Табель обліку робочого часу

25 October 2023

• Табель обліку робочого часу бланк СКАЧАТИ
• Табель обліку робочого часу зразок заповнення СКАЧАТИ

 Обліку робочого часу: що це таке?

Табель обліку робочого часу – це документ, в якому фіксується кількість днів і годин, під час яких працівник виконує свої обов’язки, а також причини його відсутності, включаючи відпустку, лікарняний, відрядження та інші види відпусток. Пряме законодавче обов’язкове ведення табелю не передбачено. Тем не менше, стаття 30 частина 2 Закону про оплату праці від 24 березня 1995 року № 108 визначає обов’язок роботодавця здійснювати достовірний облік робочого часу працівника та бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Хоча сам термін "табель" може відсутній у тексті цього закону, проте наявні:

1. Потреба у реєстрації робочого часу працівника, включаючи деталі, які стосуються відпрацьованих днів і годин.

2. Необхідність забезпечити правильний розрахунок заробітної плати та пов’язаних виплат, таких як лікарняні чи декретні відпустки, при цьому кожна операція в бухгалтерському обліку повинна бути підтверджена документально.

Важливо відзначити, що табель є важливим первинним документом для точного обліку робочого часу працівників і використовується як основа при розрахунку заробітної плати в бухгалтерському обліку. Зазначимо також, що табель можна модернізувати та адаптувати під потреби вашого підприємства, змінюючи розташування реквізитів чи додавати нові, оскільки затверджена форма табелю має рекомендаційний характер. Це дає можливість підлаштувати його під конкретні вимоги та процеси вашої компанії без порушення законодавства

Хто веде табель обліку робочого часу

Обов'язкове ведення табелю обліку робочого часу застосовується до різних видів підприємств та суб'єктів господарювання:

1. Усі юридичні особи, незалежно від форми власності, мають зобов'язання вести табель обліку робочого часу.

2. Малі підприємства, включаючи спрощенців, підпадають під обов'язок ведення табелю відповідно до листа Міністерства праці та соціальної політики від 13 травня 2010 року № 140/13/116-10.

3. Навіть якщо на підприємстві працює лише один працівник, тобто відсутні інші наймані співробітники, обов'язок ведення табелю залишається. Це підтверджує рішення Кіровоградського окружного адмінсуду, яке накладає штраф на підприємство за відсутність табелю для одного працівника-директора.

4. Фізичні особи-підприємці, у яких є наймані працівники, також повинні вести табель обліку робочого часу, згідно з листом Міністерства соціальної політики від 21 листопада 2016 року № 5907/0/10-16/06.

5. Обов'язок ведення табелю поширюється на всі форми оплати праці, включаючи відрядну роботу.

6. Навіть якщо підприємство використовує автоматизовані системи для обліку робочого часу, такі як проходні системи з електронними картками чи комп'ютерні програми, обов'язок ведення табелю обліку робочого часу залишається в силі.

Табель обліку робочого часу є обов'язковим для всіх суб'єктів господарювання, окрім фізичних осіб-підприємців, які не мають найманих працівників.

Значущим є той факт, що табель обліку робочого часу обов'язковий для всіх підприємств, незалежно від їхнього розміру, кількості працівників та системи оподаткування. Крім того, табель виконує роль не лише первинного документа, який підтверджує виконану роботу працівником, але й функцію контролю. В ньому фіксується наявність фактів прогулів або недопрацювання працівника в порівнянні з нормою робочого часу

Залишити заявку 067 341 76 94

Пов’язаність табелю із іншими документами

Табель обліку робочого часу на підприємстві має важливий зв'язок з іншими документами та процедурами, пов'язаними із розрахунками заробітної плати працівників. Ось деякі аспекти цього зв'язку:

1. Відомість нарахування заробітної плати: Табель обліку робочого часу є основою для нарахування оплати праці працівників. Інформація, зібрана у табелі, використовується для розрахунку годин, які працівник провів на роботі, і визначення відповідного розміру зарплати.

