Утримання зайвих відпускних при звільненні працівника: правила 2025 року
11 September 2025
Коли працівник звільняється, у бухгалтерів часто виникає питання: що робити з відпускними, якщо їх було нараховано «наперед», а фактично відпрацьованих днів не вистачає? В таких випадках мова йде про надмірно виплачені суми, які за законом можна утримати із зарплати при остаточному розрахунку.
Проте порядок таких утримань має свої особливості та обмеження. Не завжди роботодавець може повернути зайві кошти у повному обсязі, адже законодавство встановлює чіткі правила: як розрахувати надлишок, у яких випадках допускається утримання, а коли цього робити не можна.
У цій статті розглянемо, як правильно діяти у 2025 році, щоб уникнути порушень трудового законодавства та фінансових ризиків.
Відпускні при звільненні: можливі варіанти
Право на щорічну відпустку працівник отримує з першого дня роботи. Саме з цієї дати починається відлік робочого року для відпускних. Тривалість основної щорічної відпустки становить 24 календарних дні без урахування святкових та неробочих днів (ст. 75 КЗпП). Повний обсяг відпустки працівник заробляє після відпрацювання 365 (366) днів.
Проте ще до завершення року можливі два сценарії:
- використання відпустки «авансом» після 6 місяців роботи;
- звільнення працівника.
Закон «Про відпустки» дозволяє роботодавцю надавати повну відпустку після пів року безперервної роботи (ст. 10). Водночас є категорії працівників, яким відпустка надається раніше, наприклад:
- неповнолітнім;
- особам з інвалідністю;
- жінкам із двома і більше дітьми до 15 років;
- працівникам після декретної відпустки тощо.
При звільненні завжди виникає питання: як врегулювати «баланс» відпускних? Можливі два варіанти:
- у працівника залишилася невикористана відпустка → виплачується компенсація;
- відпустка використана наперед → роботодавець утримує «зайві» суми.
Важливо! На період воєнного стану святкові та неробочі дні не враховуються.
Коли роботодавець може утримати надміру виплачені відпускні
Законодавство (ст. 127 КЗпП, ст. 22 Закону про відпустки) дозволяє роботодавцю здійснювати утримання лише за дні щорічної відпустки, використані понад зароблений стаж.
Але це правило не поширюється на:
- навчальні відпустки;
- соціальні відпустки на дітей;
- додаткові відпустки учасникам бойових дій.
Також утримання заборонені, якщо працівник звільняється у зв’язку з:
- призовом чи вступом на військову службу;
- переведенням на інше підприємство;
- ліквідацією чи скороченням штату;
- відмовою від переведення в іншу місцевість;
- тривалою непрацездатністю (крім декрету);
- виходом на пенсію чи смертю.
У таких випадках відпустка, навіть використана авансом, вважається законно оплаченою.
Як правильно визначити суму утримання
Щоб розрахувати суму, яку потрібно повернути при звільненні, застосовують алгоритм:
- визначити кількість «зароблених» днів відпустки;
- порахувати надміру використані дні:
«незароблені» дні = використані дні – зароблені дні; - суму утримання визначити множенням «незароблених» днів на середньоденний заробіток;
- перевірити обмеження за ст. 128 КЗпП: утримання не може перевищувати 20% зарплати після оподаткування.
Якщо працівник був у відпустці кілька разів, застосовуйте середню зарплату, розраховану саме для тієї відпустки, яка була використана понад норму.
Приклад утримання «зайвих» відпускних
Бухгалтер прийнятий 23.12.2024, а вже в червні 2025 взяв 24 дні відпустки. Середньоденна зарплата – 527,45 грн, відпускні – 13 738,80 грн. Звільнення – 29.08.2025, зарплата за серпень – 32 000 грн.
Розрахунок:
- відпрацьовано 249 к. днів → зароблено ≈ 16 днів;
- надміру використано 8 днів;
- утримання: 8 × 527,45 = 4219,60 грн;
- ліміт: 32 000 × 0,77 × 0,2 = 4928,00 грн → утримання можливе в повному обсязі.
Якщо переплата більша за 20%-й ліміт
При зарплаті 15 100 грн:
- обмеження: 15 100 × 0,77 × 0,2 = 2325,40 грн < 4219,60 грн;
- утримати можна лише 2325,40 грн, решту працівник може повернути добровільно (заява) або через касу/рахунок підприємства.
У разі письмової згоди працівника можна утримати всю суму, тоді ліміт 20% не застосовується.
