Як правильно виправити помилки в податковому звіті: ЄСВ, ПДФО та ВЗ з порадами експерта

16 April 2025

Помилки в податкових звітах — це не рідкість, і навіть найбільш досвідчені бухгалтери можуть зіткнутися з ситуацією, коли в документах виявляються неточності. Звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ вимагає особливої уважності, адже будь-яка помилка може призвести до серйозних наслідків, включаючи штрафи або проблеми з податковими органами.

Якщо ви виявили помилку у своєму звіті, важливо швидко і правильно виправити її, не чекаючи на податкову перевірку. У цьому матеріалі ми розглянемо основні етапи виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, а також надамо поради від досвідченого податкового експерта, як уникнути поширених помилок та забезпечити коректне подання звітів у майбутньому.

• Приклад виправлення помилки у Додатку Д1 «Звітний новий»
• Приклад виправлення помилки у Додатку Д1 «Уточнюючий»
• Приклад виправлення помилки у Додатку 4ДФ
• Приклад виправлення помилки у Додатку Д5

Способи коригування помилок у податковому розрахунку: нові правила

Виправлення помилок у Податковому розрахунку (який також відомий як Об'єднаний звіт, Зарплатний звіт або Податковий звіт з ЄСВ і ПДФО/ВЗ) здійснюється коригуючим методом, що відрізняється від більшості податкових декларацій. Тут не потрібно просто замінювати старі цифри на нові. Замість цього коригування відбувається шляхом подання коригуючих (виправляючих) Податкових розрахунків — «Звітної нової» чи «Уточнюючої», що передбачає збільшення («+») або зменшення («–») показників неправильних рядків.

Це суттєво відрізняється від декларацій з єдиного податку та податку на прибуток, де при подачі «Звітної нової» або «Уточнюючої» декларації вся інформація з попередньої декларації замінюється на нові цифри, причому заповнюється вся декларація, а не тільки рядки з помилками.

При коригуванні помилок у Податковому розрахунку варто керуватися Порядком заповнення та подання податковими агентами розрахунків доходу, нарахованого та сплаченого на користь фізичних осіб, а також сум утриманого податку та нарахованого єдиного внеску, затвердженим наказом Мінфіну № 4 від 13.01.2015.

Примітка: Для виправлення помилок використовуються саме коригуючі розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий».

Різниця між коригуючими розрахунками «Звітний новий» та «Уточнюючий»

У Податковому розрахунку помилки виправляються за допомогою подачі коригуючих розрахунків. Важливо знати, коли і який тип розрахунку потрібно подати:

• «Звітний новий» — подається, якщо крайній день звіту ще не пройшов (це 20-й день місяця, наступного за звітним).
• «Уточнюючий» — подається, якщо крайній день звіту вже минув.

Ці два типи розрахунків мають суттєві відмінності в наслідках. Наприклад, подача «Звітного нового» не тягне за собою штрафи та пені. Натомість подача «Уточнюючого» розрахунку може призвести до нарахування пені щодо ЄСВ у випадку його заниження. Щодо ПДФО/ВЗ, у разі помилок може бути нараховано штраф і пеня, але це відбувається через податкове повідомлення-рішення (ППР), яке надішлють податківці, оскільки «самоштраф» у Додатку 4ДФ не передбачений.

Примітка: Податковий розрахунок «Звітний» залишається в базі ДПС навіть після подачі виправляючих звітів — ці звіти лише коригують дані.

Зараз коригуючий спосіб застосовується як для Додатка 4ДФ, так і для Додатка Д1, що дозволяє досягти уніфікації у виправленні помилок для ПДФО/ВЗ та ЄСВ. Такий підхід також застосовується і для Додатка Д5, що стосується трудових відносин.

Залишити заявку 067 939 40 12

Чи дозволяється вносити уточнення в Податковий розрахунок без подання коригуючих звітів

Виправити справжні помилки без подачі коригуючих Податкових розрахунків — неможливо. Поточний Податковий розрахунок за звітний квартал не дає змоги одночасно внести зміни до попередніх періодів, оскільки не передбачає окремого додатка для коригування таких даних. Отже, всі помилки у звітності виправляються виключно через подання окремих виправляючих форм.

