Суміщення посад: оплата праці

11 November 2023

Коли підприємство розширює свою діяльність, в першу чергу воно розглядає можливість залучення існуючого персоналу. Для формалізації додаткової роботи існують різні методи, такі як внутрішнє сумісництво, надання премій за інтенсивність роботи, а також опція суміщення посад. У цьому огляді ми розкажемо про сутність суміщення посад та відмінності цього підходу від внутрішнього сумісництва чи виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Також буде надана інформація щодо оформлення суміщення посад для оптимального використання робочого потенціалу.

• Заява на суміщення
• Наказ про суміщення
• Наказ про припинення суміщення

Суміщення посад: тенденції та особливості

Суміщення посад - це комбінація виконання обов'язків по двом різним посадам.

Працівник займає основну посаду та паралельно виконує трудові функції по іншій сумісній посаді на тому ж підприємстві. Наприклад, бухгалтер може суміщати свою основну роботу з роботою касира, економіста, кадровика, водія-експедитора, вчителя-лаборанта, прибиральника-садівника, квітникаря, вахтера чи сторожа і так далі. За умови, що це не впливає на якість основної роботи, вказаної в трудовій книжці.

Важливо відзначити, що не існує чітких законодавчих вимог стосовно того, хто та за якою посадою може суміщувати обов'язки - це визначається "правилом здорового глузду" та бажанням самого працівника.

Важливою умовою для оформлення суміщення є наявність вакансії в штатному розписі. Якщо вакансії немає, то суміщення не можливе (згідно з листом Мінекономіки від 10.04.2020 р. № 3304-04-24218-06, листом Мінсоцполітики від 12.01.2016 р. №10/06/186-16 та постановою ВС/КАС від 24.10.2019 р. у справі № 824/238/19-а). Наприклад, для того щоб бухгалтер міг суміщати обов'язки інспектора з кадрів, в штатному розписі повинна бути відповідна посада інспектора з кадрів.

Суміщення посад для працівників, які займають керівні посади, зазвичай не передбачається. Натомість, їм можуть виплачувати премії за інтенсивність, напруженість, ефективність та інші критерії.

Нормативи щодо суміщення посад

Щодо регулювання суміщення посад наразі використовуються нормативні документи періоду радянської епохи. Серед них - постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 р. № 1145 "Про порядок і умови суміщення професій (посад)" (далі - Постанова № 1145) та Інструкція по її застосуванню, затверджена наказом Держкомпраці СРСР від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ (далі - Інструкція № 53).

Для отримання більш детальної інформації та роз’яснень щодо оформлення та оплати праці при суміщенні посад, корисними є роз’яснення Держпраці. Наприклад, роз’яснення Головного управління Держпраці у Херсонській області зазначають особливості цього процесу.

Варто врахувати, що радянська нормативка може втратити актуальність при прийнятті нового Закону про працю, який регулює питання суміщення та інші аспекти працевлаштування.

Суміщення і внутрішнє сумісництво 2023

Поняття суміщення та внутрішнього сумісництва часто сплутуються, і це не дивно, оскільки схожість існує не тільки у звучанні цих термінів, але і в їхньому використанні. Практично всі випадки суміщення можуть бути замінені внутрішнім сумісництвом, однак зворотне твердження не завжди є правдивим.

Наприклад, суміщення неможливо, якщо обидві посади ідентичні, у той час як внутрішнє сумісництво можливе. Розглянемо два приклади:

Приклад 1: У бюджетних установах часто зустрічається внутрішнє сумісництво, коли працівник працює на посаді викладача на 1 ставку і додатково на 0,25 чи 0,5 ставки на тій же посаді викладача. У цьому випадку сума складає 1,25 або 1,5 ставки. Суміщення в цьому випадку неможливе через тотожність посади.

Приклад 2: На підприємстві є посади бухгалтера і касира в штатному розписі. Працівниця працює на посаді бухгалтера, але одночасно виконує обов'язки за посадою касира. Тут можливе як внутрішнє сумісництво, так і суміщення, оскільки кількість посад - дві.

Важливо розрізняти суміщення від внутрішнього сумісництва, а також суміщення від виконання роботи тимчасово відсутнього працівника. Ці поняття мають свої відмінності і потребують відмінного підходу при оформленні.