Як оформити утримання «зайвих» відпускних
Щоб провести утримання надміру використаних відпускних під час остаточного розрахунку при звільненні, роботодавцю потрібно підготувати:
- бухгалтерську довідку з розрахунком;
- наказ керівника про утримання відпускних при звільненні;
- письмове ознайомлення працівника з остаточним розрахунком, включаючи суму утримання (ч. 1 ст. 116 КЗпП).
|
Документ |
Хто складає |
Примітка |
|
Бухгалтерська довідка |
Бухгалтер |
Обґрунтовує суму до утримання |
|
Наказ про утримання |
Керівник |
Є підставою для утримання |
|
Ознайомлення працівника |
Відділ кадрів/бухгалтерія |
Обов’язкове письмове підтвердження |
Відображення утримання відпускних у звітності
Якщо бухгалтер утримує переплату відпускних із зарплати працівника (і ліміт дотримано), то:
- суми ПДФО включаються до додатка 4ДФ Податкового розрахунку кварталу звільнення;
- уточнюючий розрахунок за період нарахування відпускних подавати не потрібно, бо це не помилка;
- якщо працівник повертає кошти через касу/рахунок підприємства, у 4ДФ показують суму зі знаком «–»;
- у додатку Д1 утримані відпускні враховуються у складі зарплати без додаткових коригувань.
|
Ситуація |
Дії бухгалтера |
Що показати у звітності |
|
Утримання із зарплати |
Включити в розрахунок звільнення |
4ДФ (ПДФО кварталу звільнення) |
|
Повернення працівником у касу |
Відобразити суму зі знаком «–» |
4ДФ (від’ємне значення) |
|
Відображення у Д1 |
Врахувати у зарплаті |
Додаткових коригувань не потрібно |
При поверненні коштів у касу у 4ДФ потрібно:
- у графі 09 – код «10»;
- у графі 10 – місяць нарахування;
- у графі 16 – суму відпускних зі знаком «–».
Бухгалтерські проведення при утриманні відпускних
Варіант 1. Якщо утримання здійснюється із зарплати
|
№ |
Операція |
Дт |
Кт |
Сума, грн |
|
1 |
Нарахували зарплату за серпень 2025 року |
92 |
661 |
32 000,00 |
|
2 |
Утримали відпускні методом сторно |
471 |
661 |
-4219,60 |
|
3 |
Зарплата до виплати (32000 – 4219,60) |
92 |
661 |
27 780,40 |
|
4 |
Нарахували ЄСВ (27 780,40 × 22%) |
92 |
651 |
6111,69 |
|
5 |
Утримали ПДФО (27 780,40 × 18%) |
661 |
641 |
5000,47 |
|
6 |
Утримали військовий збір (27 780,40 × 5%) |
661 |
642 |
1389,02 |
|
7 |
Сплатили ЄСВ |
651 |
311 |
6111,69 |
|
8 |
Сплатили ПДФО |
641 |
311 |
5000,47 |
|
9 |
Сплатили військовий збір |
642 |
311 |
1389,02 |
|
10 |
Виплатили зарплату працівнику |
661 |
311 |
21 390,91 |
Варіант 2. Якщо працівник повертає надміру виплачені кошти
|
№ |
Операція |
Дт |
Кт |
Сума, грн |
|
1 |
Нарахували зарплату за серпень 2025 року |
92 |
661 |
15 100,00 |
|
2 |
Утримали відпускні методом сторно (обмеження) |
471 |
661 |
-2325,40 |
|
3 |
Зарплата після утримання |
92 |
661 |
12 774,60 |
|
4 |
Нарахували ЄСВ (12 774,60 × 22%) |
92 |
651 |
2810,41 |
|
5 |
Утримали ПДФО (12 774,60 × 18%) |
661 |
641 |
2299,43 |
|
6 |
Утримали військовий збір (12 774,60 × 5%) |
661 |
642 |
638,73 |
|
7 |
Працівник повернув різницю на рахунок підприємства |
311 |
661 |
923,69 |
|
8 |
Відкоригували базу для оподаткування |
92 |
661 |
1199,60 |
|
9 |
Відкоригували ЄСВ (1199,60 × 22%) |
92 |
651 |
263,91 |
|
10 |
Відкоригували ПДФО (1199,60 × 18%) |
661 |
641 |
215,93 |
|
11 |
Відкоригували військовий збір (1199,60 × 5%) |
661 |
642 |
59,98 |