2. Розрахунок оплати за ставкою: Табель обліку робочого часу надає інформацію для розрахунку оплати за ставкою, особливо якщо на підприємстві діють різні тарифні ставки або варіативні форми оплати.

3. Наряди для відрядної роботи: Якщо працівники вирушають у відрядження або виконують позаштатну роботу, табель може використовуватися як джерело інформації для нарахування відповідної оплати. Він фіксує час, протягом якого працівники виконували відряджену роботу.

4. Облік прогулів та недопрацювання: Табель також відображає відсутність працівників або прогули. Ця інформація може бути використана для обчислення відрахувань з заробітної плати в разі пропущеного робочого часу.

Зазначимо, що табель обліку робочого часу є основою для точних та справедливих розрахунків оплати праці працівників і сприяє внутрішній контрольний функції, допомагаючи виявляти та виправляти будь-які розбіжності чи невідповідності в робочому часі працівників.

Хто складає табель обліку робочого часу

Управління табелем обліку робочого часу на підприємстві визначається відповідно до внутрішніх правил організації і може бути регульовано посадовими інструкціями конкретних працівників, на яких покладено цей обов'язок. Специфіка визначення відповідальних осіб для ведення табелю може залежати від кількості працівників та структури підприємства. Ось декілька можливих варіантів:

1. Окремий спеціаліст, відомий як табельник: На деяких підприємствах існує окрема посада, відповідній працівник якої веде табель обліку робочого часу.

2. Керівники підрозділів, відділів та інші посадові особи: В деяких випадках, відповідальність за ведення табелю може покладатися на керівників окремих підрозділів або відділів. Це зазвичай відбувається на підприємствах з розвиненою структурою.

3. Бухгалтер: На малих підприємствах часто бухгалтер бере на себе ведення табелю обліку робочого часу.

4. Директор: У випадках, коли кількість працівників обмежена, директор підприємства може особисто вести табель обліку робочого часу.

На великих підприємствах рекомендується докладно визначити відповідальність за ведення табелю в положенні про документообіг, вказавши, хто саме з працівників веде табель, строки подачі інформації до бухгалтерії та інші аспекти. Також можна розробити спеціальне положення про ведення табельного обліку, де визначити всі необхідні процедури і відповідальність.

Важливо зауважити, що на малих підприємствах часто бухгалтер бере на себе обов'язок ведення табелю обліку робочого часу, оскільки це спрощує процес і забезпечує точний облік робочого часу працівників

Зберігання табелю обліку робочого часу: терміни

Табель обліку робочого часу повинен зберігатися протягом одного року, згідно з наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року № 578/5. Але для осіб, які мали контакт із Чорнобильською катастрофою (чорнобильців), встановлено строк зберігання у 75 років за тим же наказом.

Залишити заявку 067 341 76 94

Відповідальність за неведення табелю обліку робочого часу

Щодо відповідальності за неведення табелю обліку робочого часу, слід відзначити наступне:

Законодавство України не передбачає конкретних штрафів за неведення табелю обліку робочого часу або за помилки в ньому. Однак за незначні порушення трудового законодавства може бути застосований штраф, розмір якого дорівнює мінімальній заробітній платі, яка становить 6700 гривень на місяць (з січня по грудень 2023 року).

Якщо роботодавець може довести, що веде облік робочого часу іншим способом, який відповідає вимогам, встановленим Законом про оплату праці, то формально порушення частини 2 статті 30 цього Закону не відбувається. Це означає, що важливо мати систему обліку робочого часу, яка відповідає законодавчим вимогам.

Коли й кому передають табель

Табель обліку робочого часу заповнюється на місяць. Проте для нарахування авансу, його необхідно подати до бухгалтерії для розрахунку зарплати, після чого його можна повернути. Також існує можливість передати копію документа.

Важливо зауважити, що табель слід здавати до бухгалтерії.

