Виплата декретних

11 September 2023

Для нарахування допомоги в період вагітності та пологів (відомої як "декретні") необхідно мати наступні документи:

• Заяву від працівниці, що просить надати їй відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами.
• Наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
• Листок непрацездатності, виданий через вагітність та пологи.

Зміни в системі соціального страхування на 2024 рік

Однією з ключових інновацій є передача функцій соціального страхування від Фонду соціального страхування (ФСС) до Пенсійного фонду України. З 1 січня 2023 року набули чинності Закон України № 2620-IX "Про внесення змін до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" та Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування," а такожПостанова від 02 грудня 2022 р. № 1350 "Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо забезпечення реалізації окремих функцій Пенсійного фонду України та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України."

Отже, Фонд соціального страхування припиняє свою діяльність, і тепер Пенсійний фонд України відповідає за розгляд заявок на лікарняні та виплати декретних. Ось що важливо знати роботодавцю:

1. Перереєстрація не потрібна, оскільки дані Фонду соціального страхування автоматично передані Пенсійному фонду.

2. Основні правила нарахування виплат залишилися незмінними, включаючи обчислення максимальних і мінімальних сум декретних.

3. Прийняття рішення щодо оплати тепер належить роботодавцю (або уповноваженій особі), а не Комісії з соціального страхування на підприємстві. Тепер це обмежено 3-ма, а не 10-ма днями, як раніше.

4. Фінансування страховиків проводиться протягом 3-х днів, а не 10-ти.

Для подачі розрахункових заяв роботодавцеві не потрібно укладати з Пенсійним фондом України договір про визнання кваліфікованим електронним підписом (КЕП), як це було у випадку з Фондом соціального страхування.

Заява на декретну відпустку

Щодо заяви, то її краще мати. Хоча підставою для надання декретної відпустки є сам листок непрацездатності, працівниця може свідомо продовжувати працювати протягом певного періоду з будь-якої причини. Працівник має право вирішити, коли така відпустка має розпочатися. Також може виникнути затримка з наданням лікарняного листа.

Заява на відпустку має бути подана працівником.

Крім того, допомога по вагітності та пологах нараховується з дати фактичного початку відпустки відповідно до наказу, а не з дати, зазначеної в листку тимчасової непрацездатності. Однак у цьому випадку Пенсійний фонд ("Фонд") виплатить менше, ніж стандартні 126 днів. Наприклад, лікарняний розпочався 18 січня 2023 року, але працівниця вирішила, що їй краще отримати премію за січень, подала лікарняний пізніше і пішла у декретну відпустку з 1 лютого 2023 року. У такому випадку їй буде оплачено 112 днів замість 126; за 14 днів січня вона отримає зарплату і бажану премію. Таким чином, заява працівниці усуває будь-які сумніви при з'ясуванні, чому її декретна відпустка почалася пізніше, ніж лікарняний.

Таким чином, подача заяви та наказ про надання такої відпустки є обов'язковим. На заяву посилається і Міністерство соціальної політики у своїх роз'ясненнях.

Залишити заявку 067 341 76 94

Документація для розрахунку допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами: процедури та кроки

Листок непрацездатності зазвичай видається з 30-го тижня вагітності. Якщо працівниця вже визначилася з датою відпустки, слід виконати такі дії

• Проінформувати бухгалтера, що є невиданий лікарняний, який потрібно перевірити в електронній системі охорони здоров'я (EHS).
• Заповнити заяву
• Вказати очікувану дату початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Відповідальна особа в закладі охорони здоров'я видає відповідне розпорядження:

• Дочекайтеся статусу "готовий до оплати" електронного листка непрацездатності. У випадку листка непрацездатності з причини "вагітність та пологи" (код 2) це відбувається через сім днів після дати відкриття (відповідно до розділу ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 17 червня 2021 року № 1234). Цей термін відрізняється від звичайного листка непрацездатності, для якого відраховується сім днів з дати закриття.
• Рішення про виплату допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами приймає роботодавець або уповноважений ним представник, а не комісія із соціального страхування. Це рішення має бути прийняте протягом трьох днів з моменту отримання статусу "готовності до виплати".
• Бухгалтер готує розрахунок і подає його до пенсійного фонду. Водночас інформацію про 200 лікарняних можна подати через електронний кабінет Пенсійного фонду.
• Дочекатися зарахування коштів від пенсійного фонду на окремий рахунок, відкритий застрахованою особою в банку для зарахування страхових виплат. Це має бути зроблено протягом трьох днів.

