Як правильно розрахувати зарплату у 2025 році: покрокова інструкція для бухгалтера

01 May 2025

У 2025 році розрахунок заробітної плати в Україні залишається однією з ключових задач для бухгалтерів, кадровиків і підприємців. Змінюються мінімальні соціальні гарантії, розміри податків і вимоги до звітності, а значить — кожна помилка може коштувати компанії дорого.

Ця стаття допоможе вам зорієнтуватися в актуальних правилах нарахування зарплати: які ставки податків діють, як правильно обчислювати ЄСВ, ПДФО та військовий збір, і що врахувати, щоб уникнути штрафів.
Ми розберемося в нюансах оподаткування, дамо формули з прикладами й підкажемо, як автоматизувати процес.

Будьте впевнені у кожному розрахунку — користуйтеся перевіреною інформацією!

• Відомості нарахування та виплати заробітної плати бланк
• Відомості нарахування заробітної плати зразок
• Розрахунковий лист з заробітної плати зразок
• Платіжна відомость на виплату заробітної плати зразок

Зниження окладів у 2025 році: що дозволено роботодавцю під час війни

У період війни багато роботодавців змушені переглядати витрати, зокрема скорочувати зарплатні витрати. Часто це проявляється у зменшенні окладів або встановленні мінімальної заробітної плати для працівників. Проте такі дії можуть обернутися перевірками та штрафами від Держпраці.

Щоб не порушити трудове законодавство, змінювати умови оплати праці під час воєнного стану дозволено лише у законний спосіб. Існує два варіанти зменшення окладу:

• за погодженням із працівником (підписання додаткової угоди до трудового договору);
• за процедурою зміни істотних умов праці з попередженням не пізніше ніж за 2 місяці (ст. 32 КЗпП).

При цьому потрібно пам’ятати про норми оплати праці в умовах дії воєнного стану та зберігати документальне підтвердження усіх змін.

Залишити заявку 067 341 76 94

Структура заробітної плати: з чого складається зарплата у 2025 році

Не всі виплати, що отримує працівник, належать до заробітної плати у розумінні законодавства. Для правильного розрахунку зарплати у 2025 році варто орієнтуватися на:

• Закон України «Про оплату праці» № 108 від 24.03.1995;
• Інструкцію зі статистики заробітної плати № 5 від 13.01.2004, затверджену Держкомстатом.

Відповідно до цих нормативів, структура заробітної плати включає три основні складові:

1. Основна заробітна плата — це оплата за фактично виконану роботу. Вона встановлюється у вигляді окладу, тарифної ставки чи відрядної розцінки. До неї також належить оплата часу відряджень на основі середнього заробітку.
2. Додаткова заробітна плата — це винагороди за перевиконання норм, досягнення високих результатів, роботу у складних умовах. Сюди входять премії, відпускні, індексація тощо.
3. Інші заохочувальні та компенсаційні виплати — це річні премії, матеріальна допомога, премії за внутрішніми положеннями підприємства, а також інші виплати, не передбачені законами, але затверджені роботодавцем.

Чому важливо правильно класифікувати виплати

Від правильної ідентифікації виплат залежить не лише облік, а й податкові зобов’язання та звітність:

• Для ЄСВ: не всі виплати є базою для нарахування єдиного соціального внеску. Слід враховувати Перелік № 1170 (постанова КМУ від 22.12.2010), який визначає виплати, що не обкладаються ЄСВ.
• Для звітності: правильна класифікація допоможе коректно заповнити розділ III звіту за формою 1-ПВ (квартальна форма звіту про працю).
• Для внутрішньої документації: структура зарплати повинна відображатися у формах П-6 (розрахунково-платіжна відомість працівника) та П-7 (зведена форма), що затверджені наказом Держстату № 489 від 05.12.2008. Хоча ці форми не є обов’язковими, багато підприємств використовують їх для внутрішнього обліку.

