Доплата за заміщення тимчасово відсутнього працівника: що потрібно знати

15 May 2025

У кожній компанії трапляються ситуації, коли працівник тимчасово відсутній — у відпустці, на лікарняному або відсторонений. У такому випадку роботодавець може доручити іншому співробітнику виконання його обов’язків. Але як бути з оплатою праці в таких ситуаціях?

Чи передбачена законодавством обов’язкова доплата за заміщення? Якими документами потрібно оформити виконання чужих обов’язків і як розрахувати доплату правильно, щоб уникнути порушень трудового законодавства?

У цій статті розглянемо, коли працівник має право на додаткову оплату, які умови повинні бути дотримані, а також надамо практичні поради для кадровиків та бухгалтерів.

• Зразок Положення про оплату праці 2025

Як правильно оформити заміщення відсутнього працівника: документи і підстави

Перш ніж нараховувати будь-яку доплату працівнику, який буде тимчасово виконувати обов’язки іншої особи, необхідно належно оформити сам факт заміщення. Це питання регулюється такими нормативними актами:

• стаття 105 Кодексу законів про працю України (КЗпП);
• постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» (чинна, попри відсутність на сайті ВРУ — українського аналогу досі не прийнято);
• Інструкція № 53-ВЛ від 14.05.1982 р. щодо застосування вищезгаданої постанови (також чинна);
• роз’яснення № 30/39 від 29.12.1965 р. «Про порядок оплати тимчасового заступництва»;
• лист Мінсоцполітики України від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11.

Попри те, що деякі з цих документів мають радянське походження і більше не публікуються на офіційних джерелах, вони залишаються чинними відповідно до постанови ВРУ від 12.09.1991 р. № 1545 — до моменту прийняття національних замінників.

Для належного документального оформлення заміщення слід:

1. Отримати записку чи службову записку від працівника, якого будуть замінювати. Хоча це не обов’язкова вимога, вона дозволяє офіційно зафіксувати ініціативу та кандидатуру для заміщення.
2. Уточнити усну згоду у потенційного замінника — це сприяє здоровому мікроклімату в колективі.
3. Оформити наказ або розпорядження керівника установи про покладення тимчасових обов’язків — цей документ є обов’язковим.
4. Отримати письмову згоду від працівника, який буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього. Варіанти:
   – підпис із позначкою «Не заперечую» і датою на самому наказі;
   – або заява на ім’я керівника, в якій працівник підтверджує свою згоду.

Важливо: письмова згода обов’язкова — без неї заміщення юридично не вважається належним чином оформленим.

Залишити заявку 067 341 76 94

Що має містити наказ про тимчасове заміщення

У наказі (розпорядженні) про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника слід вказати:

• Посаду та ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки.
• Посаду та ПІБ тимчасово відсутнього працівника, якого заміщають.
• Період, на який встановлено заміщення.
• Розмір доплати (якщо він не встановлений у колективному договорі).
• Конкретний перелік обов’язків, які замінник повинен виконувати, або обмеження — за бажанням керівництва. Якщо цього не зробити, вважається, що виконується весь обсяг посадових обов’язків згідно з інструкцією відсутнього працівника.
• Хто і коли ознайомить замінника з його тимчасовими обов’язками (зазвичай це або сам працівник, якого заміщають, або керівник підрозділу).

Як визначити розмір доплати за заміщення тимчасово відсутнього працівника

У законодавстві України не передбачено фіксованої суми або автоматичної доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ТВП). Стаття 105 КЗпП містить лише загальне положення: доплата встановлюється на умовах, прописаних у колективному договорі. Для працівників бюджетної сфери, оплата праці яких здійснюється за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС), граничний розмір доплати — не більше 50% посадового окладу (відповідно до пп. 3 п. 3 постанови КМУ № 1298 від 30.08.2002 р.).

Зазвичай у колдоговорі зазначено, що доплата «до 50%», отже, керівник сам визначає її конкретний розмір — це може бути і 10%, і 25%, залежно від складності завдань працівника, якого потрібно замінити.

