Як вести книгу обліку доходів і витрат: покрокове роз’яснення для ФОП

06 August 2025

Книга обліку доходів і витрат – важливий елемент податкового обліку для фізичних осіб-підприємців. Від правильності її ведення залежить не лише спокій під час перевірок, а й можливість уникнути штрафів та непорозумінь з податковою.

У 2025 році вимоги до оформлення та заповнення книги залишаються актуальними для більшості ФОП на загальній системі оподаткування, а також окремих платників єдиного податку. У цій статті ми зібрали актуальну інформацію, роз’яснили порядок ведення книги та навели приклади для заповнення.

Навіть якщо ви ведете облік у цифровому форматі, важливо знати нормативні вимоги і типові помилки, які допускають підприємці. Розберімося, як зробити все правильно — крок за кроком.

• Книга обліку доходів і витрат для ФОП
• Форма для амортизації (додаток до Книги)
• Зразок заповнення Книги обліку доходів і витрат ФОП
• Зразок заповнення Акта введення в експлуатацію ОЗ у ФОП
• Порядок заповнення окремих граф Книги обліку доходів і витрат
  
• Порядок заповнення додатка для розрахунку амортизації
• Зразок Книги обліку доходів і витрат для ФОП
• Зразок Акта введення в експлуатацію для ФОП

Залишити заявку 067 341 76 94

Що таке книга обліку доходів і витрат у 2025 році

Фізичні особи-підприємці на загальній системі оподаткування, а також незалежні професіонали ведуть облік своєї діяльності у встановленій формі. Це передбачено п. 177.10 Податкового кодексу України. Хоча нормативні документи використовують термін «типова форма», більшість звикла називати її просто «книгою обліку доходів і витрат» (далі — Книга).

Вести Книгу можна як у паперовому, так і в електронному вигляді. Важливо пам’ятати, що форма є типовою — змінювати чи видаляти графи в ній не дозволяється.

Головна мета Книги — фіксувати інформацію для розрахунку чистого оподатковуваного доходу підприємця, тобто прибутку.

Книга виконує такі функції:

• забезпечує базу для заповнення річної декларації про майновий стан і доходи;
• допомагає розрахувати авансові платежі з ПДФО щокварталу;
• є інструментом контролю з боку податкової;
• слугує засобом оприбуткування готівкових надходжень (оскільки ФОП не ведуть касову книгу).

Форма і порядок ведення Книги затверджені наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261. Реєстрація Книги в податковій не потрібна.

Паперова форма ведення книги

Якщо підприємець обирає паперовий варіант:

• записи мають бути розбірливими;
• використовується чорнило темного кольору (чорне або синє);
• виправлення вносяться новим записом із підписом особи.

Книгу можна надрукувати самостійно. Зараз немає вимог до шнурування, що підтверджують роз’яснення податкових органів.

Електронний варіант книги обліку

Є два способи вести електронну Книгу:

1. У форматі Excel — саме таку форму допускає Порядок № 261.
2. В електронному кабінеті платника на сайті ДПС — така опція передбачена, але ще не реалізована.

Для обох способів обов’язковим є наявність КЕП. Виправлення здійснюються шляхом додаткових рядків (з від’ємним або позитивним значенням).

На вимогу податкової електронну Книгу слід надати у паперовій формі з відповідними позначками («копія вірна», дата, підпис, печатка — за наявності).

Зберігання книги: терміни

Згідно з п. 44.1 ПКУ, Книга зберігається не менше 3 років після звітного періоду, в якому зроблено останній запис. Безпечніше чекати 1095 днів з дати завершення податкового періоду. Якщо не було перевірки з ЄСВ — варто зберігати книгу довше.

Чи можна здійснювати діяльність до ведення книги

Розпочинати господарську діяльність до дати заповнення Книги не рекомендується. Операції, внесені «заднім числом», можуть викликати підозру та розцінюватися як порушення. У разі перевірки це може призвести до адмінштрафу від 51 до 136 грн (ст. 164¹ КУпАП).

Залишити заявку 067 341 76 94

Облік доходів ФОП: основні правила

• Касовий метод: дохід визнається за фактом надходження коштів, а не за датою документів (накладних, актів).
• Аванси — це дохід: якщо кошти надійшли в ІІІ кварталі, а товар буде поставлено у IV — дохід визнається у ІІІ кварталі.
• Оплата може бути не лише грошовою: бартер також зараховується як дохід.

Облік витрат ФОП: головні умови

Витрати визнаються за таких умов:

• Наявність документів: це можуть бути накладні, акти, квитанції, чеки тощо.
• Факт оплати: лише оплачені витрати враховуються (має бути підтвердження).
• Зв’язок із доходом: витрати повинні бути безпосередньо пов’язані з отриманим доходом.
• Перелік витрат: має відповідати вимогам п. 177.4 ПКУ.

Якщо підприємець купив товар, але ще не продав або не оплатив його — витрати не визнаються.