Заповнений табель повинен мати підпис керівника підрозділу.

Яких працівників включають до табеля

Табель обліку робочого часу слід ведені для всіх працівників, включаючи тих, які мають тимчасові або сезонні контракти, відповідно до листа Міністерства соціальної політики від 01.06.2005 року з номером 36-211. До цього табелю також включаються особи, які працюють на сумісництво або внутрішнє суміщення.

Проте важливо зауважити, що в табель обліку робочого часу категорично заборонено включати осіб, які мають цивільно-правові контракти. Ця заборона випливає з листа Міністерства соціальної політики від 23.04.2010 року з номером 115/13/133-10, оскільки це може свідчити про існування трудових відносин.

 Зразок заповнення табеля обліку робочого часу  2023

Стандартний табель (форма № П-5), затверджений наказом Держстату від 05.12.2008 року під номером 489, рекомендується використовувати для ведення обліку робочого часу. Проте слід звернути увагу, що перед тим як почати заповнення, потрібно визначити кількість робочих днів у даному місяці (28, 29, 30 чи 31) та видалити непотрібні рядки або позначити їх "Х".

Важливо зауважити, що для кожної дати в табелі передбачено два рядки – один для запису годин, інший для літерного позначення. Порядок заповнення цих рядків (години вгорі, літери внизу, або навпаки) може бути вибраний на ваш розсуд, оскільки в цьому питанні немає жорстких обмежень

На табелі обліку робочого часу зазначено, що за відведений період було відпрацьовано 21 робочий день і загалом 168 годин. Відпочинкові дні не відображені і залишені порожніми.

Цей табель має два рядки для кожної дати, виділені різними кольорами для зручності. Зазвичай він заповнюється наступним чином:

1. У верхньому рядку записують кількість відпрацьованих годин.
2. У нижньому рядку зазвичай вказують літери, які вказують на характер роботи чи відсутність працівника. Наприклад, "Р" може вказувати на "Роботу", що свідчить про те, що працівник був на роботі.

Важливо враховувати, що порядок заповнення рядків в цьому табелі не є обов'язково визначеним і може відрізнятися в залежності від умов вашої компанії. Головне – забезпечити точний облік робочого часу.

При веденні табелю слід дотримуватися таких правил:

1. Табель повинен заповнюватися щодня.
2. Відображення відпрацьованих годин має відповідати фактичній кількості, що може бути різною, наприклад, 7,5 годин або 7,25 годин, залежно від графіка роботи компанії.
3. В день перед святковим або неробочим днем, години зазвичай скорочуються на 1 годину. Такий день позначається у табелі як 7 годин, наприклад, замість звичайних 8 годин, за винятком випадків, коли свято припадає на наступний робочий день.
4. Зазвичай тривалість робочого тижня не повинна перевищувати 40 годин, хоча існують винятки для деяких категорій працівників, де ця тривалість може бути менше.
5. Понаднормові години допускаються, але обмежені до 120 годин на рік і не більше 4 годин протягом 2 днів.
6. Вихідні дні не позначаються літерними кодами.
7. Якщо у працівника нерегулярний робочий день, понаднормова робота не відображається у табелі, і оплачується окремо.
8. Записи в табелі робляться лише на підставі офіційних документів, таких як лікарняні листки, накази про відрядження, накази про відпустку, медичні свідоцтва та інші.
9. Для кожного запису використовується відповідне позначення (зазвичай літерне), яке може бути пояснено для розуміння іншим користувачам табелю.

Табель обліку в умовах повномасштабного вторгнення

Умови заповнення табелю обліку робочого часу відмінюються у період повномасштабного вторгнення відповідно до Закону "Про організацію трудових відносин в умовах надзвичайного стану" від 15 березня 2022 року № 2136 (далі - Закон № 2136). Деякі зі змін включають:

1. Не потрібно скорочувати тривалість робочого дня перед святковими та неробочими днями (п. 6 ст. 6 Закону № 2136).

