Як оформити простій на підприємствах в умовах повномасштабного вторгнення

20 September 2023

Простій на підприємстві та його причини

Простій на підприємстві та його причини можуть бути поділені на наступні категорії:

1. Технічні умови.
2. Організаційні умови.
3. Невідворотна сила та інші непередбачені обставини, включаючи повномасштабне вторгнення.

Простій, як правило, виникає тоді, коли не можливо забезпечити виконання необхідних умов для функціонування підприємства, як визначено в статті 34 Кодексу законів про працю. Цей режим може бути застосований до всього підприємства або окремих його підрозділів, а також до окремих працівників.

Повномасштабне вторгнення, як форс-мажорна обставина, може бути однією з можливих причин для введення режиму простою на підприємстві. Крім активних дій у регіоні, іншими можливими причинами для простою в умовах повномасштабного вторгнення можуть бути економічні чинники, такі як:

• відсутність замовлень, економічні санкції, втрата ринків збуту та інші обмеження
• технічні проблеми, включаючи відключення комунікаційних послуг і обладнання, яке не може бути відремонтоване через відсутність комплектуючих або необхідних спеціалістів,
• масова евакуація або виїзд працівників.

Які переваги простою в умовах повномасштабного вторгнення?

Простій підприємств під час повномасштабного вторгнення має такі переваги для роботодавців

• Працівники продовжують працювати;
• Оплата праці працівників може бути зменшена (мінімальний рівень під час простою - 2/3 окладу). Однак, якщо існують обов'язкові виплати, безпосередньо пов'язані із заробітною платою, такі як доплати за науковий ступінь, вислугу років, звання тощо, ці виплати мають бути збережені;
• Вони не повинні виплачуватися понад мінімальну заробітну плату;
• згода працівника (навіть формальна) на відпустку не потрібна.

Роботодавець може оформити все на свій розсуд.

Хто може видавати повідомлення про простій?

Повідомлення про простій можуть бути видані для всієї компанії, окремих відділів та окремих працівників. Ви також можете надати просту відпустку працівникам, які працюють неповний робочий день. Звичайно, не слід надавати простій працівникам, які не здатні керувати компанією, оскільки вони не зможуть приймати необхідні рішення. Такими працівниками є, в першу чергу, генеральний директор (або його заступник) та головний бухгалтер.

Тому, якщо простій має бути оформлений на всю компанію, то ".... . за винятком директорів, їх перших віце-президентів та головного бухгалтера", то він повинен бути оформлений без урахування цих посад.

Залишити заявку 067 939 40 12

Альтернативи простою в умовах повномасштабного вторгнення

Варто зазначити, що варіант оформлення зупинки підприємства в умовах повномасштабного вторгнення не є єдиним варіантом припинення діяльності. Існує також так зване призупинення трудових договорів, умови якого передбачені статтею 13 Закону № 2136 від 15 березня 2022 року("Закон № 2136") "Про особливості регулювання трудових відносин в умовах повномасштабного вторгнення"

Інші альтернативи реєстрації простоїв

Існують інші можливі варіанти управління ситуацією, що вимагає призупинення роботи, які можуть бути використані під час мирного часу. Ось деякі альтернативи простою:

1. Дистанційна робота: Відповідно до статті 602 Кодексу законів про працю, можливо організувати роботу з віддаленого доступу. Однак цей варіант не завжди підходить для всіх видів діяльності. В умовах повномасштабного вторгнення це може бути застосовано, наприклад, для головного бухгалтера та керівника.

2. Щорічна відпустка: Ще однією альтернативою є надання працівникам щорічної відпустки. Однак не всі працівники можуть бути відправлені у відпустку, і це також означає витрати на оплату відпустки за середньомісячним заробітком, що може перевищити витрати на оплату простою.

3. Відпустка за власний рахунок: Іншою альтернативою є надання працівникам відпустки за їхнім бажанням і на їхній рахунок. Проте, під час повномасштабного вторгнення працівників не можна примушувати піти у таку відпустку, і це може вимагати витрат на збереження заробітної плати впродовж усього періоду повномасштабного вторгнення згідно зі статтею 12 Закону № 2136.

4. Переведення на роботу на неповний робочий день: Ця альтернатива передбачає зменшення робочого часу працівників. Однак серед недоліків може бути неможливість впровадження цього заходу під час повномасштабного вторгнення, а також необхідність доплачувати до мінімального розміру заробітної плати пропорційно зменшеному робочому часу, що може бути недоцільним у ситуації, коли кошти на оплату праці обмежені.

