Списання основних засобів 2025: облік, ліквідація та проводки

26 March 2025

Списання основних засобів — це важлива процедура в бухгалтерському обліку, яка передбачає виведення з експлуатації об’єктів, що більше не придатні для використання або стали економічно недоцільними. У 2025 році діють оновлені вимоги до оформлення та обліку таких операцій, тому бухгалтерам бюджетних установ і підприємств варто звернути особливу увагу на правильність документального супроводу та відображення в обліку.

Причинами списання можуть бути фізичний або моральний знос, аварії, модернізація, передача в інші установи або повна ліквідація. Для кожного з випадків передбачено свій порядок дій та необхідні документи — від акта на списання до наказу керівника. Також важливо правильно відобразити господарську операцію в бухгалтерських проводках і забезпечити дотримання всіх норм законодавства.

У цій статті розглянемо ключові аспекти списання основних засобів у 2025 році: нормативне регулювання, особливості оформлення документів, правила обліку, порядок ліквідації та типові бухгалтерські проводки.

• Акт введення в експлуатацію основних засобів
• Акт приймання-передачі основних засобів
• Акт списання основних засобів

Залишити заявку 067 341 76 94

Облік та списання основних засобів у державних установах

В органах державної влади, місцевого самоврядування та створених ними установах застосовують і обліковують основні засоби. Для їх обліку використовують НП(с)БОДС 121 «Основні засоби», методичні рекомендації щодо застосування цього стандарту та інші нормативні акти у сфері бухгалтерського обліку.

Якщо основні засоби бюджетних установ стають непридатними для використання, їх необхідно списати. Для цього, крім зазначених актів, слід керуватися порядком списання об’єктів:

• державної власності — затвердженим постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314 (далі — Порядок № 1314);
• комунальної власності — затвердженим рішенням відповідної місцевої ради.

Перш ніж списувати основні засоби, визначимо, коли це дійсно необхідно.

Які причини списання основних засобів

Важливість визначення непридатності: Перш ніж розглядати списання основних засобів, потрібно чітко усвідомити, що означає термін "непридатний для подальшого використання". Це стосується випадків, коли характеристики основного засобу не можуть бути відновлені через ремонт, переоснащення чи реконструкцію, або ж таке відновлення є економічно невиправданим.

Основні категорії: Зазвичай, до списання підлягають:

• Морально чи фізично зношені основні засоби.
• Зруйновані або пошкоджені засоби, відновлення яких є економічно недоцільним або неможливим.
• Знищені внаслідок аварій, стихійних лих, пожеж, військових дій чи терористичних актів.

Умови для списання: Перед списанням основних засобів бюджетних установ необхідно впевнитись, що їх не можна продати або безкоштовно передати іншим. Якщо основний засіб є морально чи фізично зношеним, але ще придатний для використання, це не є підставою для списання. Його можна переоцінити, продати або передати іншим установам, якщо це відповідає законодавству, або провести реконструкцію чи технічне переоснащення.

Зміни у воєнний час: В умовах воєнного стану пункти 6–8 абзацу 4 Порядку № 1314 були призупинені. Вони стосувалися майна вартістю понад 50000 грн, яке не використовується, включаючи морально застарілі та фізично зношені активи. Наразі процедура була спрощена для:

• Списання морально застарілого та фізично зношеного майна.
• Передачі майна, яке не використовується установою.

Ці зміни набули чинності з 16.04.2024 відповідно до постанови КМУ від 12.04.2024 № 427.

Важливість вагомих причин: Причини для списання основних засобів повинні бути обґрунтованими. Найголовніша з них полягає в тому, що основний засіб не відповідає критеріям визнання активом. Це означає, що від його використання в майбутньому не очікується жодних економічних вигід, або ж він втратив свою корисність для суспільства. Вартість його відновлення може дорівнювати або перевищувати вартість нового активу.