2. Святкові та неробочі дні, що припадають на робочі дні, залишаються робочими (п. 6 ст. 6 Закону № 2136).

3. Вихідні дні, які припадають на святкові або неробочі дні, не переносяться (п. 6 ст. 6 Закону № 2136).

4. Робочі дні, навіть у зв'язку зі святами, також не переносяться (п. 6 ст. 6 Закону № 2136).

У зв'язку із зазначеними змінами стосовно святкових та неробочих днів та переносу вихідних днів, норма робочого часу в місяцях надзвичайного стану збільшується.

Також слід відзначити, що щодо використання робочих тижнів зі збільшеною тривалістю, а саме 60 годин і 50 годин, це лише можливість, а не обов'язок роботодавця (див. п. 1 і п. 2 Закону № 2136). Загальна норма тривалості робочого тижня, яка залишається незмінною, становить 40 годин (за умови стандартного робочого тижня, а скороченого - 36 годин і так далі). Таким чином, у наведених прикладах виходили саме зі стандартної тривалості робочого тижня.

Залишити заявку 067 341 76 94

 Приклад заповнення табеля обліку робочого часу 2023/2024

Як приклад обліку робочого часу, нижче наведено табель обліку робочого часу за шестиденний робочий тиждень у січні 2023 року. Згідно з Кодексом законів про працю, за такого графіка роботи максимальна тривалість щоденної роботи становить сім годин, а напередодні святкових днів - п'ять годин.

На основі цього табеля було відмічено 26 робочих днів та 174 години. Крім того, якщо на підприємстві встановлено шестиденний робочий тиждень, останній робочий день тижня (шостий, субота) перед святковим днем (неділею) має бути скороченим і не може перевищувати п'яти годин (згідно зі статтею 53(2) Закону про трудові стандарти).

Нижче наведено той самий табель, але для 36-годинного робочого тижня (січень 2023 року).

Згідно з табелями обліку робочого часу, загалом було зафіксовано 26 робочих днів і 152 робочі години.

Важливо, що правило скорочення робочого дня на одну годину напередодні святкового або неробочого дня не поширюється на скорочений робочий день, зокрема 36-годинний робочий тиждень (згідно зі статтею 51 КЗпП). Насправді, 36-годинний робочий тиждень включає лише 35 робочих годин (див. також Роз'яснення Міністерства соціальної політики, № 457/0/101-18/284, від 22.03.2018).

Форма табелю обліку робочого часу

Реквізити, наведені в табелі обліку робочого часу, можуть бути доповнені іншими реквізитами. Однак не слід змінювати вже затверджені реквізити, оскільки вони є обов'язковими для реєстрації (відповідно до листа Державного комітету статистики України від 19 березня 2010 року № 17/1-25/ж-61/10/59). Це означає, що за необхідності можна додавати нові реквізити, але видаляти вже затверджені реквізити не рекомендується.

Важливо зазначити, що для деяких працівників стандартних рядків може бути недостатньо. У таких випадках, наприклад, можна додати чотири рядки одночасно. Наприклад, працівник перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (код "ВП") і водночас працює на умовах неповного робочого часу (код "РС"), як визначено у статті 179 КЗпП.

Заповнювнення табель обліку робочого часу на сумісника

Важливо розрізняти дві різні ситуації: сумісництво та внутрішнє суміщення. Нижче наведено, як ці ситуації можуть бути відображені в таблиці:

Залишити заявку 067 341 76 94

Як показати відрядження, відпустки, лікарняні, декретні у табелі обліку робочого часу

У таблиці нижче детально описано, як фіксувати в табелях обліку робочого часу найпоширеніші причини відсутності та відряджень працівників.