Залишити заявку 067 341 76 94

Структура виплат працівнику: з чого складається заробітна плата

Заробітна плата працівника складається з кількох компонентів, які відображають не лише оплату за виконану роботу, але й заохочення, компенсації та інші додаткові виплати. В таблиці нижче — приклади нарахувань за трьома основними складовими зарплати (повний список наведено в Інструкції № 5).

Приклади виплат за трьома складовими заробітної плати:

Складова зарплати	Що включає
Основна зарплата	- Тарифна ставка, посадовий оклад - Комісійні від реалізації - Авторська винагорода штатним працівникам - Оплата часу відряджень (без добових) - Оплата профнавчання інших працівників - Вартість продукції при натуральній оплаті - Інші регулярні виплати
Додаткова зарплата	- Премії, відсоткові винагороди - Оплата надурочних, святкових, нічних змін - Відпускні, індексація, компенсація відпусток - Доплата до мінзарплати - Суміщення, розширення обов'язків - Робота в шкідливих умовах - Класність, знання мов, науковий ступінь - Інші надбавки за законодавством
Інші компенсаційні та заохочувальні виплати	- Річні премії, винагороди за важливі завдання - Матеріальна допомога на оздоровлення (для держслужбовців, педагогів тощо) - Оплата страхування, харчування, путівок - Інші виплати соціального характеру

Що не входить до складу заробітної плати: важливі винятки

Окрім стандартних виплат, працівники можуть отримувати інші нарахування, які не вважаються заробітною платою. Вони не включаються до фонду оплати праці та мають інший обліковий підхід. Згідно з пунктом 3 Інструкції № 5, до таких виплат належать:

• Лікарняні, що оплачуються за рахунок Пенсійного фонду (з 6-го дня непрацездатності), декретні, допомога на дітей.
• Оплата перших 5 днів непрацездатності за рахунок підприємства.
• Виплати з прибутку: дивіденди, відсотки, пайові виплати.
• Витрати на відрядження: добові, проїзд, готель.
• Разова матеріальна допомога (на заяву працівника) у зв’язку з хворобою, скрутним становищем, сімейними обставинами тощо.
• Вихідна допомога при звільненні.
• Внески роботодавця на медичне та пенсійне страхування, ЄСВ.
• Інші виплати, що не пов’язані з трудовою діяльністю.

Залишити заявку 067 341 76 94

ЄСВ і виплати, що не входять до зарплати: коли нараховується внесок

Розмежування між зарплатними і незарплатними виплатами має вагоме практичне значення — зокрема, для нарахування єдиного соціального внеску (ЄСВ). Загальне правило: на незарплатні виплати ЄСВ не нараховується, про що йдеться в Переліку № 1170. Але є важливі винятки.

Лікарняні та декретні виплати (допомога з тимчасової непрацездатності та по вагітності й пологах) прирівнюються до заробітної плати для цілей оподаткування.

• У звітності вони мають ту саму ознаку доходу, що й звичайна зарплата — «101» у додатку 4ДФ.
• ЄСВ також обов’язково нараховується на такі виплати відповідно до Закону № 2464-VI, зокрема згідно з п. 1 ст. 7.

Отже, бухгалтерам важливо знати: хоча більшість соціальних і разових допомог не обкладаються ЄСВ, лікарняні та декретні — виняток із цього правила.

Графік виплат зарплати: що потрібно врахувати роботодавцю

Виплата заробітної плати має здійснюватися регулярно та своєчасно, згідно з вимогами законодавства. Основні правила:

• Не рідше ніж двічі на місяць.
• Інтервал між виплатами — не більше 16 календарних днів.
• Якщо день виплати припадає на вихідний або святковий день, зарплата має бути видана напередодні.

Ці правила однакові для всіх роботодавців — як для юридичних осіб, так і для ФОПів.

У колективному договорі або внутрішньому розпорядчому документі слід фіксувати конкретні дати виплат, а не часові діапазони. Наприклад:

Варіанти фіксованих дат виплат

1-го і 16-го числа

2-го і 17-го

3-го і 18-го

4-го і 19-го

5-го і 20-го

6-го і 21-го

7-го і 22-го

Важливо: якщо зарплатний день збігається з неробочим, обов'язково здійсніть виплату день у день до цього.