Списання у разі нестачі: Списання основних засобів також є доцільним, якщо під час інвентаризації виявлено їх нестачу. У такому випадку бухгалтер має оцінити розмір шкоди для установи та бюджету і:

• Віднести її на рахунок винної особи для подальшого відшкодування.
• Зарахувати на позабалансовий рахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів», якщо винну особу встановити не вдалося.

У цьому випадку списання основних засобів відбудеться, а розмір шкоди або буде відшкодовано, або обліковуватимуть на позабалансі до моменту:

• Встановлення винної особи та подальшого відшкодування.
• Закриття провадження у справі.

Шкода від війни: Щодо основних засобів, які були пошкоджені або знищені внаслідок війни, установа оцінює шкоду та обсяг збитків відповідно до:

• Порядку визначення шкоди та збитків, затвердженого постановою КМУ від 20.03.2022 № 326.
• Методики визначення шкоди, затвердженої наказом Мінекономіки та Фонду державного майна від 18.10.2022 № 3904/1223, яка охоплює збитки, завдані підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності внаслідок знищення та пошкодження їх майна через збройну агресію.

Залишити заявку 067 341 76 94

Яка комісія зі списання основних засобів

Виявлення непридатного майна: Зазвичай, непридатне майно або його нестача виявляються під час інвентаризації. Якщо ж факт зникнення майна виявлено іншим чином, все одно необхідно провести інвентаризацію в терміновому порядку – на день виявлення такого факту. Цю вимогу закріплено в пункті 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженому наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Після документування нестачі, матеріали передаються до комісії зі списання майна.

Утворення комісії: Комісію формує керівник установи для визначення факту непридатності матеріальних цінностей, а також неможливості або неефективності їх відновлення, або ж для оформлення документів на списання основних засобів та інших матеріальних активів. Склад комісії може бути затверджений керівником на постійній основі або для конкретного випадку списання.

Передача повноважень: Зверніть увагу: керівник має право передати повноваження зі списання майна інвентаризаційній комісії установи. У розпорядчому документі керівник визначає склад комісії та строки для:

• Проведення інвентаризації.
• Огляду основних засобів, а в разі нестачі – підготовки матеріалів для правоохоронних органів та цивільного позову на суму нестачі та втрат.
• Надання на погодження пакету документів.
• Затвердження акта списання.
• Підготовки та надсилання звіту про списання до органу управління.

Формування комісії зі списання основних засобів

Склад комісії: Зазвичай, головою комісії для списання основних засобів призначається заступник керівника установи. Членами комісії стають головний бухгалтер або його заступник, а також працівники з інженерних, технічних, технологічних, будівельних, обліково-економічних та інших служб установи. До складу комісії можуть бути залучені представники суб'єкта управління та інші фахівці за необхідності. Це зазначено в пункті 9 Порядку № 1314, що регулює списання основних засобів державної власності.

Залучення представників інспекцій: Зверніть увагу: якщо основний засіб, що підлягає списанню, знаходиться під наглядом державних інспекцій (наприклад, автомобілі, включаючи шини, нагрівальні котли), до складу комісії потрібно залучити представника відповідної інспекції за його згодою (згідно з пунктом 10 Порядку № 1314).

Оформлення акта списання: Для списання основних засобів у бюджетних установах комісія складає відповідний акт. Представник державної інспекції підписує його або надає письмовий висновок про непридатність використання засобу, який стає невід’ємною частиною акта, затвердженого членами комісії.

Залишити заявку 067 341 76 94

Процес визначення непридатності майна комісією

Кроки комісії: Щоб встановити непридатність майна, комісія виконує наступні етапи:

1. Інвентаризація основних засобів: проводиться інвентаризація активів, які планується списати, після чого складається відповідний акт.

2. Огляд основних засобів: здійснюється огляд майна з використанням необхідної технічної документації (технічні паспорти, поетажні плани, відомості про дефекти тощо) та даних бухгалтерського обліку.

3. Оцінка економічної доцільності: визначається економічна (технічна) доцільність або недоцільність відновлення та/або подальшого використання активів, після чого вносяться відповідні пропозиції.

