Зразок заяви на відпустку

12 September 2023

Оформлення відпустки — стандартна, але важлива процедура як для працівника, так і для роботодавця. Щоб скористатися правом на відпочинок, працівнику потрібно подати відповідну заяву на відпустку. Такий документ є підставою для видання наказу про надання відпустки та внесення відповідних змін до табелю обліку робочого часу.

Правильно складена заява на відпустку допомагає уникнути непорозумінь та формальних порушень трудового законодавства. У статті ми розглянемо, як саме має виглядати заява, які реквізити вона повинна містити, а також надамо актуальний зразок заяви на 2025 рік.

• Зразок заяви на щорічну відпустку ЗАВАНТАЖИТИ
• Зразок заяви на щорічну відпустку (терміновий) ЗАВАНТАЖИТИ
• Зразок заяви на відпустку за свій рахунок ЗАВАНТАЖИТИ
• Зразок заяви на навчальну відпустку ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94

Коли слід подавати заяву на відпустку?

Все залежить від графіка відпусток та того, чи відповідає відпустка графіку роботи працівника. Важливо зауважити, що відсутність графіка відпусток є порушенням відповідно до статті 79 КЗпП і стосується тільки щорічних і додаткових відпусток. Таким чином, основний момент полягає в наступному:

Коли потрібно подавати заяву на відпустку

Визначення відповідного моменту для подання заяви на відпустку є важливою питанням. Залежно від двох ключових факторів, таких як наявність графіка відпусток на підприємстві та відповідність запланованої відпустки графіку роботи працівника, визначається правильний момент для подачі заяви.

Насамперед, важливо зазначити, що існують категорії працівників, яким надано певні переваги щодо можливості взяти щорічну відпустку, коли це зручно для них. Закон "Про відпустки" передбачає такі категорії працівників:

1. Працівники віком до 18 років.
2. Працівники з інвалідністю.
3. Вагітні жінки перед відпусткою по вагітності та пологах або після них.
4. Жінки, які мають двоє і більше дітей віком до 15 років.
5. Жінки, які мають дитину з інвалідністю.
6. Одинокі матері (батьки), які виховують дитину.
7. Опікуни, які виховують дитину (одну чи більше) віком до 15 років.
8. Дружини (чоловіки) військовослужбовців.
9. Ветерани праці.
10. Ветерани війни.
11. Працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року.
12. Батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

По-друге, працівники, які навчаються в навчальних закладах, можуть взяти щорічну відпустку під час екзаменаційних сесій або занять у цих закладах, за умови наявності довідки про успішне навчання.

Важливо відзначити, що для інших працівників питання позапланової відпустки вирішується на основі згоди обох сторін: працівника та роботодавця. Проте працівник має право подати заяву на відпустку у будь-який момент. Основне питання полягає в тому, чи буде його запит задоволено, якщо він не належить до перелічених категорій згідно статті 10 Закону про відпустки.

Важливо відзначити, що існують категорії працівників, яким обов'язково має бути надана відпустка.

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Залишити заявку 067 341 76 94

Відпустка за власний рахунок та подання заяви

Тут заяву слід подавати завжди, оскільки законодавчо не передбачено графік таких відпусток. Проте є два можливі варіанти:

1. Прохання про відпустку має бути обов'язково задоволено за статтею 25 Закону про відпустки, якщо працівник подає запит з підставами, визнаними серйозними. Наприклад, це може бути ситуація, коли дружина народила дитину, працівник-пенсіонер, працівник з інвалідністю III групи, у випадку одруження, смерті близьких, а також працівник-сумісник, який переходить у відпустку по основному місцю роботи і інші ситуації, визначені цією статтею. У заяві на відпустку має бути зазначена причина та додані документи, що її підтверджують.

2. Якщо працівник не потрапляє під статтю 25, але вважає свої підстави достатньо серйозними для відпустки за статтею 26 Закону про відпустки, все рішення залежить від роботодавця. Він може визнати підстави достатньо серйозними та надати відпустку працівникові або відмовити. У будь-якому випадку заяву слід попередньо подати. У такій заяві точну причину вказувати не обов'язково, можна обмежитися фразою "за сімейними обставинами", "для вирішення соціально-побутових питань", оскільки рішення про визнання серйозності підстави для відпустки є суб'єктивним рішенням керівника. У випадку відмови на заяві буде записана резолюція працівника "Відмовити" з вказівкою причини такої відмови

Рукописні чи друковані?

