Як оформити заяву-розрахунок для виплати лікарняних: покроковий приклад
26 June 2025
У випадку тимчасової непрацездатності працівника роботодавець повинен не лише розрахувати лікарняні, а й передати заяву-розрахунок до Фонду соціального страхування. Цей документ є основою для отримання коштів із бюджету на покриття витрат, пов’язаних із лікарняними.
Хоч форма заяви-розрахунку є уніфікованою, її заповнення часто викликає запитання: які дані обов’язкові, куди їх вносити, які строки подання, чи можна подавати онлайн тощо. Особливо це важливо для бухгалтерів бюджетних установ, де відповідальність за помилки — підвищена.
У цьому матеріалі ми детально розберемо, як правильно оформити заяву-розрахунок на лікарняні у 2025 році, на що звернути увагу під час заповнення та надамо актуальний приклад.
- Заява-розрахунок на виплату лікарняних — бланк
- Заява-розрахунок лікарняних — зразок 2025
- Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам — зразок
Актуальний бланк заяви-розрахунку на лікарняні
Для всіх видів страхових випадків — як загального захворювання, так і нещасних випадків на виробництві — діє єдина форма заяви-розрахунку. Вона подається відповідно до Додатка 1 постанови Фонду соціального страхування від 19.07.2018 № 12. Хоча після впровадження електронних лікарняних зміни до цієї постанови офіційно не вносилися, колишній ФСС опублікував оновлений зразок із коригуванням кодів причин непрацездатності.
Цей зразок залишається актуальним і в 2025 році. Пенсійний фонд України, що з 2023 року перебрав функції ФСС, не затвердив нової форми, тому для оформлення лікарняних продовжуємо використовувати документ із постанови № 12.
Серед нововведень — оновлені коди причин непрацездатності: наприклад, «Вагітність і пологи» тепер позначається як «2», COVID-19 — як «10», а догляд за хворим членом сім’ї — як «4». Також додані коди «11» для профзахворювань та «12» для нещасного випадку. При оформленні за е-лікарняним серію вказувати не потрібно — у відповідній графі ставиться «х».
Як подати заяву-розрахунок до ПФУ: електронно та на папері
Електронне подання через портал ПФУ
Подати заяву можна через особистий кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду. При цьому більшість даних автоматично підтягнуться з електронного лікарняного. Проте є декілька нюансів:
- у одній заяві можна зазначити до 200 листків непрацездатності;
- у назві підприємства не слід використовувати лапки;
- окремого договору з ПФУ для подання не потрібно.
Паперовий варіант подання
Якщо підприємство подає документи в паперовому вигляді, заяву-розрахунок необхідно скласти вручну і подати до найближчого сервісного центру ПФУ. У цьому разі обов’язково додаються копії паперових лікарняних листків.
Строки фінансування лікарняних Пенсійним фондом
Після змін у процедурі фінансування терміни розгляду заяв-розрахунків скоротилися. Якщо раніше ФСС перераховував кошти протягом 10 днів, то ПФУ має профінансувати виплату лікарняних вже за 3 робочі дні після отримання правильно оформленої заяви-розрахунку. Це позитивна зміна, що дозволяє роботодавцям швидше забезпечити працівників необхідними виплатами.
Як правильно заповнити заяву-розрахунок на лікарняні
Перед тим як оформлювати заяву-розрахунок, установа повинна мати рішення уповноважених осіб про призначення допомоги з тимчасової непрацездатності. Це може бути рішення комісії із соціального страхування або уповноваженої особи, оформлене за зразком з додатку до постанови ФСС від 19.07.2018 № 13, або на підставі власного внутрішнього документа.
Таке рішення слід ухвалити протягом 10 робочих днів із дати надходження е-лікарняного. Відлік починається з моменту, коли листок непрацездатності отримує статус «Готовий до сплати». Для вагітності та пологів (код 2) статус надається через 7 днів від дати відкриття, для інших випадків — через 7 днів після дати закриття. Увага: день відкриття/закриття до відліку не включається.
У разі, якщо подається паперовий лікарняний (наприклад, під час воєнного стану), днем подачі вважається дата, коли працівник передав документ до установи.
Способи подачі заяви-розрахунку до ПФУ
Подати заяву можна двома основними шляхами:
- Електронний спосіб — через кабінет страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ. Система автоматично підтягує електронні лікарняні та заповнює частину полів. Для авторизації обов’язково потрібен КЕП.
- Паперовий варіант — можливий за умови подання електронної копії на носії інформації (тип носія не уточнюється). Документи подаються до будь-якого сервісного центру ПФУ. Якщо є як електронні, так і паперові лікарняні, на кожен тип оформлюється окрема заява.
Порядок подання не вимагає додаткових документів до заяви, але ПФУ може запитати підтвердження під час попередньої перевірки.
Термін подачі та розгляд заяви ПФУ
Заяву слід подати протягом 5 робочих днів після ухвалення рішення уповноваженими особами установи. Цей строк є однаковим як для е-лікарняних, так і для паперових.
Після надходження заяви ПФУ здійснює попередню перевірку, і лише за її результатами приймає рішення про фінансування. За нормальних умов кошти перераховуються протягом:
- 10 робочих днів — у загальних випадках;
- 3 робочих днів — для вагітності та пологів.
Однак через затримки у фінансуванні можливі збої у строках виплат.
Приклад заповненої заяви-розрахунку
Нижче ви знайдете актуальний приклад заповненої заяви-розрахунку на виплату лікарняних у 2025 році, який допоможе уникнути типових помилок.
Як виправити помилки в заяві-розрахунку
Пенсійний фонд України надає офіційні відеоінструкції щодо виправлення неточностей у поданих заявах. Вони допоможуть внести зміни коректно та без повторних відмов.
Коли виплачувати працівникам лікарняні кошти
Після отримання фінансування від ПФУ, роботодавець повинен перерахувати працівникові кошти в перший найближчий день виплати заробітної плати. А допомогу на поховання — не пізніше наступного робочого дня.
Протягом одного місяця після виплати допомоги потрібно надіслати до ПФУ повідомлення про здійснену виплату. Якщо упродовж 3 місяців фонд не отримає цього повідомлення, він має право ініціювати перевірку.
