Заміна бухгалтера, якщо він у відпустці
04 December 2023
Якщо бухгалтер вирушає у відпустку, дайте можливість іншому працівникові виконувати його обов'язки протягом цього часу. Це можна здійснити двома способами:
1. Передайте відповідальність за виконання обов'язків відсутнього бухгалтера його колезі (в такий спосіб працівник, що замінює бухгалтера, виконує свою власну роботу, одночасно взявшись за обов'язки відпускника).
або
2. Оформіть тимчасове заміщення (іншими словами, звільніть працівника від виконання роботи за його посадою на період відпустки).
На практиці, в багатьох випадках, поняття суміщення та перекладання обов'язків ідентифікуються, і обов'язки працівника покладаються на іншого працівника протягом його відпустки в межах суміщення посад. Важливо врахувати, що коректне оформлення суміщення вимагає наявності вакантної посади, згідно з Інструкцією № 53 від 14.05.1982.
Застерігаємо від некоректного використання терміну "суміщення", оскільки це передбачає існування вакансії. Оформлення суміщення без відповідної вакантної посади, яке не передбачає встановлення доплати, може викликати сумніви у його законності згідно зі статтею 105 КЗпП.
Рекомендація: Оформляйте суміщення лише тоді, коли є вакансія.
У випадку, коли жоден з працівників не може замінити відсутнього бухгалтера на весь термін його відпустки, особливо, якщо вона триває місяць або більше, розглядайте можливість тимчасового прийняття на роботу іншого працівника на строковий трудовий договір.
Розглянемо деталі кожного можливого варіанту.
Як коректно оформити виконання обов'язків відсутнього бухгалтера?
У період хвороби, відпустки, відрядження та в інших випадках, коли згідно з чинним законодавством зберігається робоче місце (посада) працівника (згідно з пунктом 1 Інструкції № 53), працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього колеги, встановлюється доплата (згідно зі статтею 105 КЗпП).
Розміри цієї доплати визначаються у колективному договорі у відсотках тарифної ставки або окладу тимчасово відсутнього працівника. У випадках, коли колективного договору немає або там встановлено "вилку" доплат (наприклад, від 20% до 50% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника), розмір доплати може бути вказаний у наказі підприємства, яким доручається працівникові виконувати обов'язки тимчасово відсутнього колеги.
Зазвичай, верхня межа доплати становить 50%. Цей максимальний розмір доплати встановлено в пункті 10 постанови Ради Міністрів СРСР "Про порядок і умови суміщення професій (посад)" від 04.12.1981 № 1145. Бюджетні організації повинні дотримуватися цього розміру відповідно до пункту 3 постанови КМУ "Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери" від 30.08.2002 № 1298. У бюджетних установах така доплата не встановлюється керівникам та їхнім заступникам. Госпрозрахункові підприємства можуть визначати більший розмір доплати за виконання обов'язків на свій розсуд.
Як оформити тимчасове замісництво?
Якщо бухгалтер відсутній через хворобу, відпустку, відрядження або інші обставини, коли за законодавством зберігається його робоче місце (посада) (відповідно до пункту 1 Інструкції № 53), і його обов'язки потрібно покласти на іншого працівника, варто розглянути можливість оформлення тимчасового заміщення.
Для оформлення тимчасового заміщення бухгалтера виконайте такі кроки:
1. Здійсніть внутрішній розподіл обов'язків між працівниками або призначте конкретну особу, яка тимчасово виконає функції бухгалтера під час його відсутності.
2. Закріпіть внутрішній документ (наприклад, наказ або розпорядження) за призначеною особою, вказавши термін тимчасового заміщення та перелік обов'язків, які будуть виконуватися.
3. Повідомте зацікавлених працівників про тимчасове заміщення та надайте відповідну інформацію.
Цей підхід дозволяє ефективно управляти обліком та забезпечити продовження робочого процесу під час тимчасової відсутності бухгалтера.
Вибір особи, який замінить бухгалтера
Вибір особи, яка замінить бухгалтера, є важливим етапом для забезпечення безперебійності робочого процесу. Ось деякі поради щодо вибору такої особи:
1. Кваліфікації та Досвід:
- Обирайте особу, яка має відповідні кваліфікації та досвід у сфері бухгалтерії.
- Звертайте увагу на попередні місця роботи та завдання, які вони виконували, щоб переконатися, що вони розуміють специфіку вашої галузі.
2. Освіта:
- Враховуйте освітній рівень кандидата, зокрема наявність фахової освіти в області бухгалтерії або фінансів.
3. Внутрішній Персонал:
- Розглядайте кандидатів серед внутрішнього персоналу, які вже знайомі з внутрішніми процесами та особливостями вашої компанії.
4. Навички та Здібності:
- Оцінюйте навички та здібності кандидата в сфері роботи з бухгалтерськими програмами, розрахунками податків та звітності.
5. Комунікативні Здібності:
- Звертайте увагу на комунікативні здібності, оскільки ефективна співпраця та обмін інформацією є ключовими аспектами в бухгалтерії.
6. Системи та Програми:
- Переконайтеся, що кандидат володіє необхідними знаннями щодо використання бухгалтерських систем та програм, які ви використовуєте в компанії.
7. Доступність:
- Переконайтеся, що обрана особа доступна для роботи у визначений термін тимчасової відсутності бухгалтера.
8. Референції:
- Запитайте про референції від попередніх роботодавців або клієнтів, щоб отримати додаткову інформацію про досвід та навички кандидата.
Ретельний відбір допоможе забезпечити, що обрана особа буде ефективно виконувати бухгалтерські обов'язки під час відсутності основного бухгалтера.
Документальне оформлення заміни бухгалтера
Виконання обов'язків за посадою працівника, який знаходиться у відпустці, слід оформити наказом або розпорядженням на підприємстві.
У наказі слід чітко визначити умови, за яких працівник виконує обов'язки тимчасово відсутнього бухгалтера:
- Без відсторонення від основної роботи.
- З отриманням доплати за виконання обов'язків.
- На певний строк.
Також у наказі слід формалізувати тимчасове замісництво відсутнього працівника, визначивши, що працівник звільняється від обов'язків за основною роботою на цей час.
Необхідно отримати згоду працівника на виконання обов'язків тимчасово відсутнього бухгалтера або на тимчасове замісництво. Проханням є написання заяви працівником і підтвердження своєї згоди підписом на відповідному наказі або розпорядженні керівника.
