Кадровий облік у ФОП: що потрібно знати підприємцю

23 June 2026

 

Кадровий облік у ФОП потрібен кожному підприємцю, який використовує найману працю. Якщо ФОП приймає працівника, він стає роботодавцем і повинен правильно оформити трудові відносини, вести кадрові документи, облік робочого часу, відпусток, зарплати та звільнення.

У 2026 році для ФОП-роботодавців важливо не просто мати трудовий договір, а й організувати документи так, щоб у разі перевірки можна було підтвердити законність прийняття працівника, умови праці, оплату, відпустки та виконання вимог трудового законодавства.

Залишити заявку 067 939 40 12

Що таке кадровий облік у ФОП

Кадровий облік у ФОП - це система документів і дій, які підтверджують трудові відносини між підприємцем та працівниками.

До кадрового обліку належать:

• оформлення прийняття працівника;
• укладення трудового договору;
• подання повідомлення до податкової;
• ведення наказів;
• облік робочого часу;
• оформлення відпусток;
• оформлення переведень;
• оформлення звільнення;
• зберігання кадрових документів;
• ведення документів щодо оплати праці.

ФОП не є підприємством у класичному розумінні, але якщо він має найманих працівників, на нього поширюються основні вимоги трудового законодавства.

Трудовий договір з працівником ФОП

Для ФОП-роботодавця трудовий договір має особливе значення. Саме він визначає основні умови роботи працівника.

У трудовому договорі варто зазначити:

• посаду або трудову функцію працівника;
• дату початку роботи;
• місце виконання роботи;
• розмір оплати праці;
• графік роботи;
• режим відпочинку;
• умови випробування, якщо воно встановлюється;
• права та обов’язки сторін;
• порядок припинення трудових відносин.

За загальним правилом трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а в окремих випадках письмова форма є обов’язковою. Для ФОП письмовий договір є найбезпечнішим варіантом, оскільки він фіксує умови роботи та зменшує ризик спорів.

Під час воєнного стану сторони можуть за згодою визначати форму трудового договору. Проте на практиці ФОП краще використовувати письмову форму навіть у цей період.

Повідомлення до податкової про прийняття працівника

До початку роботи працівника ФОП повинен подати повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу. Такий порядок передбачений постановою Кабінету Міністрів України №413.

Основні документи при прийнятті:

• заява працівника про прийняття на роботу;
• письмовий трудовий договір;
• наказ або розпорядження ФОП про прийняття;
• повідомлення до податкової;
• документи працівника;
• лист інформування працівника про умови праці.

До початку роботи роботодавець також повинен проінформувати працівника про місце роботи, трудову функцію, дату початку роботи, робоче місце, умови праці та інші важливі питання. Це передбачено ст. 29 КЗпП України.

Залишити заявку 067 939 40 12

Локальні кадрові документи для ФОП у 2026 році

ФОП-роботодавцю бажано мати локальні документи, які регулюють внутрішні правила роботи. Частина таких документів прямо випливає з трудового законодавства, а частина є рекомендованою для зменшення ризиків.

До корисних локальних документів належать:

• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці;
• положення про преміювання;
• положення про облік робочого часу;
• положення про відпустки;
• порядок оформлення кадрових документів;
• графік відпусток;
• посадові або робочі інструкції.

Такі документи допомагають врегулювати порядок роботи, оплату, дисципліну, відпустки та відповідальність працівників.

Колективний договір у ФОП

Законодавство передбачає можливість укладення колективного договору не лише на підприємствах, а й з фізичною особою, яка використовує найману працю.

На практиці у ФОП колективний договір часто не укладається. При цьому окремого штрафу саме за його відсутність зазвичай не застосовують. Але якщо колективного договору немає, важливо врегулювати ключові питання іншими локальними документами.

Наприклад:

• правилами внутрішнього трудового розпорядку;
• положенням про оплату праці;
• положенням про преміювання;
• положенням про відпустки;
• трудовими договорами з працівниками.

Головне завдання ФОП - мати документи, які підтверджують умови праці, порядок оплати та правила роботи.

Чи потрібен ФОП штатний розпис

Штатний розпис прямо обов’язковий насамперед для бюджетної сфери та юридичних осіб, але для ФОП-роботодавця він також є корисним кадровим документом.

У штатному розписі можна визначити:

• назви посад;
• кількість штатних одиниць;
• посадові оклади;
• структуру найманого персоналу.

Для ФОП штатний розпис допомагає підтвердити, які саме посади є у роботодавця та яка оплата передбачена за кожною посадою. Особливо це важливо, якщо у ФОП працює декілька працівників.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку допомагають визначити режим роботи та поведінку працівників.

У ПВТР варто прописати:

• порядок прийняття на роботу;
• порядок звільнення;
• робочий час;
• час відпочинку;
• правила поведінки працівників;
• обов’язки працівника;
• обов’язки роботодавця;
• порядок застосування заохочень;
• питання трудової дисципліни.

Для ФОП із кількома працівниками такий документ особливо корисний, оскільки він дозволяє уникнути непорозумінь щодо графіку, дисципліни та внутрішніх правил.

Графік відпусток у ФОП

Графік відпусток є важливим документом для роботодавця. Закон України «Про відпустки» передбачає, що конкретний період щорічної відпустки визначається в межах графіка, а працівника потрібно письмово повідомити про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні.

У графіку відпусток обов’язково варто передбачати:

• щорічні основні відпустки;
• періоди використання відпусток;
• працівників, яким надається відпустка;
• орієнтовні дати початку відпусток.

