розпису такі елементи, як назва структурного підрозділу, посада, кількість штатних посад, розмір посадового окладу та місячний (річний) фонд оплати праці. Доплати і надбавки, передбачені Колективним договором, слід відображати у штатному розписі лише у разі їх постійного характеру, наприклад, доплату за шкідливі умови праці.
Штатний розпис зразок
При розробці штатного розпису важливо включити більш детальну інформацію, зокрема, про річний бюджет підприємства та докладну специфікацію щодо надбавок та доплат для працівників у різних підрозділах. Забезпечте уточнення щодо фінансових обмежень та специфікацій, щоб визначити розмір окладів і вигід для працівників різних рівнів та категорій. Також, зазначте у штатному розписі інформацію про річний бюджет підприємства, а також надбавки та доплати для різних підрозділів з урахуванням положень Колективного договору та інших нормативно-правових актів.
Хто затверджує штатний розпис: компетентні особи
Щоб оформити штатний розпис установи, необхідно, щоб керівник та головний бухгалтер (керівник фінансової служби) підписали документ. Затвердження цього документу відбувається керівником установи. Його підпис слід розташувати в правому верхньому куті, де його слід скріпити гербовою печаткою, а також вказати дату.
Видайте наказ у будь-якій формі, що стосується затвердження штатного розпису. Важливо вказати дату, коли передбачено введення в дію штатного розпису. Ця дата може бути відмінною від дати виданого наказу або збігатися з нею.
Звертаємо увагу: Наказ слід видати не пізніше дати, коли планується введення в дію штатного розпису.
Наказ на штатний розпис зразок
Підготуйте копії схваленого штатного розпису для передачі в відділ кадрів та бухгалтерії.
Для бюджетних установ, згідно з пунктом 37 Постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ" від 28.02.2002 № 228, головний розпорядник коштів затверджує штатний розпис одночасно з кошторисом.
Термін дії штатного розпису
Бюджетні установи розробляють штатний розпис щорічно, зобов'язані затверджувати його впродовж першого місяця бюджетного року (підпункт 1.45 Порядку № 228).
Обмеження терміну дії штатного розпису стосується виключно бюджетних установ. Отже, не потрібно вказувати конкретний період його дії. В такому випадку штатний розпис може використовуватися до того моменту, коли виникне необхідність внести зміни.
Процедура внесення змін до штатного розпису
Зміни до штатного розпису можуть бути внесені за наступними підставами:
- Потреба у введенні нових штатних одиниць.
- Скорочення штату.
- Зміна розміру посадових окладів та надбавок.
- Зміна структури підприємства.
Важливо врахувати, що звільнення працівника не є підставою для зміни штатного розпису. Посада, яку він займав, залишається вакантною.
Процедуру зміни штатного розпису можна реалізувати двома способами:
Варіант 1. Видайте наказ про внесення змін до штатного розпису, включаючи перелік конкретних змін у тексті. Цей варіант підходить для незначних змін. У наказі обов'язково зазначте причину внесення змін до штатного розпису та дату, з якої ці зміни набирають чинності. Наприклад, ТОВ "Корал" планує ввести нову посаду з 01.10.2023.
Наказ про внесення змін до штатного розпису зразок
Варіант 2. Для впровадження змін, таких як підвищення посадових окладів або організаційні зміни у виробництві, можна ввести в дію новий штатний розпис та затвердити його наказом. Форма цього наказу ідентична формі, що використовується при затвердженні первинного штатного розпису.
Законодавство не обмежує кількість або періодичність внесення змін до штатного розпису.
У випадку суттєвих змін у умовах праці, таких як система та розміри оплати праці, розряди або найменування посад і т.д., слід готувати документ з урахуванням вимог, згідно з якими працівник повинен отримати повідомлення про майбутні зміни не пізніше, ніж за два місяці (згідно зі статтею 32 Кодексу законів про працю). Важливо врахувати, що до завершення надзвичайного стану це обов'язкове повідомлення може бути необов'язковим.
Штатний розпис
З урахуванням постійних змін у законодавстві, точних правил для складання штатного розпису важко передбачити. Наш редакційний відділ систематично вивчає всі нововведення, готуючи для вас актуальний штатний розпис(зразок).
Слідкуйте за нашими свіжими публікаціями, щоб завжди бути в курсі останніх змін - будьмо на зв'язку!
