Зведена податкова накладна

18 September 2023

Зведена податкова накладна — це особливий вид податкової накладної, який дозволяє об'єднувати декілька постачань товарів або послуг, що мають регулярний або системний характер. Такий документ є зручним інструментом для платників ПДВ, які здійснюють повторювані операції з одними й тими ж контрагентами протягом звітного періоду. Він спрощує документообіг і зменшує кількість окремих податкових накладних, які потрібно складати.

Ведення зведених податкових накладних регламентується Податковим кодексом України та детально прописано в нормативних документах ДПС. У 2026 році, з урахуванням останніх змін, платникам податків варто звернути особливу увагу на правила складання таких накладних, правильне визначення дати постачання, нумерації документів та своєчасної реєстрації в ЄРПН. У цій статті розглянемо, хто має право складати зведену накладну, у яких випадках це доцільно, а також типові помилки, яких слід уникати.

• Зведена податкова накладна 2026 приклад заповнення ЗАВАНТАЖИТИ
• ЗРАЗОК оформлення Зведеної податкової накладної на компенсуючі податкові зобов’язання ЗАВАНТАЖИТИ
• ЗРАЗОК оформлення Зведеної податкової накладної на перевищення мінімальної бази ЗАВАНТАЖИТИ

Потрібно правильно скласти зведену податкову накладну?

Зведена податкова накладна має свої правила щодо дати складання, типу операції, періоду, бази оподаткування та реєстрації в ЄРПН. Помилка в оформленні може призвести до штрафів, блокування або претензій з боку податкової.

Допоможемо визначити, чи потрібно складати зведену податкову накладну саме у вашій ситуації, перевірити реквізити, суму ПДВ та строки реєстрації.

Залиште заявку — і фахівець допоможе правильно оформити зведену податкову накладну без зайвих ризиків.

Отримати консультацію

Залишити заявку 067 939 40 12

Коли складається зведену податкову накладну

Зведена податкова накладна – це спеціальна форма податкової накладної (ПН), яка використовується для чотирьох конкретних ситуацій, які подано в таблиці нижче. Правила заповнення таких накладних визначені Порядком заповнення податкової накладної від 31 грудня 2015 року № 1307 (далі – Порядок № 1307). Форма бланку зведеної податкової накладної ідентична звичайній податковій накладній на 2026 (2026) рік. Однак для відрізнення звичайної від зведеної ПН у верхній лівій частині зведеної ПН вказується спеціальний код – код ознаки складання від "1" до "4" (див. таблицю з різновидами зведених ПН). Важливо вказати саме цей числовий код, а не "x" чи інший знак.

Зауваження: Зведена податкова накладна відрізняється від звичайної наявністю цього коду в верхній лівій частині.

• Коли складають зведену податкову накладну ЗАВАНТАЖИТИ

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Замовити дзвінок

Код ознаки та тип причини у зведеній податковій накладній

Для більшої ясності давайте розглянемо взаємозв'язок між кодом ознаки і типом причини у зведеній податковій накладній. Код ознаки складання і тип причини невидачі - це два різні коди, які використовуються для заповнення лівої верхньої частини ПН. Код ознаки визначає вид зведеної ПН. Зведені ПН з кодами ознаки "1", "2" і "3" обов'язково повинні мати тип причини невидачі покупцю. Зведена ПН з кодом ознаки "4" може мати причину невидачі "02", якщо виписана для неплатника ПДВ.

Як код ознаки у зведеній ПН, так і тип причини невидачі ПН зазначаються в верхньому лівому куті ПН. Наприклад, у верхньому лівому полі зведеної ПН з кодом причини "1" для компенсуючого податкового зобов'язання з ПДВ за придбаний товар, що використовується у необ'єктній діяльності (тип причини "08"), це буде виглядати так:

Знак "Х", як видно, використовується, коли ПН не видається покупцю, але при цьому вказується цифровий код типу причини. У полі "зведена податкова накладна" може бути тільки цифровий код ("1", "2", "3" або "4").