Залишити заявку 067 341 76 94

Оформлення суміщення посад

Ключовими аспектами суміщення посад є такі:

1. Трудовий договір за суміщенням не укладається: основний трудовий контракт вказує на основну посаду працівника, інформування податкової служби про суміщення не вимагається.

2. Додаткова робота за суміщенням завжди пов'язана з іншою посадою: наприклад, бухгалтер не може виконувати роботу іншого бухгалтера за суміщенням, але може виконувати обов'язки кадровика. Це відрізняється від внутрішнього сумісництва, де можливе працювання на однакових посадах.

3. У табелі обліку робочого часу не відзначається суміщення: працівник виконує роботу паралельно з основним робочим графіком, і тривалість робочого тижня залишається незмінною.

4. Записи у трудову книжку про суміщення не вносяться: на відміну від сумісництва, де працівник може внести запис за власним бажанням.

5. Суміщення може бути лише внутрішнім: це відрізняється від сумісництва, яке може бути як внутрішнім, так і зовнішнім.

6. Зобов'язання працівника за суміщенням повинні бути оформлені: працівник повинен бути ознайомлений з цими обов'язаннями, підписавши відповідний документ або зазначивши їх у наказі про суміщення.

До того ж, слід враховувати наступні відмінності суміщення від сумісництва:

1. Не потрібно повідомляти ДПС про суміщення: це відрізняється від сумісництва, де важливо повідомити про укладення трудового договору.

2. Випробувального терміну при суміщенні немає: це відрізняється від сумісництва, де випробувальний термін можливий.

3. Строк суміщення може бути встановлений або відсутнім: суміщення може бути тимчасовим чи безстроковим, залежно від умов трудового контракту.

Увага: оформлення суміщення можливе за ініціативи працівника чи роботодавця, з дотриманням всіх необхідних норм та вимог. Важливо мати на увазі, що наказ про суміщення повинен бути виписаний навіть за ініціативою, щоб правова сторона була коректно визначена та документована.

Звільнення працівника, який відмовляється від суміщення

У випадку невідповідності працівника умовам суміщення, його можна звільнити на підставі пункту 6 статті 36 Кодексу законів про працю, що передбачає «відмову від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов праці». Важливо враховувати наступні умови:

1. Процедура суміщення повинна бути письмово повідомлена працівнику не пізніше, ніж за 2 місяці до її початку, як це передбачено наказом (деталі див. вище).

2. Відмова працівника повинна бути зафіксована письмово, наприклад, через ознайомлення з наказом про суміщення або у вигляді окремої письмової заяви від працівника до роботодавця.

3. Роботодавець зобов'язаний забезпечити виплату вихідної допомоги працівнику у розмірі не менше середньомісячного заробітку, відповідно до вимог статті 44 Кодексу законів про працю.

Важливо зауважити: існує можливість припинення трудового контракту з працівником, який відмовляється від суміщення (!)

Суміщення та сумісництво: особливості оформлення та управління

Давайте узагальнимо відмінності між суміщенням та внутрішнім сумісництвом для більшої ясності. Щодо внутрішнього сумісництва:

1. Існує трудовий договір, і потрібно повідомити Державну податкову службу.
2. Воно може стосуватися однакових посад.
3. Внутрішнє сумісництво реєструється окремо, тобто в табелі обліку робочого часу робляться відмітки про роботу на різних посадах у відмінний від основної роботи час. Наприклад, бухгалтер може працювати з 08:00 до 10:00 на посаді касира і з 10:00 до 19:00 на посаді бухгалтера. Таким чином, робота виконується в періоди вільні від основної роботи, а не у той самий час.
4. Робиться запис у трудову книжку окремим рядком за бажанням працівника.

Обов'язково звертайте на це увагу, щоб уникнути помилок при формуванні документації для суміщення.

Суміщення та виконання роботи протягом тимчасової відсутності працівника

Суміщення відрізняється від виконання роботи тимчасово відсутнього працівника (далі – ВРТВП) за наступними критеріями:

1. Суміщення завжди передбачає виконання роботи за іншою посадою, у той час як ВРТВП, як правило, здійснюється за однією посадою.