4. Причини списання: встановлюються конкретні причини для списання основних засобів.

5. Визначення відповідальних осіб: комісія визначає осіб, відповідальних за передчасне вибуття основних засобів з експлуатації, та вносить пропозиції щодо їхньої відповідальності.

6. Можливість передачі або продажу: оцінюється можливість продажу чи передачі цих засобів іншим установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, які можуть бути отримані внаслідок демонтажу, розбирання або ліквідації основних засобів, а також встановлюється їх кількість і вартість (згідно з абзацем 5 пункту 4 розділу VIII Методичних рекомендацій з НП(с)БОДС 121).

Протокол засідання комісії: За результатами проведених заходів складається протокол засідання комісії, в якому зазначаються пропозиції щодо використання майна, списання якого визнано недоцільним, а також заходи щодо відшкодування вартості майна, виявленої нестачі або розукомплектованого. До протоколу додаються:

• акти списання основних засобів;
• акт інвентаризації основних засобів, які пропонуються до списання;
• акти технічного стану основних засобів;
• інші документи (наприклад, копія акта про аварію, висновки відповідних інспекцій та державних органів).

Огляд пошкоджених об'єктів: Огляд основних засобів, які є будівлями та спорудами, пошкодженими або знищеними внаслідок війни, має проводитися відповідно до Порядку проведення обстеження об’єктів будівництва, затвердженого постановою КМУ від 12.04.2017 № 257.

Документи для списання основних засобів у бюджетних установах

Акт списання основних засобів: Комісія складає акт списання основних засобів лише тоді, коли вважає, що списання непридатного для використання майна є доцільним. Форма цього акту (для часткової ліквідації) затверджена наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818. У документі комісія вказує:

• Відомості, що описують об’єкт основних засобів.
• Технічний стан та причини списання з деталізацією.
• Висновок комісії щодо економічної або технічної недоцільності, а також неможливості відновлення основного засобу, який пропонується до списання.

Зміст акту: Також у акті необхідно зазначити:

• Суму витрат на списання та документ, що їх підтверджує.
• Кількість, вид та вартість цінностей, а також документи, що підтверджують їх оприбуткування.
• Результати списання основного засобу.
• Номер меморіального ордера і кореспонденцію субрахунків, за якими відображено суми цих операцій у бухгалтерському обліку.

Додатки до акту: До акту можуть бути додані такі документи:

• Акт про аварію, якщо непридатність основного засобу зумовлена аварійною ситуацією.
• Відомості про обставини стихійного лиха, якщо воно стало причиною пошкодження або знищення майна.

Рішення про списання: Акт списання основних засобів є лише обґрунтуванням необхідності списання, а остаточне рішення приймає керівник установи. Саме він затверджує (або відхиляє) цей акт, підписаний головою та членами комісії.

Умови затвердження акту: Керівник затверджує акт, якщо основний засіб державної власності повністю амортизований, а його первісна (або переоцінена) вартість не перевищує 50,000 грн. При цьому актив не має бути нерухомим майном. Якщо вартість перевищує вказану суму або йдеться про нерухоме майно, списання має бути погоджене з органом управління. Лише після отримання згоди акт затверджується керівником установи.

Списання комунального майна: Для основних засобів комунальної власності вартісна межа погодження з органом управління може бути іншою або зовсім відсутньою. Слід детально ознайомитися з порядком списання об’єктів комунальної власності. Якщо такого порядку немає, необхідно з’ясувати, чи місцева рада передавала окремі повноваження щодо управління комунальним майном, а також у яких межах і на яких умовах (згідно з пунктом 31 частини 1 статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР). Якщо повноваження не були передані, списання основних засобів має проводитися на відповідному пленарному засіданні місцевої ради.

Залишити заявку 067 341 76 94

Документи для списання основних засобів, знищених внаслідок збройної агресії

Список документів для акта списання: Якщо основний засіб було знищено, пошкоджено або зруйновано внаслідок збройної агресії РФ проти України, і його відновлення є економічно недоцільним або неможливим, до акта на його списання необхідно додати засвідчені копії наступних документів:

1. Акт обстеження об’єкта: документ, що підтверджує пошкодження внаслідок військових дій, спричинених агресією РФ.