Залишити заявку 067 939 40 12

Зведені рахунки-фактури: дата створення та термін реєстрації

Зведену накладну потрібно скласти і зареєструвати до останнього дня місяця, в якому виникла підстава для її складання. Зазвичай дата складання зведеної ПН збігається з останнім днем місяця, але може бути і раніше.

Строки реєстрації зведених ПН поділяються на такі категорії

1. Зведені ПН (коди з ознаками "1" і "2"), складені відповідно до пунктів 198.5 і 199.1 Податкового кодексу, необхідно зареєструвати протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем місяця, в якому вони були складені. Наприклад, якщо податкова накладна складена у квітні 2023 року, то зареєструвати її потрібно до 20 травня 2026 року (відповідно до п. 201.10 ПКУ); оскільки 20 травня 2026 року припадає на вихідний день (субота), то реєстрація повинна відбутися до 19 травня 2026 року.
2. Інші зведені накладні (коди "3" та "4") мають терміни реєстрації, які відповідають термінам реєстрації звичайних накладних. Наприклад, якщо інвойс складено 30 квітня 2026 року, то зареєструвати його потрібно до 18 травня 2026 року (з урахуванням особливих строків реєстрації інвойсів під час воєнного стану та протягом шести місяців після закінчення воєнного стану).

Реєстрація накладних відбувається з 08:00 до 20:00 год. У "дедлайни", коли наближається граничний термін реєстрації ПН, реєстрація можлива 24 години на добу, 7 днів на тиждень. Однак система реєстрації накладних не працює у вихідні дні; реєстрація ПН приймається лише в робочі дні (див. роз'яснення Державної податкової адміністрації).

Покупцям також рекомендується не відкладати реєстрацію податкових накладних, як зведених, так і типових, на останній день, оскільки їм необхідно вчасно подати податкову звітність та відобразити свої податкові відрахування з ПДВ.

Якщо зведена податкова накладна не зареєстрована до подання декларації з ПДВ за відповідний звітний період, формується показник ∑Перевищ. Ці дані повинні бути включені до таблиці 1.1 у додатку Д1 до декларації з ПДВ.

Замовити дзвінок

Зведені податкові накладні для ритмічних поставок 2026 (2026)

Складання зведених податкових накладних для безперервних і ритмічних поставок (ознака "4") насправді можна вважати певним привілеєм в податкових правилах. Оскільки ці види поставок є досить звичайними, тут слід б було застосовувати загальне правило нарахування ПДВ - "за першою подією".

Проте серед звичайних поставок також існують особливі. Деякі з них є ритмічними через чисельність впродовж звітного місяця, а інші - через безперервність постачань.

Ритмічні постачання - це ті, що здійснюються одному й тому самому покупцю два або більше разів на місяць (пункт 201.4 ПКУ). Важливо враховувати, що це можуть бути поставки з різних магазинів, але для одного покупця (як вказано в індивідуальній податковій консультації від 01.10.2019 р. № 482/6/99-00-04-02-03-15/ІПК). Закон не вимагає, щоб договір поставки обов'язково містив цю ритмічність, але бажано, щоб це було очевидним умовою договору, наприклад, зазначеною періодичністю поставок.

Важливо: Одна зведена податкова накладна може об'єднувати декілька однотипних поставок протягом місяця.

Безперервні постачання - це ті, що відповідають умовам угоди (лист ДФС від 12.07.2016 р. № 15014/6/99-95-42-01-15). Податківці також припускають, що до них можна віднести поставки одному покупцю протягом місяця, але за різними договорами (індивідуальна податкова консультація ДФС від 21.06.2018 р. № 2756/ІПК/21-22-12-01-08 і роз'яснення ЗІР 101.16). Прикладами можуть бути поставки комунальних послуг, телекомунікаційних послуг і послуг мобільного зв'язку (лист ДФС від 13.11.2018 р. № 4811/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Важливо: Постачання вважаються ритмічними, якщо товари або послуги постачаються одному покупцю двічі або частіше за місяць.