Проте в окремих випадках допускається уточнення даних в межах поточного звіту — не через помилку бухгалтера, а у зв’язку з появою нових чи оновлених розрахункових даних. Зокрема, це стосується перерахунку ПДФО у Додатках 4ДФ та Д1.

Коли можливе уточнення у Додатку 4ДФ:

• Якщо йдеться про технічну або розрахункову неточність, яка виникла через відсутність повної інформації в момент розрахунку, наприклад:
• перерахунок ПДФО після уточнення суми лікарняних або перехідних відпускних;
• скасування застосованої ПСП у зв’язку з помісячним уточненням доходу.
• Якщо дані у 4ДФ повністю відповідають відображеному в бухгалтерському обліку на момент складання звіту. Тобто бухгалтер не допустив помилок, а просто не мав усієї інформації під час розрахунку.

Це ті ситуації, коли податок було утримано більше або менше від належного не через помилку, а через неповноту вихідних даних.

Коли можна уточнити інформацію в Додатку Д1:

Якщо зміни стосуються розрахунку ЄСВ — зокрема, перегляду суми доходу внаслідок перерахунку зарплати за місяць, коли працівник:

• хворів;
• перебував у відпустці;
• отримував лікарняні чи декретні виплати.

Такі ситуації не є класичними помилками, а радше технічними уточненнями, що зумовлені відсутністю всіх документів або інформації на момент нарахування зарплати, наприклад — незакритий лікарняний лист.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як правильно оформлювати коригуючі Податкові розрахунки

Податкові розрахунки типу «Звітний новий» і «Уточнюючий» не замінюють попередній звіт, а лише доповнюють його, вносячи зміни. Вони слугують для коригування окремих рядків: одні — вилучаються, інші — додаються. Відповідно, у таких розрахунках заповнюється лише необхідна частина інформації, а не увесь звіт повністю.

Що саме потрібно заповнювати у коригуючих формах:

• Обов’язкові реквізити (рядки 01–05 у заголовній частині). Без них звіт вважається некоректним.
• Тільки ті додатки, які коригуються. Якщо певний додаток не містить помилок — його повторно подавати не потрібно, навіть якщо він був частиною оригінального звіту. У рядку 06 основної частини Податкового розрахунку вказується кількість та тип поданих додатків.
• Лише скориговані рядки у додатках — ті, що потрібно видалити або додати. Рядки без помилок не включаються повторно.
• Розділ І (підсумкова частина звіту) заповнюється лише у разі змін у Додатку Д1 (пов’язаному з ЄСВ). Якщо цей додаток не редагувався — розділ І залишають порожнім.

Нагадування: Виправлення здійснюється шляхом додавання або вилучення рядків, а не повною заміною старих даних.

Два підходи до виправлення помилок у Податковому розрахунку: як обрати правильний

У Податковому розрахунку передбачено два способи внесення коригувань:

• Спосіб «1»/«0» — використовується спеціальна позначка «1» (вилучення) або «0» (додавання).
• Спосіб КТН «2»/«3» — застосовуються коди типу нарахувань: «2» — додавання, «3» — вилучення.

Ці методи не є взаємозамінними та використовуються у різних випадках. Особливо це стосується даних по ЄСВ, де КТН має окреме, специфічне застосування. У таблиці нижче — суть обох підходів:

Способи коригування даних у Податковому розрахунку

Завдання коригування	Спосіб «1»/«0»	Спосіб КТН «2»/«3»	Що вказується у рядку	Результат
Вилучення (–)	1	3	Повтор значень із неправильного рядка (без знаків «–»)	Рядок вважається вилученим
Додавання (+)	0	2	Нові (правильні) значення	Додається новий рядок

Алгоритм дій для заміни неправильних даних:
Спочатку вилучаємо старий рядок (ставимо «1» або КТН «3»),
Потім додаємо новий з правильними значеннями (ставимо «0» або КТН «2»).

Залишити заявку 067 939 40 12

У яких випадках застосовувати спосіб «1»/«0» чи КТН «2»/«3»

Ці два способи мають різну сферу застосування залежно від типу помилки, форми звіту та типу коригуючого Податкового розрахунку.

