Як оформити бухгалтерську довідку у 2025 році: приклад і рекомендації
26 June 2025
Бухгалтерська довідка — це внутрішній документ підприємства, який підтверджує ті чи інші господарські операції, що не мають стандартного первинного документа або потребують додаткових роз’яснень. У 2025 році її роль залишається незмінною — обґрунтування для відображення подій в обліку.
Такий документ можуть складати як для пояснення певних бухгалтерських рішень, так і для підтвердження нарахувань, виправлень помилок чи уточнення даних. Незважаючи на відсутність уніфікованої форми, бухгалтерська довідка повинна відповідати вимогам до первинних документів згідно із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
У цій статті ми розглянемо, в яких випадках складається бухгалтерська довідка, що в ній обов’язково має бути, та надамо актуальний зразок заповнення на 2025 рік.
Що таке бухгалтерська довідка і навіщо вона потрібна
Бухгалтерська довідка — це первинний документ довільної форми, який складає бухгалтер для оформлення певної господарської операції. Зазвичай її оформлює один бухгалтер, іноді підтвердження надає головний бухгалтер.
Зверніть увагу: первинним документом вважається той, що містить інформацію про господарську операцію (ст. 1 Закону «Про бухгалтерський облік» № 996 від 16.09.1999).
Цей документ необхідний у таких випадках: якщо відсутній інший первинний документ для операції (наприклад, списання витрат чи закриття рахунків), або коли бухгалтер самостійно розраховує суму операції і має підтвердити її документально. В обох випадках бухгалтерська довідка служить підтвердженням проведених операцій, що важливо при перевірках контролюючих органів.
Бланк бухгалтерської довідки: нормативні вимоги
Типова форма бухгалтерської довідки для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755. Втім, цей бланк є лише рекомендацією — бухгалтерська довідка може бути оформлена у довільній формі, головне — з дотриманням обов’язкових реквізитів.
Обов’язкові реквізити бухгалтерської довідки
Для будь-якого первинного документа важливо дотримуватись обов’язкових реквізитів, які передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку (наказ Мінфіну № 88 від 24.05.1995).
У бухгалтерській довідці обов’язково мають бути:
- назва документа («бухгалтерська довідка»);
- дата складання;
- підпис бухгалтера, відповідального за операцію;
- підпис головного бухгалтера після перевірки;
- детальний опис операції (коригування, розподіл витрат тощо), з вказанням суми та одиниць виміру;
- назва установи, де складена довідка.
За потреби також слід включати пояснення щодо причин помилки, посилання на документи, меморіальні ордери, розрахунки та інші важливі деталі, що підтверджують правильність операції.
Підпис керівника у бухгалтерській довідці: чи потрібен?
Типова форма з наказу № 755 не передбачає підпис керівника, але якщо документ оформлюється для коригування операцій, які раніше були підписані керівником, то його підпис або візи («Ознайомлений», «Не заперечую») варто додати.
Особливо це актуально для операцій, пов’язаних із нарахуванням пені, штрафів або утримань із зарплати, де повноважень головного бухгалтера недостатньо. Також підпис керівника необхідний при зміні КЕКВ за вже закритий період, щоб уникнути проблем із звітністю і відповідальністю.
Коли потрібна бухгалтерська довідка
Бухгалтерська довідка складається у двох основних випадках:
- Виправлення помилок у бухгалтерському обліку
- Пояснення та документальне оформлення розрахунків до господарських операцій
Згідно з методом «червоного сторно» (пункт 4.3 Положення № 88), при виправленні помилок у довідці:
- помилкові проведення позначають червоним чорнилом або знаком «-»;
- правильні — звичайним чорним чорнилом.
Також бухгалтерська довідка використовується для оформлення таких операцій, як:
- розрахунок і розподіл транспортно-заготівельних та загальновиробничих витрат;
- закриття рахунків доходів і витрат у кінці звітного періоду;
- розрахунок уцінки або дооцінки основних засобів;
- формування забезпечень і резервів;
- нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА);
- нарахування пені та штрафів за договорами;
- утримання збитків із зарплати працівника;
- збільшення статутного капіталу при придбанні необоротних активів;
- вилучення асигнувань на необоротні активи з доходів звітного періоду;
- нарахування відсотків за депозитами;
- інші операції, що потребують документального підтвердження суми або причин.
Додаткові матеріали до бухгалтерської довідки
До бухгалтерської довідки можуть додаватися різні додатки, наприклад:
- Відомість розрахунків. Якщо розрахунків багато і не поміщаються на одній сторінці, складають окрему відомість із посиланням на неї у довідці;
- Копії або оригінали документів. Наприклад, договір купівлі-продажу з деталями про нарахування пені;
- Довідкова інформація. Дані з офіційних джерел, наприклад, роздруківка облікової ставки НБУ або індексу споживчих цін.
Приклад заповнення бухгалтерської довідки: ситуація з МНМА
У січні 2025 року бюджетна установа придбала 20 ортопедичних матраців на суму 48 000 грн (включно з ПДВ). Помилково їх оприбуткували як МШП (рахунок 1812). Витрати на доставку склали 500 грн. У серпні виявлено помилку, і матраци було враховано як МНМА (рахунок 1113), оскільки строк експлуатації понад 1 рік.
Для виправлення застосовується метод «червоне сторно»:
|
№ |
Опис операції |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
1 |
Коригування оприбуткування МШП (вартість без ПДВ + доставка) |
1812 |
6211 |
-40 500,00 |
|
2 |
Коригування списання МШП на матеріальні затрати |
8013 |
1812 |
-40 500,00 |
|
3 |
Коригування фінансового результату по кошторису |
5511 |
8013 |
-40 500,00 |
Правильні проведення:
|
№ |
Опис операції |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
4 |
Відображення капітальних інвестицій |
1312 |
6211 |
40 500,00 |
|
5 |
Введення МНМА в експлуатацію |
1113 |
1312 |
40 500,00 |
|
6 |
Вилучення асигнувань на придбання необоротних активів |
7111 |
5411 |
40 500,00 |
|
7 |
Збільшення внесеного капіталу |
5411 |
5111 |
40 500,00 |
|
8 |
Нарахування амортизації МНМА (метод 50/50) |
8014 |
1412 |
20 225,00 |
|
9 |
Віднесення амортизації на фінансовий результат |
5511 |
1412 |
20 225,00 |
За потреби використовується одна бухгалтерська довідка з копіями для різних меморіальних ордерів.
Приклад заповнення бухгалтерської довідки: нарахування відсотків
Установа розмістила тимчасово вільні кошти в сумі 1 000 000 грн на депозит під 10% річних на 2 місяці. Відсотки нараховуються щомісяця.
|
№ |
Опис операції |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
1 |
Нарахування доходу від банківських відсотків |
2117 |
7311 |
8 333,33 |
|
2 |
Зарахування відсотків на реєстраційний рахунок |
2313 |
2117 |
8 333,33 |
|
3 |
Закриття рахунку доходів наприкінці періоду |
7311 |
5511 |
8 333,33 |