Амортизація як витрати: що дозволено ФОП

Фізичні особи-підприємці на загальній системі оподаткування мають право включати до складу витрат амортизацію основних засобів та нематеріальних активів. Основні умови:

• Строки використання ФОП визначає самостійно згідно з пп. 177.4.9 ПКУ;
• Метод амортизації дозволено лише прямолінійний;
• Не підлягають амортизації об'єкти подвійного призначення, які важко відокремити для підприємницьких чи особистих потреб (земельні ділянки, житлова нерухомість, легкові авто).

Важливо: легкові автомобілі амортизувати заборонено, вантажні — дозволено (оновлення в пп. 177.4.6 ПКУ).

Автомобілі у ФОП: коли можна витрати, а коли — ні

ДПС не визнає право ФОП на податковий кредит з ПДВ при купівлі автомобіля, оскільки вони реєструються на фізосіб, а не на ФОП. Це підтверджено постановою ВСУ від 17.12.2018 (справа № 810/1726/16).

Втім, списання витрат на паливно-мастильні матеріали (ПММ) можливе за умови дотримання норм і правильного оформлення (ІПК № 4265/Є/99-99-13-01-02-14 від 02.10.2018).

Залишити заявку 067 341 76 94

Списання собівартості в день отримання доходу: чи припустимо

Якщо продаж товарів відбувається регулярно і вони однотипні, деякі підприємці списують витрати в день будь-якої реалізації. Але це — ризикований підхід:

• Закон цього прямо не дозволяє;
• Якщо перевірка виявить порушення відповідності документів, можливі штрафи.

Рекомендація: облік повинен дозволяти чітко встановити, з якої саме партії був реалізований товар.

Як вести Книгу обліку доходів і витрат

Основні правила:

• Записи ведуться у гривнях з копійками;
• Кожна операція підтверджується документально, документи зберігаються разом із Книгою 3 роки;
• Виправлення робиться шляхом нового запису з поясненням та підписом підприємця;
• Запис ведеться в день фактичного отримання доходу або понесення витрат (винятки — комунальні послуги);
• Підсумки місяця, кварталу, року — не обов’язкові, але бажані для зручності;
• ПДВ не включається у витрати платниками ПДВ, але включається неплатниками.

Увага: наймані працівники не мають права вести Книгу за підприємця — лише сам ФОП або незалежна особа з його підписом.

Таблиця: порядок заповнення Книги обліку доходів і витрат (2025)

Графа	Що вказується
1	Дата запису (день/місяць/квартал/рік); вказується також період підсумку (наприклад, «ІІІ квартал 2025 року»). Записи — у хронологічному порядку.
2	Сума доходу за день: кошти на рахунок/в касу/готівка, списана заборгованість, безоплатно отримані товари або послуги. В інвалюті — за курсом НБУ.
3	Сума повернутих коштів за товари/послуги або повернена передплата. Знак «–» не використовується. Повернення коригується у графі 6.
4	Різниця між графами 2 та 3.
5	Реквізити документів, що підтверджують витрати (платіжки, акти, чеки тощо). Можна вказувати кілька документів.
6	Вартість ТМЦ, які були реалізовані/використані у виробництві. У ПДВників — без ПДВ.
7	Заробітна плата працівників, оплата за ЦПД. Вказується «брудна» зарплата, без податків.
8	Суми ЄСВ, інші податки, збори, включно з ліцензійними платежами.
9	Інші витрати, пов’язані з доходом (зв’язок, оренда, комуналка тощо).
10	Сума амортизації згідно з додатком до Книги. Амортизація — не обов’язкова, але вигідна.
11	Чистий оподатковуваний дохід = графа 4 – (6+7+8+9+10). Може бути від’ємним.

Порада: підбивайте підсумки Книги для зручності під час заповнення декларації та розрахунку авансових платежів. Це не обов’язково, але дуже бажано.

Первинні документи для обліку витрат: що врахувати ФОПу

Не всі витрати ФОП можна підтвердити будь-яким документом. Хоча Порядок № 261 і не містить закритого списку первинних документів, деякі з них можуть викликати суперечки.

Залишити заявку 067 341 76 94

Які документи підтверджують витрати ФОП

До спірних, але визнаних документів належать:

• Платіжна інструкція або банківська виписка. Вона може підтверджувати витрати на банківське обслуговування, якщо містить всю потрібну інформацію: вид послуги, суму, обов'язкові реквізити. Таку позицію ДПС висловлює в ЗІР 104.05 та в Офіційному віснику ДФС.
• Акт наданих послуг або виконаних робіт. Якщо витрати пов'язані з послугами, одного акта замало. Має бути ще й підтвердження оплати. У разі різних дат акта та оплати — орієнтуватися слід на пізнішу дату.

Важливо: банківська виписка може бути повноцінним первинним документом для записів у Книзі обліку доходів і витрат.

Як заповнити додаток з амортизації у 2025 році

ФОП, який хоче врахувати амортизацію ОЗ чи НА у витратах, має заповнити відповідний додаток до Книги. Без нього такі витрати не визнаються.

Амортизація — це поступове списання вартості основних засобів або нематеріальних активів, які використовуються у підприємницькій діяльності.