• Найпоширеніші відмітки у табелі з причин неявок працівників СКАЧАТИ ТАБЛИЦЮ

Давайте розглянемо приклад заповненого табеля для січня 2023 року щодо працівника, де вказані відповідні позначення:

Специфіка відзначення робочого графіку для цього працівника в січні 2023 року може бути подана так:

• Протягом періоду з 3 по 10 січня працівник був у відпустці, яка тривала 8 календарних днів.
• З 11 по 12 січня працівник перебував на лікарняному, який був оплачуваним.
• 20 січня працівник був у відрядженні.

Усього працівник працював 13 днів, позначених як 13 літер "Р", та був відсутнім 1 день через відрядження (20 січня). Відсутність складалася з 8 днів, з яких:

• 6 днів (з 3 по 10 січня) були через відпустку.
• 2 дні (11 і 12 січня) – через лікарняний.

Важливо враховувати, що дні відпустки, які припадають на вихідні, не враховуються як відсутність. Кількість днів у відпустці становить 8, але враховується як відсутність лише 6 днів.

Залишити заявку 067 341 76 94

Права частина табеля обліку робочого часу виглядає наступним чином:

До частини табеля, що містить дані про "відрядження", додано стовпчик (у стандартній формі такого стовпчика немає). Підрахунок суми "Робота" та "Відсутність" дає такі результати: 14 днів + 8 днів = 22 дні (разом), 112 годин + 64 години = 176 годин.

Як позначати неповний робочий час у табелі

Неповний робочий день офіційно позначається літерами "РС", і це позначення використовується так само, як і неповний робочий день. Якщо вас не влаштовує таке позначення, ви можете створити власний буквений код, але важливо вказати його значення в табелі обліку робочого часу. Однак слід зазначити, що код "РС" застосовується лише тоді, коли неповний робочий час встановлюється з ініціативи працівника (відповідно до статті 56 Трудового кодексу). Якщо ж це відбувається з ініціативи роботодавця, використовується інший код "НД" (відповідно до статті 32 КЗпП).

Залишити заявку 067 341 76 94

Як позначати підсумований облік робочого часу у табелі

Виділення робочого графіку для працівників, які працюють за змінним графіком в умовах переходу між різними добами чи місяцями, може створювати деякі складнощі. В цьому контексті існують два основних способи обліку, один з яких рекомендується дотримувати з метою забезпечення точності:

1. Розбити робочий час між суміжними добами, враховуючи перехідні періоди.
2. Присвоїти всі години одному зі суміжних днів - дню початку або завершення робочої зміни.

Перший метод вважається більш обґрунтованим з точки зору точності обліку, оскільки він дозволяє окремо враховувати години, що належать до різних днів, уникаючи недоліків чи перевищень годин між різними місяцями.

Важливо враховувати, що нічний робочий час визначається, як правило, з 22:00 до 06:00, згідно зі статтею 54 Кодексу законів про працю. Роботу в цей час зазвичай позначають у табелі як "РН" і обліковують окремо.

У випадку змінного графіку роботи працівники, що працюють у святкові або неробочі дні, не зараховують цю роботу як виконану в день відпочинку або свята, якщо вона відповідає графіку. Однак, якщо працівник працює у день, коли має вихідний, цей день вважається робочим вихідним або святковим днем.

Загальний облік робочого часу регулюється методичними рекомендаціями, затвердженими Міністерством соціальної політики, які діють згідно з наказом від 19 квітня 2006 року № 138. Місячна норма робочого часу обчислюється на основі 6-денного робочого тижня, хоча може бути зменшена до 5 днів в залежності від колективних угод.

Обчислення надурочних годин при змінному графіку роботи виконується в кінці облікового періоду. Тобто, якщо працівник відпрацьовує більше годин за одну зміну, ніж заздалегідь визначена норма, ця перевищення враховується лише в кінці місяця.

Нестандартні ситуації у заповненні табелю

Давайте розглянемо незвичайні ситуації під час ведення таблиці, які подані нижче.

• Нестандартні ситуації в заповненні табелюСКАЧАТИ ТАБЛИЦЮ

Залишити заявку 067 341 76 94