Неоформлений працівник — ризик для бізнесу: як уникнути штрафів

09 April 2025

 

Оформлення трудових відносин — це не лише формальність, а важливий правовий обов’язок роботодавця. У гонитві за скороченням витрат деякі підприємці вирішують обійти закон і беруть працівників "у тінь". Але така економія може обернутися великими проблемами: перевірки, штрафи, а іноді — навіть кримінальна відповідальність.

Українське законодавство передбачає суворі санкції за використання праці неоформлених працівників. При цьому контролюючі органи мають широкі повноваження щодо виявлення порушень та притягнення винних осіб до відповідальності.

У цій статті ми розглянемо, які саме штрафи загрожують роботодавцям, що ризикують не оформити працівника офіційно, як перевірки відбуваються на практиці та що потрібно зробити, аби уникнути неприємностей.

Як розпізнати неоформлені трудові відносини та уникнути штрафів

Неофіційне працевлаштування — це не просто тіньова схема, а порушення трудового законодавства. Закон визначає кілька ознак, за якими можна ідентифікувати неоформлені трудові відносини:

• працівника допустили до роботи без укладення письмового трудового договору (контракту);
• працівник офіційно оформлений на неповну зайнятість, хоча фактично працює повний день;
• заробітна плата виплачується "в конверті", тобто без сплати ЄСВ, ПДФО та військового збору.

Розміри штрафних санкцій за такі порушення прописані у статті 265 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Водночас, у період дії воєнного стану положення цієї статті тимчасово не застосовуються відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX від 15.03.2022.

Проте, щоб уникнути фінансової відповідальності, роботодавець зобов’язаний повністю виконати вимоги Держпраці та інших наглядових органів у чітко визначені строки. Інакше штрафи можуть бути неминучими. До того ж, за таке порушення передбачено адміністративну відповідальність для посадових осіб підприємства.

• Цивільно-правовий договір зразок

Залишити заявку 067 341 76 94

Вартість порушення: які штрафи загрожують за «тіньову» зайнятість у 2025 році

У 2025 році суми штрафів за неоформлених працівників напряму залежать від розміру мінімальної зарплати, встановленої на момент перевірки. Станом на зараз це 8000 грн. Саме від цієї суми і відштовхуються при нарахуванні санкцій:

• 80 000 грн — за кожного працівника, який працює без трудового договору, при першому виявленні порушення (тобто 10 мінімальних зарплат);
• 240 000 грн — за повторне порушення протягом двох років після першого факту (30 мінімальних зарплат на кожного працівника).

Такі фінансові санкції стосуються всіх юридичних осіб, зокрема й бюджетних установ.

Крім фінансових наслідків для підприємства, передбачено й адміністративну відповідальність для посадових осіб:

• 8 500 – 17 000 грн (500–1000 нмдг) — за перше порушення, згідно з ч. 3 ст. 41 КУпАП;
• 17 000 – 34 000 грн (1000–2000 нмдг) — за повторне порушення протягом року після вже накладеного штрафу.

Незважаючи на воєнний стан, адміністративні штрафи для посадових осіб залишаються чинними та застосовуються на загальних підставах. Тож ігнорування вимог законодавства може обійтися роботодавцю дорого — і в прямому, і в юридичному сенсі.

Підводні камені трудових відносин: як розпізнають неоформленого працівника

Юридичні особи можуть отримати серйозний штраф за порушення законодавства про працю. Ось типові ситуації, які контролюючі органи розцінюють як неоформлення трудових відносин:

• Працівник приступив до роботи без офіційного оформлення. Це може бути як повна відсутність будь-якого договору, так і маскування трудових відносин під цивільно-правові (ЦПД). Навіть якщо укладено ЦПД, але по суті виконуються функції штатного працівника — це вже ризик. Докази можуть бути різні: від аналізу договору до виявлення людей, які працюють у приміщенні без документального підтвердження. Часто така ситуація виникає при «неофіційному стажуванні» чи практиці — усе має бути оформлено чітко й законно.
• Оформлення на неповний робочий день, але фактично — повний. Якщо працівник формально оформлений на пів ставки, а насправді працює повний день (або й понаднормово), це легко доводиться графіками, табелями, службовими записками чи просто присутністю на робочому місці.
• Зарплата «в конверті» без сплати ЄСВ та податків. Часто таке трапляється разом із першим чи другим порушенням. Наприклад, працівник офіційно оформлений на мінімальну ставку, але отримує більшу суму готівкою. Або ж бухгалтер «забув» про мінімальну базу ЄСВ, яка у 2025 році становить 8000 грн.