2. Для суміщення необхідна наявність вакантної посади, тоді як при ВРТВП ця посада залишається за відсутнім працівником і не вважається вакантною.

У всьому іншому суміщення та ВРТВП подібні. Однак згода працівника підтверджується його заявою при суміщенні, тоді як у разі ВРТВП можна видати наказ, на якому працівник підписує "Згоден". У випадку відсутності згоди працівника застосовується загальне правило – попередження за 2 місяці до зміни істотних умов праці, яке має місце як при суміщенні, так і при ВРТВП.

Припинення суміщення

Припинення суміщення може відбуватися відповідно до порядку, аналогічного його встановленню. Це означає, що існують дві можливості:

1. Ініціатива роботодавця: видання наказу про зміну істотних умов праці через перетворення в організації виробництва та праці (згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП). Процедура повідомлення працівника повинна відбуватися не пізніше, ніж за 2 місяці до введення таких змін. Проте працівник може відмовитися від змін, і в такому випадку трудовий договір може бути розірваний з виплатою вихідної допомоги.

2. Ініціатива самого працівника: складання заяви на ім'я роботодавця, який, в свою чергу, видає наказ про припинення суміщення. Копія цього наказу обов'язково подається до відома бухгалтера для зупинення нарахувань доплати за суміщення.

Оплата при суміщенні посад

Оформлення суміщення передбачає наявність доплати. Відсутність оплати при суміщенні є порушенням трудового законодавства (рішення Вищого суду/Касаційного апеляційного суду від 24.10.2019 р. у справі № 824/238/19-а). Однак розмір цієї доплати не визначений трудовим законодавством. У бюджетних установах існує обмеження до 50% від окладу за основним місцем роботи. Для підприємств це обмеження не стосується, і вони визначають розмір доплати самостійно (згідно зі ст. 97 КЗпП).

Деякі підприємства, які приєдналися до Генеральної угоди на 2019-2021 роки (строк дії угоди міг бути продовжений і на 2022 рік), встановлюють, що доплата за суміщення не обмежена і може становити максимум в економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою (окладом) за посадою працівника, яку він суміщає (див. додаток 3 угоди). Це означає, що максимальна доплата за суміщення може дорівнювати окладу за основною посадою. Це може бути одержано одним працівником або розподілено між кількома працівниками, які виконують функції за цією посадою.

Отже, умови оплати суміщення можуть бути визначені:

• колективним договором;
• внутрішнім положенням про оплату праці чи іншим подібним документом;
• трудовим контрактом;
• окремим внутрішнім наказом (розпорядженням) керівника.

В результаті, доплата за суміщення на підприємствах може складати 10%, 25%, 40%, 50% і навіть 100%. Вона може бути і у фіксованій сумі. Розрахунок цієї доплати може виконуватися як у відсотках від окладу за ОСНОВНОЮ посадою. Однак це більше рекомендація, аніж обов'язкове правило. У будь-якому випадку база нарахування цієї доплати повинна бути визначена в одному з внутрішніх документів підприємства.

Наприклад, уявімо, що у бухгалтера оклад становить 7000 грн, а у касира - 6000 грн. Розглянемо три можливі варіанти оформлення:

1. Внутрішнє сумісництво на 0,5 ставки - тоді заробітна плата бухгалтера буде складати 7000 + 0,5 × 6000 = 10000 грн.
2. Суміщення з доплатою 50% - тоді заробітна плата бухгалтера становитиме 7000 + 7000 × 0,5 = 10500 грн.
3. Суміщення з фіксованою доплатою 3500 грн - у межах економії за посадою, яку суміщають. Тоді заробітна плата бухгалтера також буде складати 10500 грн.

З урахуванням цих умов суміщення може бути більш вигідним. Проте, оскільки на комерційних підприємствах не існує конкретних норм, доплата може бути меншою, наприклад, 25%, що робить суміщення менш вигідним.

Залишити заявку 067 341 76 94

Оплата суміщення та мінімальна заробітна плата

Розрахунок доплати за суміщення базується на мінімальній зарплаті. У випадку, коли у працівника вже є доплата до мінімальної зарплати, встановлення додаткової доплати за суміщення може не призвести до збільшення його заробітної плати, а навпаки, зменшить доплату до мінімалки.