Розрахунок допомоги по вагітності та пологах (декретних) проводиться з дати початку відпустки, зазначеної в наказі, а не з дати початку лікарняного. Крім того, у разі введення надзвичайного стану жінки, які перебувають за кордоном, можуть взяти лікарняний дистанційно.

У такому випадку електронний лікарняний створюється автоматично шляхом надання лікарю документації, що підтверджує вагітність.

Як визначити семиденний термін

Зверніть увагу, що семиденний строк для зміни статусу листка непрацездатності в ЄЕС починається не з дати відкриття, а з наступного дня. Наприклад, для листка непрацездатності, відкритого 18 січня 2024 року, перебіг строку починається з 19 січня 2024 року. Такий лікарняний повинен отримати статус "готовий до оплати" 26 січня 2024 року, тобто на 8-й день відліку (див. графік нижче). Термін може бути продовжений, якщо лікар змінить медичний висновок, але це малоймовірно у випадку вагітності та пологів. З цієї дати видається листок непрацездатності.

Лікарняний по вагітності та пологам у 2024 році: розрахунок та тривалість

Розрахунок лікарняних по вагітності та пологах у 2024 році визначається в залежності від тривалості декретної відпустки, яка різниться в залежності від особливостей страхового випадку.

У стандартному випадку, коли вагітній працівниці надають відпустку з дня, зазначеного у листку непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, тривалість декретної відпустки складає:

• 126 календарних днів для вагітної працівниці (70 днів до пологів і 56 днів після, причому лікарняний рахується окремо);
• 126 календарних днів + 14 додаткових календарних днів (всього 140 днів), якщо виникли ускладнення пологів, наприклад, передчасне народження. В цьому випадку надається два лікарняних: стандартний лікарняний до пологів і додатковий після пологів (14 днів). При цьому кесарів розтин не вважається ускладненням;
• 180 календарних днів для вагітної працівниці, яка має статус постраждалої внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС.

Повна тривалість декретної відпустки для всіх страхових випадків представлена в таблиці нижче.

Залишити заявку 067 341 76 94

Тривалість відпустки при усиновленні дітей

Можливість отримання декретних відпусток існує навіть у випадку, коли жінка не вагітна, а усиновила дитину або дітей. Декретна відпустка в разі усиновлення розпочинається з дня усиновлення і має такі тривалості:

• 56 календарних днів, якщо усиновлено одну дитину;
• 70 календарних днів, якщо усиновлено двоє чи більше дітей;
• 90 календарних днів, якщо дитину або дітей усиновила жінка, яка має статус постраждалої внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС.

Важливо відзначити, що у випадку усиновлення, підставою для відпустки є не листок тимчасової непрацездатності, а документ, який підтверджує усиновлення (копія рішення суду про усиновлення). Строк для подання заяви залишається незмінним - 3 місяці з дня набрання законної сили рішенням суду про усиновлення дитини. У всіх інших аспектах, документальна процедура для отримання такої відпустки (заява, накази, документація до Фонду) залишається незмінною. Варто зауважити, що якщо працівник порушить цей 3-місячний строк, він втрачає право на відпустку.

До речі, в декретну "відпустку" також може вирушити чоловік, і йому також нараховується допомога від Фонду. Документальне оформлення залишається тим же самим.

Розрахунок Декретних У 2024 Році

Для нарахування декретних у 2024 році використовується спрощена формула. Сума допомоги для вагітних жінок та жінок після пологів дорівнює 100% їхнього середньоденного доходу. Розрахунок декретних виглядає так:

Декретні виплати = Тривалість декретної відпустки (у календарних днях) × Сума середньоденного доходу.