Звичайно, від руки. З цим способом ми мусимо погодитися, оскільки це перевірений варіант, який не буде оскаржений під час перевірок Держпраці. Але що робити, якщо працівник підписує роздруковану заяву і приносить її з собою? Або якщо на підприємстві вже існує така практика? Чи повинні вони переписувати форму від руки? Чи можна в наш час електронних технологій приймати їх у такому вигляді?

Примітка: Заяви на відпустку, як правило, пишуться від руки.

Відповідь - так. По-перше, ні Кодекс законів про працю, ні Кодекс законів про відпустки не регулюють це питання. По-друге, в Україні є державний орган - Державний архів України. Цей орган встановлює вимоги та умови зберігання різних управлінських та інших документів суб'єктів господарювання та державних установ.

Наприклад, вимоги до документації суб'єктів господарювання викладені в українському національному стандарті "Національна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163:2020 (затверджений наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" № 144 від 01.07.2020).

Зокрема, у розділі 7.1 зазначено, що організаційно-розпорядчі документи готуються з використанням засобів автоматизації та/або друкувальних пристроїв. Водночас внутрішні документи (наприклад, заяви, пояснення та доповідні записки), підготовлені співробітниками та іншими особами, можуть бути написані від руки.

Примітка: Друковані версії є прийнятними для заяв на відпустку і не суперечать закону.

З наведених вище документів видно, що рукописна версія дозволена, але не є основною. Друкований варіант вважається основним на документі. Виходить, що Держпраці не має права накладати штрафи за роздруковані заяви. Це не вважається порушенням трудових відносин з працівником. Як варіант, можна використовувати трафарет (шаблон), якщо основна частина заяви (наприклад, шапка, заголовок) надрукована, а працівникові потрібно лише вписати своє прізвище, ім'я, по батькові, дату початку відпустки, кількість днів (для щорічної відпустки), а також дату і підпис.

Залишити заявку 067 341 76 94

Бланк заяви на відпустку

Затвердженої форми (бланка) заяви на відпустку не існує. Однак у вищезгаданій колекції Національного архіву міститься стандартна форма заяви працівника, з якою варто ознайомитися.

Загальні правила складання заяви про відпустку

У таблиці нижче наведено загальні рекомендації щодо кожного елемента заяви про відпустку.

Залишити заявку 067 341 76 94

Бухгалтерія не встигає виплатити відпускні

Ще одне питання, яке потребує моніторингу, - чи встигає бухгалтерія виплатити відпускні до початку відпустки, як того вимагає закон (ч. 4 ст. 115 КЗпП та ст. 21 Закону про відпустки). А якщо ні? Що можна зробити, щоб не порушити закон?

Примітка: У разі раптового виходу у відпустку в заяві необхідно передбачити інші умови оплати відпускних.

Бажання працівника має бути викладене в заяві так: "Прошу виплатити відпускні (авансом) у найближчий день виплати заробітної плати". Що це означає? Насправді існує ратифікована Україною Конвенція про оплачувані відпустки № 132 від 24 червня 1970 року, частина 2 статті 7 якої передбачає можливість домовленості між працівником і роботодавцем про умови оплати інших відпусток. Прохання працівника в заяві та підписана керівництвом заява формально підтверджують наявність такої домовленості. Таким чином, юридично компанія може убезпечити себе від порушень трудового законодавства і виплатити таким працівникам відпускні пізніше.

Залишити заявку 067 341 76 94

Приклад заповнення заяви на відпустку 2025

Розглянемо кілька прикладів заповнення заяви на відпустку для різних ситуацій.

• Приклад заповнення заяви на щорічну відпустку ЗАВАНТАЖИТИ

• "Екстрена" опція, якщо не вдається дотриматися триденного терміну виплати відпускних ЗАВАНТАЖИТИ.

• Зразок заяви на відпустку за свій рахунок ЗАВАНТАЖИТИ

• Зразок заяви на відпустку у зв'язку з навчанням ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94