Відпустка у зв’язку зі смертю родича
21 November 2023
Оформлення відпустки у зв'язку зі смертю родича
Відповідно до пункту9 частини 1 статті 25 Закону України "Про відпустки" № 504/96-ВР від 15 листопада 1996 року, у разі смерті кровного або шлюбного родича працівникові за його заявою надається відпустка без збереження заробітної плати:
- Відпустка у зв'язку зі смертю близького родича: у разі смерті чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчерки), брата, сестри - до семи календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;
- Відпустка у зв'язку зі смертю родича: у разі смерті іншого родича - до трьох календарних днів, без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад.
Відповідно до частини 1 статті 9 Кодексу законів про працю України, статті 69 Господарського кодексу України та частини 2 статті 4 Кодексу законів про відпустки підприємства, установи, організації (далі - організації) можуть у межах своєї компетенції і за рахунок власних коштів встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для своїх працівників, у тому числі інші види відпусток.
Таким чином, відпустка може бути оплачена і в разі смерті родича, якщо роботодавець має для цього фінансові можливості. Підставами для надання додаткової оплачуваної відпустки є не тільки траур, але й радісні події, такі як народження дитини або одруження.Відповідно до статті 7 Закону України № 3356-XII від 1 липня 1993 року "Про колективні договори і угоди", у колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, у тому числі режиму роботи, робочого часу і відпочинку. Документ встановлює, серед іншого, умови надання додаткової оплачуваної відпустки:
- Категорії осіб, які мають право на додаткову відпустку (наприклад, чоловіки, чиї дружини нещодавно народили);
- Родинні стосунки (для оформлення у разі смерті родича);
- Документи, що є підставою для надання додаткової відпустки (наприклад, завірена копія листка непрацездатності чоловіка/дружини, завірена копія актового запису про шлюб, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть, документи, що підтверджують родинні стосунки);
- Період, протягом якого працівник втратив право на відпустку;
- Період, протягом якого працівник повинен подати заяву та документи, що підтверджують право на певну додаткову відпустку.
Звісно, якщо в родині працівника сталася трагічна подія, немає часу вчасно та належним чином подати заяву на відпустку, не кажучи вже про те, щоб разом із заявою подати підтверджуючі документи, наприклад, свідоцтво про смерть (або копію свідоцтва). Однак документально підтвердити факт надання додаткової відпустки необхідно. Розглянемо типову ситуацію.
Популярні послуги компанії:
- Юридична адреса в Україні;
- Юридична адреса у Києві та області;
- Послуги бухгалтера;
- Бухгалтерські послуги;
- Фінансова звітність ФОП.
Відпустка в зв’язку зі смертю родича. Приклад 1
Працівник повідомив роботодавця про необхідність взяти відпустку у зв'язку зі смертю родича, але не зміг надати підтверджуючі документи. Пропонуємо два рішення:
- Надання працівникові відпустки без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки), скасування наказу про відпустку після повернення працівника та подання ним документів, що додаються, та видання наказу про додаткову оплачувану відпустку у зв'язку зі смертю родича;
- Працівник звертається до роботодавця із заявою про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв'язку зі смертю родича, а після повернення працівника та подання ним документів видається наказ про надання відпустки, датований "сьогодні", на підставі раніше поданої заяви.
Звичайно, роботодавець має обрати задовільний варіант. На нашу думку, другий варіант є більш практичним і тому буде розглянутий більш детально.
Примітка: Де-факто відпустка має бути винятком. Таку практику не слід поширювати на інші види відпусток, оскільки зазвичай працівники можуть подати заяву та документи, що підтверджують їхнє право на відпустку, до початку відпустки. У цьому випадку (у разі смерті родича працівника) може бути виправданим видання наказу про відпустку після того, як працівник вийшов з відпустки.
Стаття 22 Закону про відпустки та стаття 127 Кодексу законів про працю містять перелік ситуацій, у яких роботодавець може відрахувати невиплачені суми із заробітної плати працівника. Тому недоцільно видавати наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв'язку зі смертю близького родича лише на підставі заяви, навіть якщо працівник вказав у заяві, що зобов'язується надати копії підтверджуючих документів у перший робочий день після відпустки. Особливо це стосується випадків, коли колективним договором передбачена матеріальна допомога працівнику у разі смерті близького родича.
Згідно зі статтею 21 Закону про відпустки, працівникам виплачується заробітна плата за весь час відпустки перед її початком, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Тому доцільно передбачити в колективному договорі строки виплати відпускних. Якщо в колективному договорі такі строки не визначені, то в заяві доцільно вказати, що відпускні будуть виплачені працівникові з наступною заробітною платою. Також доброю практикою є зазначення в заяві дати, до якої працівник зобов'язується надати копію свідоцтва про смерть:
Після виходу працівника на роботу та надання копії свідоцтва про смерть роботодавець видає наказ про надання відпустки з дати, зазначеної в заяві працівника, на підставі раніше поданої заяви.
Примітка: наказ повинен бути зареєстрований поточною датою, а не датою подання працівником заяви на відпустку.
Відпустка в зв’язку зі смертю родича. Приклад 2
Працівник отримує сумну звістку після роботи або у відпустці.
У таких випадках важко подати заяву на відпустку в організацію. Звичайно, працівник повинен повідомити про свою відсутність безпосереднього керівника або табельника будь-яким доступним способом. Це може бути телефонний дзвінок або надсилання копії заяви про відпустку кур'єром. Цей обов'язок працівника має бути прописаний у правилах внутрішнього трудового розпорядку організації.
Коли працівник повертається на роботу, він повинен подати заяву на відпустку і надати копію свідоцтва про смерть.
В обох випадках перед наданням відпустки в табелі обліку робочого часу робиться відмітка "Неявки на роботу з нез'ясованих причин" (літерний код "НЗ"), яка потім змінюється на "Інші неявки, передбачені колективними договорами та угодами" (літерний код "ІВ"). Ця процедура передбачена типовою формою № П-5 "Табель обліку використання робочого часу", затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці".