Якби платники ПДВ повинні були складати податкові накладні за загальним правилом для цих численних операцій, це стало б справжнім викликом для їх бухгалтерів. Однак, навіть це не полегшувало б ситуацію, оскільки безперервні поставки стали б ще складнішими через свою безперервність. Складно визначити, де почалася перша подія, а де почалася наступна. Тому і існують умови, за яких звичайні поставки стають "особливими" і має місце право на складання зведених податкових накладних - див. пункт 201.4 ПК.

Важливо: Принцип "ПДВ зведеності" передбачає групування однотипних поставок, які вносяться в одну податкову накладну.

Нижче наведено приклад зведеної податкової накладної для ритмічних поставок впродовж місяця на загальну суму 48 000 гривень, включаючи ПДВ

• ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК 

Залишити заявку 067 939 40 12

Коли неможливо скласти зведені податкові накладні на безперечні звичайні поставки

Існують виняткові випадки, коли постачання не можна вважати безперервними та ритмічними, і, отже, не можна складати зведену податкову накладну. Ось ці ситуації:

По-перше, це стосується постачання товарів (послуг) кінцевому споживачу за готівку. Це означає продаж за готівку через реєстратор розрахункових операцій (РРО), такий як касовий апарат чи платіжний термінал, особам, які не мають обов'язку сплачувати ПДВ, зокрема населенню. При цьому конкретний пункт 201.4 Податкового кодексу України (ПКУ) не надає прямого визначення.

Проте це не означає, що будь-який продаж за готівку не можна вважати безперервним або ритмічним постачанням. Податкові органи не заперечують цьому, але вимагають укладання відповідного договору (згідно з роз'ясненням Державної податкової служби (ДПС) відносно ЗІР 101.16). Варто враховувати, що такі договори зазвичай не укладаються при постачанні населенню. Щодо юридичних осіб, готівкові розрахунки, як правило, не є звичайною практикою.

По-друге, це стосується постачання послуг оренди. Хоча надання послуг оренди може здійснюватися безперервно, зведені податкові накладні на такі послуги оренди не складаються (згідно з роз'ясненням ДПС 101.16 ЗІР і листом ДФС від 04.08.2016 року № 26595/7/99-99-15-03-02-17). Проте це не стосується відшкодування комунальних платежів, пов'язаних з об'єктом оренди, - у вказаному листі податкові органи допускають складання зведених податкових накладних на ці платежі за умови, що вони не включаються до орендної плати.

По-третє, це стосується постачання товарів/послуг покупцеві товару протягом одного дня (за допомогою двох різних документів про відвантаження). Формально це відповідає постачанню одному покупцеві двічі чи більше разів на місяць, але цю операцію не слід розглядати як ритмічну, і тому не потрібно складати одну зведену податкову накладну для цих поставок, аргументуючи це тим, що операції відбулися в один день. В даному випадку відсутня регулярність і періодичність поставок. Якщо товари або послуги постачаються протягом одного дня, це можна розглядати як єдину операцію, і немає потреби сперечатися з податковими органами - краще скласти дві звичайні податкові накладні.

Важливо: Кілька поставок в один день покупцеві - це ще не привід для складання зведеної податкової накладної. Постачання мають бути регулярними і періодичними.

По-четверте, це стосується ситуації, коли не було здійснено поставку товару, але було сплачено аванс. На перший погляд, якщо є договір про поставку з відзначеною ритмічністю, можна складати зведену податкову накладну в кінці місяця. Проте краще уникати ризику і складати цю податкову накладну на дату отримання авансу. Це не зазначено у законі, але відповідає фактичному стану справ, оскільки ритмічних поставок протягом місяця всередині даного періоду все ж таки не було. Отже, якщо в квітні був одержаний аванс, і в травні передбачаються ритмічні поставки, то цей аванс слід включити до податкової накладної, складеної в квітні.

Залишити заявку 067 939 40 12

Зведені "залікові" податкові накладні 2026 (2026)

Ще одна група поставок, для яких потрібно складати зведені податкові накладні (коди "1" та "2"), - це "для покриття податкових зобов'язань". Зведена податкова накладна має спільну рису з "ритмічною" податковою накладною, а саме принцип "консолідації ПДВ". Поставки, визначені в пунктах 198.5, 199.1, 188 та 189 Податкового кодексу, консолідуються, оскільки вони не потребують деталізації протягом місяця.