Недоліком цих альтернатив є необхідність отримати згоду від працівників, а в умовах повномасштабного вторгнення це може бути важким завданням через обмежений зв'язок з ними.

Коли не можна фіксувати час простою

Час простою не може бути зафіксований у таких випадках

• У відпустці (щорічній, додатковій, соціальній або неоплачуваній);
• на лікарняному
• У декретній відпустці або відпустці по догляду за дитиною
• За визначенням, такі працівники не виконують роботу, а отже, не вважаються безробітними на підприємстві або в підпорядкованих йому організаціях.

Як оформити простій на підприємстві

Для оформлення режиму простою на підприємстві слід дотримуватися вказаних нижче кроків, згідно з листом Міністерства соціальної політики України від 04.10.2013 № 179/06/186-13 (далі — Лист № 179). Ось порядок дій:

1. Попередження працівників: Хоча Кодекс законів про працю не врегульовує цей крок, попередження працівників може бути здійснене усно або через засоби дистанційного зв'язку, особливо у випадку відсутності можливості зустрічі з працівниками через виїзд частини персоналу.

2. Пропозиція переведення на іншу роботу: Згідно з частиною 2 статті 34 Кодексу законів про працю, працівникам може бути запропоновано переведення на іншу роботу за умови їхньої згоди і з врахуванням їхньої спеціальності та кваліфікації. Проте, в умовах повномасштабного вторгнення, це може бути важким завданням через складні обставини.

3. Акт про простій (не обов’язковий): Акт про простій не є обов'язковим документом і має довільну форму. У випадку повномасштабного вторгнення, його складання можна пропустити і замість цього посилатися на Указ Президента "Про введення повномасштабного вторгнення в Україні" від 24.02.2022 № 64/2022 (далі — Указ № 64). Однак, якщо ви все ж обираєте складати акт, слід детально описати причини, які ускладнюють роботу підприємства, такі як виїзд частини працівників, активні дії в регіоні, втрата ринку збуту тощо. Цю інформацію також можна включити у наказ про простій.

4. Видання наказу про простій: В наказі про простій слід посилатися на акт про простій (або Указ № 64), а також на частину 1 статті 34 Кодексу законів про працю.

5. Запис у табелі обліку робочого часу: У табелі обліку робочого часу, у дні простою, слід встановити літерне позначення "П" замість звичайного "Р".

Цей порядок дій допоможе правильно оформити режим простою на підприємстві відповідно до встановлених правил і законодавства

Залишити заявку 067 939 40 12

Приклад наказу про простій на підприємстві

Ось приклад наказу про простій на підприємстві, відповідно до листа № 179, який має містити наступні елементи:

1. Причини, які призвели до простою.

2. Тривалість простою. Замість конкретної дати закінчення простою можна використовувати загальну фразу «до моменту завершення повномасштабного вторгнення».

3. Перелік працівників, до яких застосовується простій. Не обов'язково оголошувати простій для всіх працівників; можна встановити простій лише для певних відділів чи груп працівників.

4. Порядок оплати під час простою.

5. Порядок роботи під час простою та потреба у присутності на робочому місці. Наприклад, може бути введений дистанційний режим роботи.

Цей наказ допоможе коректно організувати та здійснити простій на підприємстві з урахуванням всіх необхідних деталей та вимог

• Зразок наказу про простій на підприємстві ЗАВАНТАЖИТИ

Способи оплати простою на підприємствах

Виплати за час простою не з вини працівника є частиною заробітної плати (див. інструкцію 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державної служби статистики України від 13 січня 2004 року № 5). (див. інструкцію 2.2.12 Наказу). Як оплата за невідпрацьований час, вона включається до фонду додаткової заробітної плати. Це означає, що оплата за невідпрацьований час, як і оплата за іншу роботу, повинна виплачуватися не рідше двох разів на місяць, в день виплати заробітної плати. Це означає, що виплачується аванс, а решта - в кінці місяця. Це також підтверджується Циркуляром Міністерства економіки № 4711-06/20380-07 від 2 квітня 2021 року.

Примітка: Оскільки "простій" - це також заробітна плата, вона повинна бути виплачена авансом.

