Правила та строки зберігання і знищення первинних бухгалтерських документів
06 August 2025
Знищення первинних бухгалтерських документів — відповідальний процес, який регламентується законодавством України. Помилки на цьому етапі можуть призвести до штрафів або навіть до втрати важливої інформації, що підтверджує фінансові операції підприємства.
У цій статті розглянемо, які документи можна знищити, через який строк після їх створення, та як правильно оформити процедуру знищення. Також пояснимо, чому важливо дотримуватись вимог до зберігання первинної документації та які органи мають право перевіряти її наявність.
Якщо ви хочете уникнути ризиків під час інвентаризації архівів або оптимізувати зберігання документів на підприємстві — читайте далі.
Як проводиться оцінка цінності документів
Перш ніж знищувати первинні бухгалтерські документи, необхідно провести експертизу їх цінності (пп. 1.1 п. 6 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004).
Це комплексне вивчення документів з метою визначення, чи мають вони архівну цінність і чи підлягають передачі до Національного архівного фонду (НАФ), або ж можуть бути вилучені з нього (абз. 5 ст. 1 Закону України № 3814-XII).
Для цього в установі створюється експертна комісія (ЕК). Її склад затверджує керівник організації згідно з Положенням № 1227 (наказ Мін’юсту від 19.06.2013 № 1227/5). До складу ЕК входять керівники служби діловодства, архівного підрозділу, представники інших структурних підрозділів, а також — за згодою — члени ЕПК державного архіву відповідного рівня.
У невеликих установах (до 3 штатних працівників) функції ЕК може виконувати комісія вищого рівня або місцевого органу самоврядування (за погодженням).
Як правило, головою ЕК призначають заступника керівника установи, а секретарем — архіваріуса або іншу відповідальну особу.
Протокол засідання комісії
За результатами експертизи експертна комісія складає протокол засідання, в якому приймається рішення щодо знищення конкретних документів. Цей документ є підставою для подальшого оформлення акту вилучення.
Як оформити акт на знищення бухгалтерських документів
Після закінчення строку зберігання документація може бути знищена. Але лише після експертизи. Архів формує акт про вилучення документів для знищення. У документ включають лише ті справи, строки зберігання яких завершилися до 1 січня поточного року.
Акт затверджується керівником установи. Після цього документи передаються на переробку організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини. Передача оформлюється накладними, в яких фіксуються вага та дата здачі документів. Ці ж дані вносяться і в акт.
Процедура регулюється Правилами з організації діловодства та архівного зберігання (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Зверніть увагу: деякі документи державні й комунальні установи не мають права знищувати, оскільки вони належать до джерел формування НАФ. Наприклад, річна фінансова звітність передається на постійне зберігання в архів.
Крім того, деякі категорії документів потребують додаткового погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архіву. До таких належать:
- ліцензійні справи;
- документи перевірок податкових чи інших контролюючих органів.
Правильне оформлення процедури знищення підтверджується Актом про вилучення документів, не внесених до НАФ (додаток 15 до Правил № 1000/5).
Штрафи та відповідальність за порушення
Якщо суб’єкт господарювання не забезпечує зберігання первинних документів, це може призвести до адміністративної відповідальності. Згідно з п. 121.1 ПКУ:
- штраф за перше порушення становить 1020 грн;
- за повторне протягом року — 2040 грн.
Недбале поводження з документами може також спричинити проблеми під час перевірок контролюючих органів.