Приклад 4. Працівник, який виконує обов'язки прибиральника на 1 ставку з окладом 5000 грн, отримує також доплату за суміщення по посаді квітникаря з 10%. Розрахунок:

• зарплата прибиральника = 5000 + 5000 × 0.1 = 5500 грн;
• доплата до мінімальної зарплати у січні 2022 року = 6500 – 5500 = 1000 грн.

Зарплата прибиральника за місяць = 5500 + 1000 = 6500 грн.

У випадку, якщо у прибиральника не було б суміщення, він отримав би ті ж 6500 грн, але в розрахунку враховувалася б як 5000 грн (оклад) + 1500 грн (доплата до мінімальної зарплати). При оформленні суміщення важливо враховувати цей аспект. Пропозиції для розв'язання цієї ситуації включають:

• встановлення більшої доплати за суміщення, якщо це можливо;
• оформлення внутрішнього сумісництва за посадою квітникаря, при цьому доплата до мінімальної зарплати розраховується окремо для кожної посади;
• підвищення окладу до рівня мінімальної зарплати.

Оформлення суміщення посад у ЄСВ і ПДФО/ВЗ

Розрахунок єдиного соціального внеску (ЄСВ) при суміщенні виконується звичайним способом, де застосовується мінімальна база ЄСВ.

У прикладі 5 розглянуто ситуацію прибиральника, який працює на підприємстві на 0,5 ставки з окладом 6500 грн. До його окладу також додається доплата за суміщення по посаді квітникаря у розмірі 25%. Розрахунки такі:

1. Зарплата прибиральника = 6500 × 0,5 + 6500 × 0,25 = 3250 + 1625 = 4875 грн.
2. Доплата до мінімальної зарплати відсутня, оскільки прибиральник виконує місячну норму праці для нього.
3. Різниця з мінімальною базою ЄСВ складає 6500 – 4875 = 1625 грн.
4. ЄСВ = 4875 грн × 0,22 + 1625 грн × 0,22 = 1072,50 + 357,50 = 1430 грн.

Виплати за суміщення: доплата, відпускні, лікарняні та декретні

Не існує обмежень щодо включення доплати за суміщення до доходу працівника за 12 місяців при розрахунках відпусток, оплати відпустки з приводу вагітності та пологів, а також лікарняних. Ці виплати розглядаються як оплата відпрацьованого часу і є неотдільною частиною заробітної плати працівника, тому вони включаються у розрахунок середньоденної зарплати при визначенні таких виплат.

Врахування доплати за суміщення при індексації

Індексація не враховує доплату за суміщення, оскільки вона не збільшує основний оклад. Таким чином, місяць введення цієї доплати не вважатиметься базовим для індексації.

Врахування суміщення при розрахунку кількості працівників

Працівник, який працює за суміщенням, враховується як одна особа при розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників і облікової кількості штатних працівників. Оформлення його як сумісника не впливає на цей процес. Ці дані необхідні для статистичної звітності (форма 1ПВ) та Об'єднаного Податкового розрахунку сум доходу.

Необхідні документи для оформлення суміщення

На завершення представимо приклади документів для встановлення суміщення:

• Заява працівника про встановлення суміщення за посадою

                                                                        Завантажити зразок

• Наказ про встановлення суміщення за ініціативою працівника

                                                                Завантажити зразок

Зверніть увагу: для ефективного і швидкого процесу рекомендується встановлювати суміщення на ініціативу працівника, за його заявою.

• Наказ про припинення суміщення

                                                        Завантажити зразок

Важливо враховувати, що при встановленні суміщення без ініціативи працівника потрібний наказ (не пізніше, ніж за 2 місяці до початку роботи за суміщенням) та повідомлення працівника про зміну істотних умов праці (негайно після видання наказу). Обов'язково фіксується підписом працівника, який свідчить про його інформованість. Це може бути здійснено шляхом окремої відомості чи в самому наказі. У випадку останнього варіанту можна уникнути видання окремого повідомлення, оскільки вимога абзацу 3 статті 32 КЗпП вже виконана, і законодавство не конкретизує спосіб письмового повідомлення через листок-повідомлення або усне підписане працівником у наказі або відомостях. Однак завжди рекомендовано вибирати письмовий спосіб.

Залишити заявку 067 341 76 94