Важливо: перевірки Держпраці можуть виявити порушення навіть у, здавалося б, безпечних ситуаціях. Тому завжди варто документувати трудові відносини правильно, щоб уникнути ризиків та штрафів.

Залишити заявку 067 341 76 94

Коли ЦПД стає трудовим договором: на що звертає увагу інспектор

На практиці трапляються випадки, коли під час перевірки цивільно-правовий договір (ЦПД) визнають трудовим. Це тягне за собою штрафи, тому варто знати, які ознаки можуть насторожити контролюючі органи:

• Відсутність чіткого результату в договорі. Якщо ЦПД не описує конкретний результат роботи, а замість цього передбачає виконання різноманітних доручень чи супровідних послуг — це ознака трудових відносин.
• Згадка про відпустки чи відрядження. Умови, як-от щорічна відпустка або «відпустка за власний рахунок», є виключно частиною трудових договорів. Їх наявність у ЦПД — грубе порушення.
• Регулярна оплата. Якщо винагорода за ЦПД виплачується щомісяця чи з іншою регулярністю — це може бути сприйнято як заробітна плата. За ЦПД оплата проводиться після досягнення конкретного результату.
• Поширення правил внутрішнього розпорядку. Виконавець за ЦПД не зобов’язаний дотримуватись графіку, підпорядковуватись керівництву чи перебувати в офісі. Якщо він працює за умовами, схожими на штатного працівника — це ризик.
• Зазначення посади чи службової ролі. ЦПД не передбачає наявності посад. Якщо у договорі прописано, що особа виконує функції бухгалтера, юриста, менеджера, або вона носить бейджик з посадою — це ще одна ознака трудових відносин.

Порада: щоб уникнути штрафів, важливо правильно складати договори і чітко відділяти трудові відносини від цивільно-правових. У разі сумнівів — зверніться до юриста або фахівців компанії Mogol-Alfa, ми допоможемо навести лад у документах і захистимо ваш бізнес під час перевірок.

Як мінімізувати ризики штрафу за неоформленого працівника

Щоб уникнути проблем із Держпраці та фінансових санкцій, варто дотримуватись кількох важливих рекомендацій:

• Уникайте конфліктів із працівниками. Найчастіше перевірки починаються через скарги колишніх або поточних працівників. Якщо умови співпраці влаштовують працівника, скарг зазвичай не виникає. Проте варто бути обачними, щоб не доводити ситуацію до конфлікту.
• Поясніть працівникам їхні права під час перевірки. Якщо до вас прийшов інспектор Держпраці, працівники не зобов’язані надавати пояснення, які можуть нашкодити їм або компанії. Тактична відповідь на кшталт «Це запитання не стосується моїх посадових обов’язків» допоможе уникнути зайвих подробиць.
• Уникайте присутності сторонніх осіб у приміщенні під час перевірки. Навіть якщо це просто родичі чи знайомі працівників — краще, аби вони тимчасово залишили територію організації. Інспектор може сприйняти їхню присутність як ознаку неоформленої праці.
• Перевірте чинні ЦПД з юристом. Багато ризиків приховано у формулюваннях договорів. Варто разом із фахівцем переглянути текст поточних цивільно-правових угод та внести корективи, щоб уникнути підстав для їх перекваліфікації у трудові договори.

Рекомендація від Mogol-Alfa: не чекайте на перевірку, щоб виявити слабкі місця у документах. Зверніться до наших юристів — ми допоможемо провести аудит ваших договорів, проконсультуємо щодо безпечної моделі співпраці та забезпечимо юридичний супровід у разі перевірки.

Замовити дзвінок