Видаткова накладна
19 September 2023
У 2025 році правильність заповнення видаткових накладних особливо важлива в умовах цифровізації документообігу та посиленого контролю з боку податкових органів. Незалежно від того, чи оформлюється документ у паперовій чи електронній формі, він повинен відповідати встановленим вимогам та містити всі обов’язкові реквізити. У цій статті розглянемо, що таке видаткова накладна, в яких випадках вона використовується, та як правильно її складати.
Що таке видаткова накладна
Видаткова накладна — це первинний обліковий документ, який оформлюється під час передачі товарів, продукції або інших матеріальних цінностей від однієї сторони до іншої. Вона підтверджує факт відвантаження товару та прийняття його отримувачем. Документ містить інформацію про найменування, кількість, ціну й загальну вартість товарів, а також реквізити постачальника та покупця. Видаткова накладна є важливою частиною бухгалтерського та податкового обліку й часто використовується як доказ виконання зобов’язань за договором
Чи є видаткова накладна первинним документом
Видаткова накладна служить основним первинним документом, який виданий постачальником та підтверджує передачу товарно-матеріальних цінностей від нього до покупця. Цей документ містить усю необхідну інформацію для обліку операції, включаючи назву та кількість поставленого товару, ціну, місце постачання та дату операції.
Популярні послуги компанії:
- Юридична адреса в Україні;
- Юридична адреса у Києві та області;
- Послуги бухгалтера;
- Бухгалтерські послуги;
- Фінансова звітність ФОП.
Особливість видаткової накладної
Особливість видаткової накладної полягає в тому, що вона виписується постачальником для покупця, і саме з цієї причини її називають "видатковою". Окрім того, існують і внутрішні накладні, які використовуються для внутрішнього переміщення товарів.
На накладних можуть бути відображені не лише товари, а також послуги, зазвичай пов'язані з продажем товарів. Наприклад, при продажу ноутбука можуть включати послуги з установки програмного забезпечення тощо. У випадку, коли надаються послуги без продажу товарів, зазвичай використовується акт приймання-передачі наданих послуг.
Наразі не існує однієї затвердженої форми видаткової накладної. Найчастіше на практиці для підтвердження передачі товарно-матеріальних цінностей використовуються накладні, які складаються в довільній формі. Зазвичай беруть за основу внутрішні накладні за формою № М-11 або використовують форму, що доступна в бухгалтерській програмі.
Крім того, як видатковий рахунок-фактуру може бути використано рахунок-фактуру на відпуск матеріалів (внутрішнє переміщення) (типова форма № М-11), затверджена постановою Мінстату № 193 від 21 червня 1996 року (далі - постанова № 193). Однак, оскільки в цьому рахунку-фактурі відсутнє поле "ПДВ", платник ПДВ повинен наново скласти рахунок-фактуру для зовнішнього використання. Нижче наведено один із можливих варіантів рахунка-фактури.
Обов'язкові реквізити видаткової накладної
Як первинний документ, видаткова накладна (в стандартній або індивідуальній формі) повинна містити наступні обов'язкові реквізити:
-
Назву документа (форму). У назві не обов'язково включати слово "видаткова", може бути використано також просто "накладна". Це не має важливого значення, хоча внутрішні накладні, зазвичай, мають термін "внутрішня".
-
Дату складання. Дата повинна відображати день фактичної господарської операції, зазвичай це день фізичної передачі товару. Для платників ПДВ важливо враховувати, що саме дата початку руху товару від продавця до покупця може вплинути на зобов'язання з ПДВ, якщо попередньої оплати не було.
-
Назву підприємства, від імені якого складено документ. Назва може бути повною або скороченою.
-
Опис і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції.
-
Посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції та правильність її оформлення.
-
Особистий підпис або інші ідентифікуючі дані особи, яка брала участь у господарській операції (згідно зі статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні").
Додаткові реквізити видаткової накладної можуть включати:
-
Код підприємства згідно з ЄДРПОУ.
-
Номер документа.
-
Місце складання документа.
-
Підставу для проведення операції (наприклад, договір купівлі-продажу).
-
Дані про документ, що підтверджує особу одержувача або його повноваження (довіреність) та інше.
Платникам ПДВ варто бути уважними, щоб дані на видатковій та податковій накладних для однієї і тієї ж операції відповідали докладно. Це стосується опису товару, ціни, кількості та інших параметрів.