Для точного нарахування декретних важливо знати, які платежі можна враховувати та дбати про правильний розрахунок середньоденного доходу. Цей дохід обчислюється за правилами, встановленими Порядком обчислення середньої зарплати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням (Порядок № 1266), затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 року № 1266.

Сума середньоденного доходу залежить від розрахункового періоду та виплат, отриманих протягом цього періоду. Розрахунковий період - це 12 календарних місяців перед місяцем, в якому починається декретна відпустка. Він розраховується в календарних днях, із виключенням тих днів, коли працівниця була відсутня з важливих причин. До виключених днів входять:

• Дні лікарняних;
• Дні декретної відпустки;
• Дні відпустки для догляду за дітьми до трьох та шести років;
• Дні відпустки без оплати;
• З 1 січня 2023 року, дні, на які була призупинена дія трудового договору через силове втручання РФ проти України.

Наприклад, якщо працівниця йде у декрет 18 січня 2024 року, то розрахунковий період буде січень 2023 - грудень 2023 року. Якщо вона йде у декрет 18 лютого 2024 року, то період буде лютий 2023 - січень 2024 року, і так далі. Однак, якщо працівниця в цьому періоді була відсутня 6 днів з лікарняним і 10 днів відпустки за власний рахунок, то тривалість розрахункового періоду скоригована до 349 днів (=365 - 6 - 10).

Щодо святкових і вихідних днів (згідно зі статтею 73 КЗпП):

• При розрахунку допомоги по вагітності та пологах - вони враховуються та оплачуються;
• При розрахунку декретних відпусток по усиновленню - вони виключаються (згідно із статтею 181 Закону "Про відпустки" від 15.11.1996 року № 504).

У випадку, коли працівниця була в трудових відносинах менше 12 календарних місяців, розрахунковий період визначається на основі повних календарних місяців. Якщо вона працювала менше ніж 1 повний календарний місяць, то розрахунковим періодом є фактичний робочий час.

Дні, коли працівниця була у лікарні раніше (включаючи ті самі лікарняні), а також дні, коли вона брала відпустку за свій рахунок, не враховуються при розрахунку декретних.

Під час розрахунку середньоденної виплати, ми враховуємо тільки доходи, які були отримані за місяці розрахункового періоду та з яких були сплачені єдиний внесок. Розрахунок декретних виконується на основі цього доходу, проте виключаються такі платежі:

• Оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок роботодавця);
• Допомога по тимчасовій непрацездатності (лікарняних за рахунок Фонду);
• Допомога по вагітності та пологах (декретних);
• Виплати (премії, відпускні тощо), нараховані за місяць, який повністю вилучено з розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівниця пройшла весь місяць у відпустці без збереження заробітної плати, але отримала квартальну або річну премію, така премія не враховується;
• Матеріальна допомога одноразового характеру (на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, вирішення соціально-побутових питань), яка не підлягає сплаті єдиного внеску.

Отже, розрахунок середньоденної виплати виконується наступним чином:

Середньоденний дохід (зарплата) = Дозволені платежі за розрахунковий період / (Тривалість розрахункового періоду - дні, які слід виключити)

Обмеження середньоденної виплати при розрахунку допомоги по вагітності та пологах 2024

Обмеження на розмір середньоденної виплати під час розрахунку декретних у 2024 році залежать від заробітної плати працівниці та її страхового стажу, який становить 12 календарних місяців перед виникненням страхового випадку.

Конкретно, сума допомоги по вагітності та пологах на місяць не може бути меншою, ніж розмір допомоги, розрахований відповідно до мінімальної зарплати, яка діяла на момент настання страхового випадку (згідно з пунктом 2 Порядку № 1266). У випадку, коли середня заробітна плата не досягає мінімуму, для обчислення середньоденної виплати використовується значення 30,44, що відображає середньомісячну кількість календарних днів (згідно з пунктом 4 Порядку № 1266):

Середньоденна виплата (зарплата) = Мінімальна зарплата ÷ 30,44

Якщо працівниця мала страховий стаж менше 6 місяців протягом 12 місяців перед вагітністю, то їй накладається максимальне обмеження, і розмір декретних виплат становить двічі більше мінімальної зарплати на момент переходу до декретної відпустки.