Щодо того, від якого саме окладу нараховується доплата — замінюючого чи того, кого замінюють — усе залежить від колективного договору або внутрішнього наказу. Постанова № 1145 допускає, що відлік може вестись від окладу відсутнього працівника. Проте деякі галузеві угоди або листи Мінсоцполітики (наприклад, № 319/13/84-10 від 25.03.2010) рекомендують нараховувати доплату від посадового окладу за основною посадою працівника, що заміщує.

Також існують окремі норми:

• для працівників органів влади та ОМС — до 50% окладу відсутнього працівника (постанова КМУ № 268);
• для держслужбовців — аналогічно, до 50% від окладу того, кого замінюють (ст. 52 Закону «Про державну службу» № 889).

У будь-якому разі, головною базою для нарахування доплати залишаються:

• положення колективного договору;
• наказ керівника;
• галузеві норми та положення.

Залишити заявку 067 341 76 94

Коли доплата за тимчасове заміщення не передбачена

Не у всіх випадках заміни працівника виплачується доплата. Законодавство визначає кілька винятків:

• Якщо в посадовій інструкції працівника прямо зазначено, що він виконує обов’язки колеги у разі його відсутності.
• Якщо заміщення здійснюють керівники установи, їх заступники, або керівники структурних підрозділів (відповідно до постанови № 1298).

Втім, керівник має право встановити іншу форму винагороди — наприклад, нарахувати премію або надбавку за інтенсивність праці. Це залежить від внутрішньої політики установи та розсуду керівника.

Зверніть увагу: якщо працівнику встановлюють доплату за додаткові обов’язки, це впливає на розмір доплати до мінімальної заробітної плати. Іншими словами, сума доплати за заміщення зменшує компенсацію до мінімалки.

Окремо варто пам’ятати: надбавки, які отримував працівник, що перебуває у відсутності, не переходять автоматично до того, хто його заміщає. Їх нарахування можливе лише тоді, коли вони пов’язані з виконанням конкретних функцій, а не просто з посадою.

Заміщення працівника та внутрішнє суміщення: ключові відмінності

Часто плутають поняття тимчасового виконання обов’язків і внутрішнього суміщення, хоча між ними є принципові відмінності:

Виконання обов’язків ТВП — це тимчасова передача функцій іншому працівнику на період відсутності основного (через хворобу, відпустку, відрядження тощо). При цьому посада вважається зайнятою, навіть якщо працівника тимчасово немає. Заміщення може відбуватись як на аналогічній, так і на іншій посаді.

Внутрішнє суміщення — це виконання обов’язків по іншій вакантній посаді, що є окремою від основної. У цьому випадку слід чітко визначити години роботи та вести окремий облік у табелі.

До того ж є ще тимчасове заступництво (замісництво) — ситуація, коли працівника звільняють від виконання основної роботи й тимчасово переводять на іншу, як правило, керівну. В такому випадку доплата розраховується за іншим принципом — як різниця між окладами, з урахуванням усіх премій та надбавок працівника, якого заміщують.

Такий варіант заміщення застосовують рідко, оскільки він складний у юридичному оформленні і потребує узгодження з вищими органами. Наприклад, це може бути актуальним для тимчасового призначення виконувача обов’язків ректора чи керівника установи.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як замінити працівника у відпустці: форми, умови та оформлення

Організація заміни працівника, який пішов у відпустку, залежить від тривалості його відсутності, посадових обов’язків, обсягу робіт та інших факторів. Законодавство дозволяє такі варіанти заміни:

• Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (передбачене ст. 105 КЗпП);
• Тимчасове заступництво (заміщення);
• Укладання строкового трудового договору — якщо працівник відсутній тривалий час.

При заміщенні важливо пам’ятати, що:

• Працівник може виконувати обов’язки іншого співробітника лише за наявності вільного часу в межах робочого дня.
• Примушувати до виконання не передбачених договором обов’язків заборонено (ст. 31 КЗпП).
• Обов’язковою є письмова згода працівника (заява), якщо такі функції не визначені в посадовій інструкції.

На підставі заяви керівник видає наказ, у якому зазначає:

• посаду та функції, які виконуватиме працівник;
• період заміщення;
• розмір доплати.

Якщо виконання таких обов’язків уже передбачене посадовою інструкцією — заява і наказ не потрібні.