2. Звіт про оцінку збитків: документ, який відображає збитки, завдані внаслідок знищення або пошкодження майна через збройну агресію РФ.

3. Рецензія на звіт: документ, що підтверджує класифікацію звіту про оцінку збитків відповідно до критеріїв, зазначених у другому або третьому абзацах пункту 67 Національного стандарту № 1 «Загальні засади оцінки майна і майнових прав», затвердженого постановою КМУ від 10.09.2003 № 1440.

Цей перелік документів, які необхідно додати до акта списання основних засобів, визначений в абзаці 11 пункту 14 Порядку № 1314.

Погодження списання основних засобів

Процедура отримання згоди: Щоб отримати згоду від органу управління майном на списання основних засобів (ОЗ), якщо їх первісна вартість перевищує 50,000 грн, вони не повністю амортизовані або є нерухомим майном, установі потрібно надіслати відповідний лист-звернення. До цього листа необхідно додати:

1. Техніко-економічне обґрунтування: документ, що містить економічні та/або технічні розрахунки, інформацію про очікуваний фінансовий результат від списання, а також напрями використання коштів, які планується отримати внаслідок списання.

2. Відомості про майно: дані про об'єкти, які комісія пропонує до списання.

3. Акт інвентаризації: документ, що підтверджує інвентаризацію цього майна.

4. Акт технічного стану: затверджений керівником установи. Якщо основний засіб списується через нестачу, такий акт не складається і не подається.

5. Відомості про обтяження: інформація про наявність обтяжень або обмежень щодо розпорядження цим майном.

6. Відомості про земельну ділянку: дані про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів подальшого використання, а також копії підтвердних документів (державний акт на право постійного користування землею, кадастровий план, договір оренди землі тощо).

7. Дії щодо управління нерухомим майном: інформація про вжиті заходи для визначення можливості використання інших способів управління, таких як продаж, оренда або безкоштовна передача іншим суб’єктам господарювання.

8. Документи на будівництво чи реконструкцію: якщо майно списується у зв’язку з будівництвом, реконструкцією або технічним переоснащенням, потрібно надати відповідні документи.

9. Висновок спеціалізованої організації: якщо це вимагає суб'єкт управління, надається висновок про технічний стан об’єкта нерухомості з визначенням витрат на його відновлення.

Терміни розгляду та наслідки: Орган управління майном має надати згоду на списання у формі наказу протягом 30 робочих днів з моменту отримання документів. Якщо списання не погоджується, установа отримує відповідний лист (згідно з абзацем 2 пункту 7 Порядку № 1314). У разі відмови ліквідація та списання основного засобу з бухгалтерського обліку заборонено.

Залишити заявку 067 341 76 94

Основних засоби: демонтаж 

Процес демонтажу: Порядок списання основних засобів передбачає, що після отримання дозволу на списання ОЗ та затвердження відповідних актів керівником, основний засіб підлягає розбиранню та демонтажу. Комісія, що займається списанням, контролює наступні етапи:

• Вилучення придатних компонентів: вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, а також частин, що містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння.
• Оцінка дорогоцінних металів: визначення кількості та ваги вмісту дорогоцінних металів.
• Складання запасів: здача на склад придатних матеріалів, вузлів, брухту.
• Облік у бухгалтерії: оприбуткування вилучених компонентів у бухгалтерському обліку.

Часткове списання основних засобів: У випадку часткового списання основних засобів необхідно визначити первісну (або переоцінену) вартість та знос тієї частини основного засобу, яка підлягає списанню. Якщо дані про вартість конкретної частини відсутні, її вартість визначають на пропорційній основі, використовуючи натуральні параметри, такі як площа, довжина, висота, об’єм тощо. Ці нововведення запроваджені постановою КМУ від 07.02.2025 № 175, яка набула чинності 22.02.2025.