Однак, зважаючи на ситуацію повномасштабного вторгнення, відповідальність за порушення строків виплати заробітної плати, в тому числі авансу, не передбачена (Закон № 2136, ч. 3).

Приклад 1 (частина місяця — простій). Згідно з наказом, що був введений на підприємстві, було оголошено режим простою з 03.03.2022 по 10.04.2022 у зв'язку з введенням повномасштабного вторгнення та активними діями у регіоні. Основна заробітна плата працівника становить 6500 гривень.

Працівник відпрацював всього 2 робочих дні з 01.03.2022 по 02.03.2022.

У березні 2022 року загалом було 23 робочих дні (призначено було 22 робочих дні, але під час дії повномасштабного вторгнення враховувати неробочі та святкові дні не обов'язково, отже, додатково був врахований 8 березня, згідно з ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

За результатами розрахунків видно, що за період з 01.03.2022 по 02.03.2022 працівник має отримати суму в розмірі 565,22 гривень (6500 гривень * (2/23)).

З 03.03.2022 по 31.03.2022 нараховано 21 робочий день.

Отже, під час простою працівник має бути оплачений за окладом на суму 3956,52 гривень (6500 гривень * (21/23) * (2/3)).

Загалом, працівник повинен отримати 4521,74 гривень за березень 2022 року за основним окладом.

Важливо відзначити, що працівник може також отримати премії чи інші доплати, якщо він відповідає відповідним умовам.

Розподіл оплати може бути проведений наступним чином:

1. Аванс (2 відпрацьовані дні + 9 днів простою) – 2113,42 гривень (565,22 гривень + 3956,52 гривень * 9/23).
2. За другу половину місяця (12 днів) – 2064,27 гривень (3956,52 гривень * 12/23).

Варто зауважити, що доплата до мінімальної зарплати не передбачена в разі простою (згідно з поясненнями Міністерства соціальної політики). Однак це стосується лише повного місяця простою. У випадку 2-х робочих днів роботи з 01.03.2022 по 02.03.2022 доплата до мінімальної зарплати була б надлишковою, адже основний оклад вже рівний мінімуму.

Залишити заявку 067 939 40 12

ЄСВ та оподаткування заробітної плати під час простою

Податок на доходи фізичних осіб та ВЗ розраховуються в стандартному порядку. Наявність простою не впливає на запис у додатку 4ДФ до податкового розрахунку.

Наявність простою не впливає на правила нарахування внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. Якщо сума доходу менша за розмір мінімальної заробітної плати, ЄСВ нараховується у розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, в якому отримано дохід. Це означає, що у прикладі 1 працівнику слід нарахувати мінімальний страховий внесок у розмірі 1430 грн. (= 6500 грн. х 0,22) як у березні 2022 року, так і у квітні 2022 року, а не на фактичну заробітну плату, яка в обох місяцях менша за 6500 грн.

Простій і мобілізовані працівники

Процес простою на підприємстві не впливає на статус мобілізованих працівників. Для мобілізованих працівників застосовуються трудові гарантії, визначені відповідно до статті 119 КЗпП. Ці гарантії включають збереження місця роботи, посади та середнього заробітку. Отже, мобілізованим працівникам, незважаючи на оголошений простій, слід нараховувати оплату на основі їхнього середнього заробітку, а не 2/3 окладу.

Як обліковувати простій на підприємстві

Процес простою впливає на облік витрат зарплати, зокрема для робітників виробництва. Відповідно до стандартів обліку, при оформленні простою виробництва рахунок 91 «Загальновиробничі витрати» використовується замість рахунку 23 «Виробництво». Це стосується випадку, коли на підприємстві існує виробництво (відповідно до пункту 15.9 НП(С)БО 16 «Витрати»).

Якщо на підприємстві виробництва немає, то в такому випадку використовується субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності» замість рахунку 23 «Виробництво». Це обумовлено тим, що рахунок 91 не може бути застосований у випадку відсутності виробництва, відповідно до визначення.

Щодо працівників адміністрації та збутового персоналу, рахунки витрат залишаються незмінними і продовжують використовуватися таким чином, як це було раніше – 92 «Адміністративні витрати» і 93 «Витрати на збут» відповідно.

Тривалий простій та основні засоби

У випадку тривалого простою, що триває понад місяць, можливо оформити консервацію основних засобів і припинити нарахування амортизації згідно з пунктом 23 НП(С)БО 7 «Основні засоби».

Залишити заявку 067 939 40 12