Розмір доплати за заміщення: приклад розрахунку

Розмір доплати визначається:

• колективним договором (фіксовано або у відсотках до окладу);
• або — наказом керівника (якщо колдоговір нічого не передбачає).

Приклад:

Умова:
Помічник вихователя (оклад — 4345 грн) тимчасово виконує обов’язки двірника (оклад — 3195 грн). Додаткова надбавка за використання деззасобів — 10%. Директор наказом встановлює доплату 50% від посадового окладу помічника вихователя.

Розрахунок:

Показник	Сума, грн
Оклад помічника вихователя	4345,00
Доплата (50% від окладу помічника вихователя)	2172,50
Разом без доплати до мінімалки	6517,50
Мінімальна зарплата у 2025 році	8000,00
Необхідна доплата до мінімалки	1482,50
Усього до виплати	8000,00

Доплата за деззасоби не нараховується, адже замінюваний працівник не змінює посаду — він залишається помічником вихователя.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чому заміщення може бути фінансово невигідним для працівника

У ситуації, описаній вище, виконання додаткових обов’язків фактично не впливає на розмір зарплати, оскільки працівник у будь-якому випадку отримає доплату до мінімальної зарплати.

Порівняння:

Варіант	Сума, грн
Зарплата без додаткових обов’язків	4345,00
Доплата до мінімалки без заміщення	3655,00
Усього	8000,00
Зарплата з виконанням обов’язків двірника	4345,00
Доплата за заміщення	2172,50
Доплата до мінімалки (менша через наявну доплату)	1482,50
Усього	8000,00

Як видно з таблиці, працівник отримує ті самі 8000 грн, незалежно від того, чи виконує додаткові обов’язки.

Як вирішити проблему «нерентабельного» заміщення

Щоб мотивувати працівника виконувати додаткову роботу, установи можуть:

• Оформити сумісництво — тоді працівник отримає окрему оплату за другу посаду.
• Нарахувати премію — якщо це передбачено фінансовими можливостями установи.
• Передбачити більш вигідні умови в колективному договорі, наприклад, оплату всіх надбавок, які отримував відсутній працівник.

Оформлення заміщення як сумісництва — законний варіант, який може бути вигіднішим фінансово. Обрати форму заміщення — рішення керівника, яке залежить від бюджету установи та кадрової політики.

Залишити заявку 067 341 76 94

Сумісництво як вигідна альтернатива заміщенню

У ситуації, коли працівник тимчасово відсутній, альтернативним рішенням може стати оформлення внутрішнього сумісництва. Наприклад, помічника вихователя можна тимчасово оформити на 0,5 ставки двірника строком на один місяць.

У цьому випадку:

• Працівник офіційно займає посаду двірника, а не просто виконує його обов’язки.
• Якщо в установі передбачена доплата за використання дезінфікуючих засобів для двірника, вона нараховується і суміснику.
• Така доплата не враховується в розмір мінімальної зарплати і виплачується понад неї (лист Мінсоцполітики від 17.03.2017 № 737/0/101-17/28).

Розрахунок зарплати за умов сумісництва:

Компонент	Сума, грн
Основна зарплата (помічник вихователя)	4345,00
Додатковий дохід за сумісництвом (двірник, 0,5 ст.)	3195,00
Разом	7540,00
Доплата до мінімальної зарплати (8000 – 7540)	460,00
Надбавка за дезінфікуючі засоби (10% від 3195)	319,50
Загальна сума до виплати	8319,50 грн

Отже, оформлення сумісництва дозволяє отримати вищу зарплату, ніж при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника без зміни посади.

Також важливо: оформлення сумісництва потребує обов’язкової заяви від працівника та відповідного наказу керівника установи.

Наслідки порушення: відповідальність за ненарахування доплати

Якщо працівник виконує обов’язки тимчасово відсутнього колеги, а доплату за це йому не нараховують, це є порушенням державних гарантій в оплаті праці.

Відповідно до ст. 265 КЗпП, за такі дії на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі:

двох мінімальних зарплат на момент виявлення порушення.

У 2025 році це становить:

8000 грн × 2 = 16 000 грн.

Такі випадки фіксувалися на практиці, тому недотримання вимог щодо доплат — реальна загроза фінансових санкцій для роботодавця.

Замовити дзвінок