Управління непридатними матеріалами: Непридатні деталі та матеріали, що містять дорогоцінні метали, здаються суб’єктам господарювання, які займаються збором та первинною обробкою брухту і відходів дорогоцінних металів та каміння.

Фінансові наслідки: Від реалізації металобрухту установа несе витрати на видобуток дорогоцінних металів чи каміння, отримуючи дохід від їх продажу, частина якого зараховується до бюджету.

Процедура демонтажу: Якщо виникає потреба демонтувати основні засоби, такі як будівлі чи споруди, які були пошкоджені або знищені під час війни, установі слід дотримуватись процедури, визначеної в Порядку виконання робіт з демонтажу об’єктів, які зазнали ушкоджень або руйнувань внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій чи терористичних актів, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 474.

Фіксація пошкоджень: Перед демонтажем необхідно зафіксувати факт пошкоджень або руйнувань будівель і споруд, що стали наслідком збройної агресії РФ. Це слід робити відповідно до Порядку виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії, пов’язаних із пошкодженням будівель і споруд, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 473.

Списання основних засобів – бухгалтерські проводки

Відображення в бухгалтерському обліку. Уся інформація про списання основних засобів повинна бути зафіксована в бухгалтерському обліку. Таким чином, інші основні засоби оприбутковуються на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку. Придатні для ремонту матеріали, вузли, деталі та агрегати обліковуються як запаси на субрахунках:

• 1513 «Будівельні матеріали»
• 1515 «Запасні частини»
• 1517 «Сировина і матеріали»
• 1518 «Інші виробничі запаси»

Непридатні деталі та матеріали оприбутковуються як вторинна сировина (брухт) на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Оцінка отриманих запасів. Запаси, отримані від списання основних засобів, обліковуються:

• За чистою вартістю реалізації.
• В оцінці їх можливого використання.

Цю оцінку слід визначати на основі вартості подібних запасів, що обліковуються установа, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації. Витрати на ремонт отриманих матеріальних цінностей, які використовуватимуться як запасні частини, включаються до їх первісної вартості (як зазначено в п. 15 розд. ІІ Методрекомендацій до НП(с)БОДС «Запаси»).

Визнання доходів.  Матеріальні цінності, що оприбутковуються на субрахунках 1513, 1515, 1517, 1518, визнаються доходом спеціального фонду, з відображенням їх суми за кредитом субрахунка 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». Оприбуткований брухт на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» також визнається доходом спеціального фонду, з відображенням його суми за кредитом субрахунка 7211 «Дохід від реалізації активів».

Облік надходжень у натуральній формі. Операції з оприбуткування матеріальних цінностей вважаються надходженнями у натуральній формі, тому їх:

• Проводять у межах планових показників поточних видатків на придбання запасів.
• Відображають у бухгалтерському обліку виконання бюджету.

Для цього установа складає та подає до місцевого органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі, в якій зазначає вартість цінностей, отриманих від списання основних засобів. На це також звертає увагу Казначейство (лист від 23.01.2018 № 16-08/75-1420). Формати довідок про надходження у натуральній формі для установ, що фінансуються з державного та місцевих бюджетів, можуть відрізнятися (див. таблицю).

Залишити заявку 067 341 76 94

Подання довідки про списання основних засобів

Терміни подання: Не пізніше останнього робочого дня місяця, в якому отримано цінності від списання основних засобів, необхідно подати відповідну довідку до місцевого органу Казначейства (згідно з пунктом 11.17 Порядку № 1407 та пунктом 12.7 Порядку № 938).

Фінансовий результат від списання: Фінансовий результат від списання основних засобів розраховується як різниця між отриманим доходом і залишковою вартістю основних засобів, а також непрямими податками та витратами, пов’язаними зі списанням. Важливо зазначити, що після затвердження акту списання керівником установи бухгалтер на основі цього акта списує з балансу:

• первісну (переоцінену) та балансову вартість;
• суму накопиченого зносу.

Замовити дзвінок