Залишити заявку 067 341 76 94

Мінімальна заробітна плата на підприємстві: що потрібно знати

Мінімальна зарплата визначається законом як мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну або годинну норму праці (ст. 3 Закону № 108). Державою також гарантовано мінімальний посадовий оклад, який рівний прожитковому мінімуму для працездатної особи на 1 січня. Важливо звертати увагу на таблицю нижче для актуальних даних.

Мінімальні гарантії в оплаті праці на 2025 рік

Період	Мінімальний посадовий оклад	Мінімальна зарплата	Місячна	Годинна
Січень — грудень	3028 грн	8000 грн	48 грн/год

Якщо зарплата, нарахована за місячну норму, не досягає мінімального рівня, необхідно провести доплату до мінімального розміру.

Щодо нарахувань: навіть при виплаті мінімальної заробітної плати потрібно утримувати податки та інші обов’язкові платежі. Однак можливе застосування податкової соціальної пільги (ПСП), що знижує податкове навантаження.

Заробітна плата під час воєнного стану: особливості нарахувань

Воєнний стан не є підставою для відмови від виплати зарплати працівникам чи її затримки. Згідно з частинами 1 і 2 статті 10 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (від 15.03.2022 № 2136-IX), заробітна плата має виплачуватися відповідно до умов трудового договору, і роботодавець зобов'язаний забезпечити своєчасну виплату.

Однак, є певні послаблення:

• Звільнення від відповідальності за порушення строків оплати, якщо затримка викликана бойовими діями або іншими форс-мажорними обставинами. Закон не уточнює конкретні вимоги до доказів цієї обставини, а перелік територій, де ведуться бойові дії, ще не затверджений.
• Якщо неможливо здійснити виплату через бойові дії, строк її виплати переноситься до відновлення роботи підприємства.

Роботодавець має декілька варіантів для оптимізації витрат на оплату праці:

• оголошення про простій;
• неповний робочий час;
• відпустка за свій рахунок;
• призупинення дії трудового договору.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як здійснюється розрахунок заробітної плати

Для коректного нарахування заробітної плати на підприємстві необхідно вести табель обліку робочого часу працівників. Цей документ є основою для розрахунку зарплати і визначає кількість відпрацьованих днів чи годин, а також днів відпустки, лікарняних і відряджень.

Розрахунок зарплати здійснюється в відомості нарахування зарплати. Це первинний документ, що містить узагальнені відомості про:

• Нарахування зарплати (оклади, премії, відпускні, лікарняні);
• Утримання з зарплати;
• Нарахування ЄСВ на фонд оплати праці.

Відомість є основним бухгалтерським документом, що відображає всю інформацію щодо нарахувань та утримань. Допоміжні таблиці, такі як для розрахунку відпускних чи оплати відряджень, можуть використовуватись для точного обчислення.

Приклад нарахування заробітної плати: як це працює

Розглянемо приклад нарахування заробітної плати за місяць. У січні 2025 року працівник має оклад 8000 грн та премію 3000 грн. Всього працівник відпрацював 22 робочих дні або 176 годин. Однак з 06.01.2025 він взяв відпустку за власний рахунок. Всього в січні 2025 року було 23 робочих дні або 184 години (без святкових днів через воєнний стан).

Розрахунок заробітної плати

Показник	Сума, грн
Оплата за оклад (8000 грн ÷ 176 год × 184 год)	7652,17
Загальна зарплата (разом з премією)	7652,17 + 3000 = 10652,17
При повному відпрацюванні: зарплата	11000 (8000 + 3000)

Залишити заявку 067 341 76 94

Як швидко розрахувати "чисту" зарплату

Якщо працівник не має податкової соціальної пільги (ПСП), то з його зарплати утримується 23% податків та зборів (18% ПДФО + 5% військовий збір). З 1 грудня 2024 року по 31 грудня року, коли буде завершено воєнний стан, ставка військового збору збільшена до 5% замість попередніх 1,5%.