Застосування способів за типом звіту та помилки

Параметр	Спосіб «1»/«0»	КТН «2»/«3»
Де використовується	Додатки: Д1 (гр. 25), Д5 (гр. 20), 4ДФ (гр. 10)	Лише Додаток Д1 (гр. 09)
Тип звіту «Звітний новий»	Можна виправити будь-які помилки	Не використовується
Тип звіту «Уточнюючий»	- У Додатку 4ДФ — усі типи помилок - У Додатках Д1 і Д5 — лише нерозрахункові	Лише розрахункові помилки
Типи помилок	- Розрахункові: суми ПДФО, ВЗ, ЄСВ тощо - Нерозрахункові: персональні дані тощо	Лише розрахункові помилки по ЄСВ

Якщо потрібно виправити і розрахункові, і нерозрахункові помилки у Додатку Д1, необхідно подати два окремих розрахунки типу «Уточнюючий».

Коли обов'язково застосовувати КТН «2»/«3»

Метод КТН використовується виключно у звіті типу «Уточнюючий» для виправлення:

• помилок у базі нарахування ЄСВ (зарплата, ЦПД, додаткова база),
• сум самого ЄСВ, якщо виявлено заниження.

Таке коригування впливає на розділ I Податкового розрахунку (рядки 4–6), де може бути нарахована пеня за недоплату ЄСВ.

Важливо:
Якщо помилка стосується нарахувань по ЄСВ — дозволено використовувати лише КТН,
спосіб «1»/«0» — не підходить, відповідна графа має залишатися порожньою.

Залишити заявку 067 939 40 12

Чи можна виправляти один і той самий період кілька разів?

Так, виправляти один період можна неодноразово. Кількість поданих Податкових розрахунків, які виправляють звіт за певний період, не обмежується. Ви можете подавати:

• декілька розрахунків типу «Звітний новий» — поки триває звітний період;
• стільки, скільки потрібно «Уточнюючих» розрахунків — навіть після завершення звітного періоду.

Важливо: виправлення обмежується строком податкової давності, який становить 1095 календарних днів (три роки) з дати граничного строку подання звіту. Після цього періоду вносити зміни вже немає сенсу.

Як правильно нумерувати Податкові розрахунки при виправленні помилок

Питання про нумерацію Податкових розрахунків постає практично відразу при першому виправленні. Основні правила наступні:

Основні принципи нумерації:

1. Нумерація завжди хронологічна — за фактом подання розрахунків.
2. Тип розрахунку не впливає на номер — незалежно від того, це «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий».

Це правило прописане у роз’ясненнях до заповнення рядка 02 Податкового розрахунку (розділ ІІІ Порядку № 4).

Приклад 1 — виправлення в межах звітного періоду:

Поданий розрахунок	Тип розрахунку	Порядковий номер
Перший (основний)	Звітний	№1
Виправлення №1	Звітний новий	№2
Ще одне виправлення (до кінця строку)	Звітний новий	№3
Виправлення після завершення періоду	Уточнюючий	№4

Приклад 2 — виправлення після завершення звітного строку:

Поданий розрахунок	Тип розрахунку	Порядковий номер
Перший	Звітний	№1
Виправлення після завершення строку	Уточнюючий	№2
Додаткове виправлення (того ж періоду)	Уточнюючий	№3

Порада: ведіть окремий журнал поданих Податкових розрахунків із вказаним типом, періодом і номером — це допоможе уникнути плутанини при наступних поданнях.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як заповнювати основну частину Податкового розрахунку та Додатки при виправленнях

У будь-якому випадку основна частина Податкового розрахунку повинна містити реквізити (рядки 01–05) і інформацію про наявність додатків (рядок 06). Однак при виправленні даних у Додатках 4ДФ або Д5 — рядок 06 залишається порожнім, адже виправлення не стосується Розділу І.

Розділ І заповнюється лише у разі виправлення через Додаток Д1, при цьому спосіб заповнення залежить від типу Податкового розрахунку:

Для звіту типу «Звітний новий»:

• Заповнюються групи рядків 1, 2, 3 і 7.
• Ці дані формуються на підставі рядків з Додатка Д1 (наприклад, 1.1, 1.2).
• Застосовується метод складання/віднімання значень («1»/«0»), що допускає як додатні, так і від’ємні значення в Розділі І (зі знаком «−»).