Заповнення додатка:

Графа	Що вказувати
1	Порядковий номер запису (для кожного об’єкта окремо)
2	Номер групи ОЗ/НА з пп. 177.4.9 ПК (1–4)
3	Повна назва об'єкта ОЗ/НА
4	Документи на придбання: накладна, акт, чек, митна декларація тощо (рекомендується вказати два: придбання + оплата)
5	Документ про введення в експлуатацію
6	Строк корисного використання (мінімальний згідно з ПК)
7	Первісна вартість (без ПДВ для платників, з ПДВ — для неплатників)
8	Річна амортизація = графа 7 / графа 6
9	Місячна амортизація = графа 8 / 12
10	Вартість на початок року (для нових — дорівнює графі 7, для старих — графа 12 минулого року)
11	Амортизація за період = графа 9 × кількість місяців використання
12	Вартість на кінець року = графа 10 - графа 11

Підсумок із графи 11 переноситься до графи 10 Книги обліку доходів і витрат.

Залишити заявку 067 341 76 94

Що робити при втраті Книги обліку доходів і витрат

У разі втрати Книги ФОП має:

1. Подати заяву до поліції;
2. Протягом 5 днів повідомити ДПС;
3. Зареєструвати нову Книгу;
4. Відновити записи на основі первинних документів.

Податківці можуть застосувати штрафи: за порушення порядку ведення документації — від 510 до 1020 грн.

Заповнення Книги обліку доходів і витрат ФОП: приклад на 2025 рік

Розглянемо, як заповнити Книгу обліку доходів і витрат на прикладі конкретних господарських операцій у липні 2025 року.

• 18.07.2025 — Надано послуги на 36 000 грн з ПДВ (або 30 000 грн без ПДВ). Для послуг використали матеріали, оплачені платіжною інструкцією №24 від 04.08.2025 на 960 грн з ПДВ (800 грн без ПДВ).
  
  
• 19.07.2025 — Продано товари на суму 24 000 грн з ПДВ (20 000 грн без ПДВ), придбані раніше та оплачені платіжною інструкцією №25 від 16.07.2025 на 18 000 грн (15 000 грн без ПДВ).
  
  
• 20.07.2025 — Повернули товар на 600 грн з ПДВ (500 грн без ПДВ). Собівартість — 120 грн з ПДВ (100 грн без ПДВ). Кошти повернули того ж дня платіжною інструкцією №26.
  
  
• 27.07.2025 — Витрати на оренду приміщення за липень. Акт №7 від 27.07.2025, оплата платіжною інструкцією №27 того ж дня. Витрати враховуємо в момент оплати.
  
  
• 30.07.2025 — Нарахована зарплата найманим працівникам — 20 000 грн, ЄСВ — 4 400 грн.
  
  

Важливо: для уникнення проблем з податковою рекомендується звіряти дати операцій з банківськими виписками. Якщо є різниця, краще вказувати останню дату.

Подальші місяці (серпень-грудень 2025) повторюють аналогічні операції, тому не деталізуються.

Залишити заявку 067 341 76 94

Амортизація у ФОП: приклад розрахунку на 2025 рік

У грудні 2025 року ФОП нараховує амортизацію обладнання, придбаного в липні:

• Вартість з ПДВ: 36 388 грн. Для обліку беремо без ПДВ: 36 388 × 5/6 = 30 323,33 грн.
• Доставка: 200 грн.
• Загальна первісна вартість: 30 523,33 грн.
• Строк амортизації — 5 років (група 3 за ПКУ).
• Річна амортизація: 30 523,33 / 5 = 6 104,67 грн.
• Місячна амортизація: 6 104,67 / 12 = 508,72 грн.
• Амортизація за 6 місяців (липень-грудень): 508,72 × 6 = 3 052,33 грн.

Порада: розрахунки краще робити в Excel для точності.

Початок нарахування — з наступного місяця після введення в експлуатацію. Для цього потрібен акт введення в експлуатацію (форма довільна).

Амортизацію заносимо у Додаток Книги, а суму переносимо у відповідний рядок грудня Книги.

Зауважте: амортизація насправді нараховується щомісяця, але в Книзі відображається раз на рік.

Розподіл доходів і витрат за періодами: типові ситуації ФОП

Витрати й доходи в різні дати

ФОП оплатив товар 30.09.2025, а продав 03.10.2025. За касовим методом дохід визнаємо на дату отримання коштів — 03.10.2025.

Витрати враховуємо також 03.10.2025, бо вони мають бути одночасно оплачені і пов’язані з доходом. Витрати 30.09.2025, коли доходу немає, не враховуємо.

Витрати після отримання доходу

Якщо ФОП отримав аванс у III кварталі, а оплатив товар і відвантажив його у IV кварталі:

• Дохід відображаємо у III кварталі.
• Витрати — у IV кварталі за датою оплати.

Такий підхід відповідає принципу співставлення доходів і витрат.

Витрати, не пов’язані безпосередньо з доходом

Якщо у день немає доходу, але є оплата комунальних послуг (наприклад, 20.09.2025), ці витрати вважаємо іншими витратами (графа 9 Книги).

До таких витрат належать також послуги зв’язку, оренда, зарплата, ЄСВ тощо. Вони враховуються за датою сплати навіть при оплаті наперед.

Замовити дзвінок