Залишити заявку 067 341 76 94

Таким чином, мінімальна середньоденна зарплата розраховується як: 7100 (мінімальна зарплата за місяць) ÷ 30,44 = 233,25 грн. За цим значенням можна розрахувати загальну суму мінімальних виплат за 126 днів: 233,25 * 126 = 29389,5 грн.

Максимальна середньоденна зарплата визначається як максимальна база для розрахунку єдиного внеску (106 500 грн), поділена на 30,44. Таким чином, у 2024 році вона становить 3498,68 грн. Обмеження, що діють для лікарняних, також застосовуються і до розрахунку середньоденних виплат - середньоденна виплата не може перевищувати максимальну суму бази для розрахунку єдиного внеску на момент закінчення розрахункового періоду (згідно з пунктом 4 Порядку № 1266), що в даний час складає 15 мінімальних заробітних плат.

Розрахунок всіх цих обмежень на 2024 рік для 126 календарних днів декретних виплат наведений у таблиці нижче

Мінімальні та максимальні декретні виплати за 126 к. днів у 2024 році

Проте, розрахувати загальну суму декретних виплат не так просто, оскільки для нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ), декретні виплати повинні бути розподілені на кожний окремий місяць. Це відбувається шляхом перемноження середньоденної виплати на кількість календарних днів у кожному місяці, за які вони нараховані. Важливо враховувати, що розмір декретних виплат на кожний місяць залежить від тривалості самого місяця, тобто кількості календарних днів в ньому. Ця відмінність призводить до різних сум декретних виплат у різні місяці, і це відображено в таблиці нижче.

Середньоденна заробітна плата та допомога у зв'язку з вагітністю та пологами обмежені місячним розміром 2024

Розрахунок проводиться наступним чином:

• Середньоденна виплата (зарплата) розраховується як 7100 грн поділити на 30,44, де 7100 грн - мінімальна зарплата грудня 2023 року, оскільки при виході у декрет у січні 2024 року для максимального обмеження враховується мінімальна зарплата попереднього місяця, а саме грудня 2023 року.

** Для обчислення середньоденної виплати, що стосується максимального обмеження, використовується формула: 7100 грн помножити на 15 і поділити на 30,44. Ця формула застосовується до декретних виплат, нарахованих у місяці, за який вони нараховані. Це стосується максимальної бази ЄСВ, що діяла протягом січня 2024 року.

*** Максимальна база ЄСВ для січня-грудня 2024 року становить 106 500 грн, що дорівнює 7100 грн помножити на 15. При застосуванні цього правила для декретних виплат нараховується розмір максимальної бази ЄСВ, яка діяла у місяці, за який вони нараховані. Ця методика також відноситься до "перехідних" лікарняних та відпусток.

Залишити заявку 067 341 76 94

Обмеження на суму допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, що виплачується протягом місяця

Питання обмежень стосовно розміру декретних за повний місяць розглядається наступним чином:

• Мінімальні декретні: Якщо розмір декретних за повний місяць менше, ніж мінімальна зарплата, то не потрібно донараховувати їх до мінімального рівня. Проте, у випадку, коли інших виплат немає або їхня сума недостатня, у деякі місяці може виникнути ситуація, відома як ЄСВ-різниця. В цьому випадку слід донараховувати єдиний соціальний внесок на різницю між мінімальною базою (мінімальна зарплата) та фактичною базою (розмір декретних). Ця ситуація виникає у лютому, квітні, червні, вересні, листопаді 2023 року, коли місяці мають менше календарних днів (28 або 30, в порівнянні зі стандартними 30,44 днями).
• Максимальні декретні: Розмір декретних не може перевищувати базу нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески. Щоб порівняти ці значення, використовується максимальна база ЄСВ, що діяла у місяці, за який нараховані декретні. Зазвичай ця ситуація виникає в місяцях з 31 днем (більше, ніж 30,44). Проте в бюджетних установах такий розмір декретних є незвичайним.

Не потрібно намагатися збільшити розмір декретних до рівня мінімальної зарплати, якщо вони менше за цей показник. Обмеження застосовується лише до середньоденної виплати. У розрахунку за місяць розмір декретних може бути меншим за мінімальну зарплату.