Для звіту типу «Уточнюючий»:

• Заповнюються рядки:
• рядок 4 – якщо відбулося донарахування ЄСВ (згідно з Д1 із КТН «2»),
• рядок 6 – якщо відбулося зменшення ЄСВ (згідно з КТН «3»).
• Якщо є донарахування, розраховується пеня — у рядку 5. Вона становить 0,1% на день від суми в рядку 4.
• Пеня нараховується з 1-го дня виникнення зобов’язання до дня сплати, за винятком періоду карантину (з 01.03.2020 до 01.08.2023) — у цей час пеня та штрафи не застосовувалися.

Зверніть увагу: заповнення Розділу І відрізняється для типів «Звітний» та «Уточнюючий».

Як правильно заповнювати Додатки при виправленні

Додаток Д1:

• Заповнюємо всі реквізити у шапці (рядки 01–034).
• У графі 10 обов’язково вказуємо місяць і рік, до яких відноситься помилка.
• Особливу увагу звертаємо на КТН, особливо при виправленнях, що охоплюють різні місяці (наприклад, при лікарняних або відпустках).

Додаток Д5:

• Заповнюємо шапку (рядки 01–031).

Додаток 4ДФ:

• Реквізити шапки (рядки 01–05) мають відповідати тим, що були у звіті, який виправляється.
• Якщо помилка була саме у реквізитах — вказуємо вже виправлені дані.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як виправляти звіти за 2021–2024 роки

У разі помилок у звітності з 2021 року, коли форма стала місячною, уточнення здійснюється саме за місяць, у якому виникла помилка.

• Якщо помилка допущена лише в одному місяці кварталу — подається один уточнюючий звіт за цей місяць.
• Якщо помилки є в кожному місяці кварталу — потрібно подати три окремі уточнення.

Приклад:

Не відображено поворотну допомогу у 2 кварталі 2023 року. Якщо вона була надана у травні, подається уточнюючий розрахунок саме за травень.

• Номер розрахунку: 2 (другий у переліку).
• Місяць: 5 (травень).

Виправлення звітів, поданих до 2021 року

Для старих звітів до 01.01.2021 також використовується поточна форма Податкового розрахунку. У ній передбачено можливість коригування, зокрема щодо військового збору (ВЗ), який став персоніфікованим.

Як виправити дані з ВЗ у новій формі:

У Додатку 4ДФ, розділ ІІ, залишені два спеціальні рядки для коригування ВЗ за старою формою:

• «Військовий збір» — коригування в бік збільшення (вказуємо правильний рядок).
• «Військовий збір — виключення» — зменшення, повторюємо помилковий рядок.

Ці рядки призначені лише для виправлень звітів до 2021 року.

Якщо ж потрібно виправити дані у межах нової форми (після 2021):

• Застосовується стандартний підхід «1»/«0».
• Військовий збір тепер заповнюється у розділі І, як персоніфікований.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як визначити місяць уточнення для старих квартальних звітів

Оскільки стара форма 1ДФ була квартальною, виправлення проводиться одним узагальненим уточненням за квартал, з вказівкою місяця:

Квартал	Місяць, який вказується у виправленні
I квартал	Березень
II квартал	Червень
III квартал	Вересень
IV квартал	Грудень

Таблиця відповідності старої та нової звітності

Новий додаток	Відповідає старій формі
Додаток Д1	Таблиця 6 звіту з ЄСВ
Додаток Д5	Таблиця 5 звіту з ЄСВ
Додаток 4ДФ	Колишня форма 1ДФ

Коли зміни у Додатку Д1 не вважаються помилками

Не всі коригування у звітності за минулі періоди слід сприймати як помилки, що потребують подання Податкового розрахунку типу «Звітний новий» або «Уточнюючий». Деякі зміни є звичайною практикою обліку і оформлюються у поточній звітності без виправлень.

Приклад із лікарняними:

Якщо після розподілу лікарняних у наступних місяцях з'являється додаткова база ЄСВ за попередні періоди — це не помилка. У таких випадках:

• Використовується КТН «13» (а не «2» чи «3», які застосовуються для виправлень).
• Дані вносяться у звіт типу «Звітний» за період, коли стало відомо про суму лікарняних.

Обов’язково зазначається:

• Код категорії застрахованої особи «29» — для працівників, яким нараховано допомогу з тимчасової непрацездатності.
• Уточнюється, що рядок стосується саме лікарняних.

Аналогічно:

Це ж правило застосовується у випадках помісячного розподілу:

• декретних виплат;
• перехідних відпусток, коли відпускні розподіляються між кількома місяцями.

Замовити дзвінок