Примітка: Компенсаційні ПН можуть бути виписані лише як зведені ПН.

Нижче наведено приклад зведеної ПН на залік податкового зобов'язання, що виникло за операцією з постачання товарів, повністю використаних в операції, яка не є об'єктом оподаткування ПДВ (код ознаки "1", тип причини "08"). У цьому прикладі 21 квітня 2026 року ТОВ "Едельвейс" придбало товари, які були використані в нецільовій діяльності, на суму 18 000 грн, у тому числі ПДВ. З цієї причини було складено зведену ПН.

• ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК 

Зведені податкові накладні для забезпечення мінімальної податкової бази.

У випадках, коли товар постачається за ціною, що нижче вартості його придбання, зазвичай нижче його стандартної вартості або нижче його балансової (залишкової) вартості, до суми ПДВ застосовується особлива процедура. У таких обставинах постачальник повинен скласти не одну, а дві податкові накладні:

1. Звичайну податкову накладну (за принципом "перша подія" або "для покупця"), виходячи з ціни, зазначеної в договорі. Ця ціна може бути нульовою, якщо товар передається безоплатно.

2. Зведену податкову накладну (для себе, з позначкою "не для покупця" і ознакою "3"), яка використовується для розрахунку податкових обов'язків на різницю в базі оподаткування, наприклад, різниця між ціною продажу та ціною придбання товару. Якщо товар передається безоплатно, то базою оподаткування буде стандартна ціна. Цю зведену податкову накладну слід скласти не пізніше останнього дня звітного періоду, в якому здійснювалися постачання товарів або послуг (згідно з пунктом 201.4 Податкового кодексу України).

Важливо зауважити, що якщо таких постачань було декілька протягом місяця, то зведену податкову накладну можна скласти одну загальну для всіх цих постачань.

Замовити дзвінок

Особливістю цієї зведеної податкової накладної з кодом ознаки "3" і типом причини "15" є те, що у рядках, призначених для даних покупця, постачальник (продавець) вказує свої власні дані (згідно з пунктом 8 Порядку № 1307). Таким чином, у графі "Податковий номер" також потрібно вказувати власні дані (це зазначено в відповідному роз'ясненні ДПС). Це відрізняє цю зведену податкову накладну від інших зведених, які видаються покупцю, і в яких використовується умовний ідентифікаційний номер отримувача, але поле "Податковий номер" залишається порожнім (див. інструкцію з заповнення зведених податкових накладних з кодами ознаки "1" та "2").

Нижче наведено приклад зведеної податкової накладної на суму, яка перевищує базу оподаткування (з кодом ознаки "3" і типом причини "15"). Ця податкова накладна складена для ситуації дарування портативних радіоапаратів на суму 72000 гривень

• ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК 

Якщо виникла помилка у коді причини в зведеній податковій накладній або код просто відсутній

Якщо виникла помилка у коді причини в зведеній податковій накладній або код просто відсутній, це розглядається як значуща помилка, яка може вплинути на правильність ідентифікації операції (згідно з листом ДФС від 26.04.2019 р. № 1671/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Податкова накладна, яка містить таку помилку, не відповідає суті операції, на яку вона була складена, і первинним документам.

Для виправлення цієї ситуації існують два можливих варіанти:

1. Рекомендований податківцями підхід полягає у складанні коригувального розрахунку для такої податкової накладної із кодом причини коригування "103" (повернення товару або авансових платежів). Цей розрахунок анулює помилкову накладну, обнулюючи показники, і потім складається правильна податкова накладна на дату виникнення податкового зобов'язання.

2. Другий, більш обережний варіант, дозволяє уникнути збільшення показника ∑Перевищ та зменшення ліміту реєстрації. Спочатку виписується правильна зведена податкова накладна, а потім складається коригувальний розрахунок з типом причини "20" для анулювання неправильної податкової накладної. У цьому розрахунку коригування зазначається дата та номер "надлишкової" накладної, тобто тієї, яка була складена з неправильним кодом.

Замовити дзвінок