Необхідно враховувати такі обмеження:

• Середньоденна виплата (зарплата) повинна бути не менше мінімальної зарплати у місяці виходу в декрет, поділена на 30.44.
• Середньоденна виплата (зарплата) не повинна перевищувати 15 разів мінімальну зарплату останнього місяця розрахункового періоду, поділену на 30.44.
• Середньоденна виплата (зарплата) не повинна перевищувати 2 рази мінімальну зарплату у місяці виходу в декрет, поділену на 30.44, якщо страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців.
• Розмір декретних за місяць не повинен перевищувати 15 разів мінімальну зарплату у тому самому місяці, за який нараховані декретні.

Таким чином, при збільшенні мінімальної зарплати розмір декретних не перераховується.

Приклад розрахунку декретних у 2024 році:

Працівниця уклала трудові відносини з установою 30 серпня 2023 року. Листок непрацездатності з вказаною причиною "Вагітність і пологи" (код 2) був оформлений 18 січня 2024 року і мав тривалість 126 календарних днів. Виплати, здійснені протягом розрахункового періоду з 01 січня 2023 року по 31 грудня 2023 року, наведено в таблиці нижче. Серпень 2023 року не враховується, оскільки це був неповний місяць роботи. У жовтні 2023 року працівниця була у відпустці за свій рахунок протягом 5 календарних днів.

Для розрахунку суми допомоги по вагітності та пологах виконайте наступні кроки:

Крок 1. Обчисліть середньоденну виплату.

Спочатку розділіть суму фактичного заробітку працівника за повні відпрацьовані місяці розрахункового періоду на кількість календарних днів у цих місяцях (згідно з пунктом 3 і пунктом 26 Порядку № 1266):

24821 грн ÷ (122 к. дн. – 5 к. дн.) = 24821 грн/117 к. дн. = 212,15 грн

Крок 2. Порівняйте фактичну середньоденну виплату з середньоденним заробітком, розрахованим на основі однієї і двох мінімальних зарплат.

Це необхідно зробити, оскільки страховий стаж працівниці за останні 12 місяців до лікарняного менше шести місяців:

212,15 грн ˂ 466,50 грн

Порівнюємо тепер середньоденну зарплату з мінімальним обмеженням – обмеження не дотримується:

212,15 грн ˂ 233,25 грн

Зазначена порівняльна таблиця показує, що фактична середньоденна виплата нижча за мінімальний рівень. Тому суму допомоги слід розраховувати на основі середньоденного заробітку, обчисленого відповідно до мінімальної зарплати, тобто 233,25 грн.

Крок 3. Розрахуйте розмір декретних.

Помножте середньоденну виплату, розраховану на основі однієї мінімальної зарплати, на кількість календарних днів лікарняного за вагітності та пологами:

233,25 грн × 126 к. дн. = 29389,50 грн

Крок 4. Суму 29389,50 грн слід розподілити на місяці з 18 січня 2024 року по 23 травня 2024 року (126 календарних днів).

Такий розбір по місяцях потрібен для заповнення Додатка Д1 до об'єднаного Податкового розрахунку. Поділка суми за місяцями необхідна для ЄСВ-звітності

Залишити заявку 067 341 76 94

Оподаткування декретних виплат у 2024 році

Оподаткування декретних виплат у 2024 році передбачає нарахування лише єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) у розмірі 22% (8,41% для осіб з інвалідністю). Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір з цих виплат не стягуються (відповідно до пункту 165.1.1 Податкового кодексу України). Однак сума такого доходу відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку з відзнакою доходу "128".

Отже, на декретні виплати застосовується лише ЄСВ, і не стягуються ПДФО та військовий збір.

Також важливо відзначити, що всі декретні виплати повністю відображаються у Додатку Д1 Податкового розрахунку у місяці, в якому вони нараховані, незалежно від тривалості перебування в декретній відпустці.

Облік нарахувань допомоги по вагітності та пологах

Облік нарахувань допомоги по вагітності та пологах в одній бюджетній установі виглядає наступним чином (цифри взяті з попереднього прикладу).

Залишити заявку 067 341 76 94