Інші оплачувані відпустки можуть включатися до графіка, але зазвичай оформлюються окремо за заявою та наказом.

Залишити заявку 067 939 40 12

Табель обліку робочого часу

ФОП-роботодавець повинен контролювати фактично відпрацьований час працівників. Для цього ведеться табель обліку робочого часу.

Табель потрібен для:

• нарахування зарплати;
• контролю відпрацьованих днів;
• підтвердження простоїв;
• обліку відпусток;
• обліку лікарняних;
• підтвердження роботи у вихідні або святкові дні;
• перевірки дотримання режиму праці.

На практиці можна використовувати типову форму або власну форму, якщо вона містить необхідні дані для обліку робочого часу.

Посадові та робочі інструкції

Посадові або робочі інструкції допомагають визначити, що саме повинен виконувати працівник.

У таких інструкціях доцільно зазначити:

• назву посади;
• основні обов’язки;
• права працівника;
• відповідальність;
• підпорядкування;
• вимоги до кваліфікації;
• порядок взаємодії з іншими працівниками.

Для ФОП такі інструкції особливо корисні, якщо працівники виконують різні функції: продавець, адміністратор, бухгалтер, менеджер, водій, майстер, оператор тощо.

Особова картка П-2 та особова справа

Особова картка П-2 зараз не є безумовно обов’язковим документом для всіх роботодавців, але її ведення може бути зручним.

У П-2 зазвичай фіксують:

• дані працівника;
• прийняття на роботу;
• переведення;
• відпустки;
• інші кадрові зміни.

Якщо ФОП не веде особову картку П-2, потрібно мати інший документ або систему, де ведеться облік відпусток та кадрових змін.

Особова справа для ФОП не завжди є обов’язковою в тому вигляді, як для підприємств, але її бажано формувати на кожного працівника.

В особовій справі можна зберігати:

• копії документів працівника;
• заяву про прийняття;
• трудовий договір;
• накази;
• документи про відпустки;
• заяви працівника;
• документи про звільнення.

Книга обліку руху трудових книжок

ФОП-роботодавці не приймають паперові трудові книжки на зберігання так, як це робили підприємства. Тому книга обліку руху трудових книжок для ФОП зазвичай не ведеться.

Водночас ФОП повинен правильно оформлювати інформацію про трудові відносини та забезпечувати подання необхідних відомостей у встановленому порядку.

Кадрові документи при відпустці

Для оформлення щорічної відпустки зазвичай потрібні:

• графік відпусток;
• повідомлення працівника про дату початку відпустки;
• заява працівника, якщо потрібно уточнити дати;
• наказ про надання відпустки;
• запис в обліку відпусток;
• відображення у табелі робочого часу.

Якщо відпустка надається поза графіком або це відпустка без збереження зарплати, достатньо заяви працівника та наказу роботодавця.

Кадрові документи при звільненні

У день звільнення ФОП повинен правильно оформити припинення трудових відносин.

Зазвичай потрібні:

• заява працівника або інша підстава для звільнення;
• наказ про звільнення;
• копія наказу для працівника;
• остаточний розрахунок;
• повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• відображення звільнення у звітності;
• збереження документів у кадровій справі.

Помилки при звільненні часто стають причиною трудових спорів, тому цей етап потрібно оформлювати особливо уважно.

Залишити заявку 067 939 40 12

Які кадрові документи бажано мати ФОП

Для ФОП-роботодавця мінімальний комплект кадрових документів може включати:

• трудові договори з працівниками;
• накази про прийняття на роботу;
• повідомлення до ДПС;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці;
• графік відпусток;
• табель обліку робочого часу;
• накази про відпустки;
• накази про переведення;
• накази про звільнення;
• документи щодо виплати зарплати;
• облік відпусток;
• особові справи працівників;
• посадові або робочі інструкції.

Типові помилки ФОП у кадровому обліку

Найчастіше підприємці припускаються таких помилок:

• допускають працівника до роботи без оформлення;
• не подають повідомлення до податкової;
• не укладають письмовий трудовий договір;
• не ведуть табель робочого часу;
• не оформлюють накази;
• не складають графік відпусток;
• не ведуть облік відпусток;
• не видають працівнику копію наказу про звільнення;
• не зберігають кадрові документи;
• плутають трудовий договір і цивільно-правовий договір.

Кадровий облік у ФОП має бути системним, навіть якщо працівників лише один або два.

Чому ФОП варто звернутися до бухгалтера або кадрового спеціаліста

Кадровий облік пов’язаний не лише з документами, а й із зарплатою, податками, ЄСВ, звітністю та трудовими гарантіями.

Професійний супровід допомагає:

• правильно оформити працівників;
• підготувати трудові договори;
• скласти кадрові накази;
• розробити локальні положення;
• вести табель робочого часу;
• оформлювати відпустки;
• правильно оформлювати звільнення;
• уникати штрафів;
• підготувати документи до перевірки.

MOGOL ALFA допомагає ФОП організувати кадровий облік, оформити працівників і підготувати необхідні документи відповідно до законодавства України.

Висновок

Кадровий облік у ФОП - це не формальність, а обов’язкова частина роботи підприємця, який має найманих працівників. Правильно оформлені трудові договори, накази, табелі, графік відпусток і локальні документи допомагають уникнути спорів із працівниками та претензій контролюючих органів.

ФОП варто заздалегідь підготувати кадрову систему, навіть якщо працівників небагато. Це дозволяє працювати спокійно, правильно нараховувати зарплату та мати документи на випадок перевірки.