Для швидкого обчислення "чистої" зарплати, можна застосувати коефіцієнт 0,77 (1 - 23%/100%). Наприклад, якщо зарплата "брудними" становить 8500 грн, то:

Зарплата брутто	Чиста зарплата (грн)
8500 грн × 0,77	6545,00 грн

Приклад бухгалтерських проводок при нарахуванні зарплати

Розглянемо приклад нарахування зарплати бухгалтером на підприємстві у січні 2025 року. Оклад працівника — 8000 грн, премія за інтенсивність роботи — 30% окладу.

Бухгалтерські проводки

Господарська операція	Дт	Кт	Сума, грн
Виплата авансу за січень (0,5 × 8000)	661	311	4000,00
Сплачений ПДФО при виплаті авансу (4000 × 18%)	641	311	720,00
Сплачений ВЗ при виплаті авансу (4000 × 5%)	642	311	200,00
Сплачений ЄСВ при виплаті авансу (4000 × 22%)	651	311	880,00
Нарахування зарплати за січень (8000 + 8000 × 30%)	92	661	10400,00
Нарахований ЄСВ на зарплату (10400 × 22%)	92	651	2288,00
Утриманий ПДФО із зарплати (10400 × 18%)	661	641	1872,00
Утриманий ВЗ за січень (10400 × 5%)	661	642	520,00
Виплата зарплати за 2-гу половину січня (10400 - 4000 - 1872 - 156)	661	311	4372,00
Сплачений ПДФО за 2-гу половину січня (1872 - 720)	641	311	1152,00
Сплачений ВЗ за 2-гу половину січня (520 - 200)	642	311	320,00
Сплачений ЄСВ за 2-гу половину січня (2288 - 880)	651	311	1408,00

Зазначимо, що законодавчих вимог щодо розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ при виплаті авансу немає. Проте важливо, щоб сума податків і зборів за першу та другу половину місяця збігалася з підсумковими нарахуваннями по місяцю, оскільки суми виплат вказуються в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку за місяць.

Залишити заявку 067 341 76 94

Нарахування та виплата зарплати у 2025 році: яка відповідальність за порушення строків

Порушення встановлених строків виплати зарплати більш ніж на один місяць або неповна виплата можуть призвести до фінансових санкцій, відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України. Розмір штрафу в таких випадках становить тричі більший за мінімальну зарплату, встановлену на момент виявлення порушення. Для 2025 року ця сума складає 24 000 грн.

Крім того, порушення строків виплати зарплати може привести до адміністративної відповідальності посадових осіб підприємства. За перше порушення штраф становить від 510 до 1700 грн, а за повторне — від 1700 до 5100 грн. Вищі штрафи застосовуються, якщо порушення стосується певних категорій працівників, таких як неповнолітні, вагітні жінки, одинокі матері або батьки, що виховують дитину до 14 років чи дитину з інвалідністю.

Також існує кримінальна відповідальність за умисне невиплачення зарплати працівникам більше ніж за один місяць. Це може призвести до штрафу від 8500 до 17 000 грн, виправних робіт до 2 років або позбавлення волі на строк до 2 років, з позбавленням права займати певні посади чи займатися діяльністю до 3 років. Така відповідальність передбачена статтею 175 Кримінального кодексу України.

Таблиця штрафів за порушення строків виплати зарплати

Тип порушення	Штраф
Порушення строків виплати більш ніж на 1 місяць	3-кратний розмір мінімальної зарплати (24 000 грн у 2025 році)
Адміністративний штраф за перше порушення	510 - 1700 грн
Адміністративний штраф за повторне порушення	1700 - 5100 грн
Порушення щодо певних категорій працівників (наприклад, неповнолітні, вагітні жінки)	Штрафи у межах 1700 - 5100 грн
Кримінальна відповідальність за умисне невиплачення зарплати понад 1 місяць	Штраф від 8500 до 17 000 грн, виправні роботи до 2 років або позбавлення волі до 2 років

Порушення порядку нарахування та виплати зарплати може привести до серйозних фінансових та юридичних наслідків для роботодавців.

Замовити дзвінок