Електронна медична документація
18 November 2023
Перелік статистичних форм, які потрібно вести на папері
Інструкції НСЗУ щодо ведення медичної документації:
Яка електронна документація наявна в медзакладах?
Електронний документообіг регулюється наступними нормативно-правовими актами:
- Наказ Міністерства охорони здоров'я України № 330 від 5 липня 2005 року "Про впровадження електронних версій статистичних облікових форм у закладах охорони здоров'я" передбачає створення єдиного програмного забезпечення та впровадження електронних облікових форм;
- Перелік документів суворої звітності, які необхідно зберігати в паперовому вигляді, можна знайти в Інструкції 330. Саме ці документи мають бути відтворені в електронному та паперовому вигляді;
- Оновлені правила виписування рецептів на лікарські засоби і вироби медичного призначення. Зокрема, це стосується поширення електронних рецептів. Йдеться про наказ МОЗ № 1819 від 04.10.2018 "Про внесення змін до наказу Міністерства охорони здоров'я від 19.07.2005 № 360";
- Порядок направлення пацієнтів до ліцензованих закладів охорони здоров'я та фізичних осіб - підприємців, які провадять господарську діяльність з медичної практики та надають відповідний вид медичної допомоги в порядку, встановленому законодавством, наказ МОЗ № 586 від 28.02.2020;
- Наказ Міністерства охорони здоров'я № 587 від 28 лютого 2020 року "Деякі питання реєстрації та ведення медичної документації, записів про направлення та рецептів в електронних системах охорони здоров'я".
НСЗУ також підготувала оглядовий документ щодо медичних записів, який більше схожий на опис процедур роботи з електронними медичними записами, ніж на набір інструкцій. Зобов'язання вести електронні медичні картки вже включено до ліцензійних умов провадження цієї діяльності.
Які бувають електронні медичні документи?
Ліцензійні умови провадження господарської діяльності з медичної практики передбачають, що всі заклади охорони здоров'я повинні працювати з електронною системою охорони здоров'я (ЕСОЗ); кінцевий термін обов'язкового підключення до ЕСОЗ - 31 березня 2023 року (Постанова Кабінету Міністрів України № 1469 від 30 грудня 2022 року).
Що забезпечують ЕСОЗ:
- Електронний документообіг в галузі охорони здоров'я;
- Автоматизацію медичної документації;
- Можливість пацієнтам користуватися електронними послугами.
Види електронних медичних документів
Електронізація медичної документації та бухгалтерія в КНП
З огляду на вищезазначені документи, прогрес, досягнутий в оцифруванні документів у медичних комплексах-КНП, не стосується бухгалтерів:
- По-перше, бухгалтери не виписують рецептів і не беруть участі в їхньому фінансуванні;
- По-друге, електронні медичні картки та електронні направлення - це суто медична справа.
Однак бухгалтерам все одно доводиться мати справу з електронними документами (зовнішніми документами). І в цих документах:
- Електронний лікарняний - однак бухгалтер звільненої організації, видаючи лікарняні тому ж лікарю або іншим працівникам звільненої організації, поводиться з ними як звичайний користувач. Бухгалтерія не має жодного відношення до процесу видачі лікарняних листків пацієнтам і не бере в ньому участі. Процедура така ж, як і з паперовими лікарняними, але оскільки все фіксується системою, проблеми перевірки правильності цих довідок і деякі корупційні аспекти їх видачі усуваються;
- Договори НСЗУ та отримання коштів - бухгалтер не має жодного відношення до підписання договору, окрім як проконсультувати щодо відповідних банківських рахунків, які вказані в кінці договору, але бухгалтер відіграє певну роль в отриманні коштів за договором.
Отримання коштів від НСЗУ та бухгалтерії КНП
Бухгалтер виконує наступні адміністративні функції:
- Це контроль даних у щомісячних (місячних) звітах в електронному вигляді, які подаються до НСЗУ. Звичайно, кількість наданих медичних послуг не є завданням бухгалтера, але загальну суму на гривню та звітні дані в електронній системі слід контролювати. Підставою для виплати коштів НСЗУ за надані медичні послуги та спожиті лікарські засоби є інформація, внесена надавачем медичних послуг в електронну систему охорони здоров'я;
- Керувати отриманням коштів, у тому числі авансових платежів, від НСЗУ.
Однак у бухгалтерів також є своя сфера діяльності:
- Згідно з типовою формою договорів КНП, їх потрібно подавати щоквартально до кінця наступного місяця (стаття 28 типової форми договорів);
- Облік таких доходів і витрат;
- Розрахунок витрачених коштів, оскільки залишки коштів від НСЗУ можуть бути використані закладами охорони здоров'я на будь-які видатки в межах їхньої законної діяльності.
Звіт про фінансові результати включає:
- Доходи (платежі за договорами НСЗУ, надходження з державного/місцевих бюджетів, доходи від надання медичних послуг за індивідуальні та організаційні кошти, благодійні внески та інші надходження). Про облік доходів приватних закладів охорони здоров'я див. статтю Облік доходів закладів охорони здоров'я;
- Витрати - заробітна плата з нарахуваннями; придбання товарів, робіт та послуг (із зазначенням їх виду);
- Оплата комунальних послуг та енергоносіїв;
- Капітальні видатки - придбання обладнання та інших предметів довгострокового використання (основних засобів/нематеріальних активів); видатки на капітальний ремонт, реконструкцію та реставрацію.
Щомісяця, до 15 числа місяця, наступного за звітним, бухгалтер повинен подавати наступну інформацію:
- Залишки на банківських рахунках;
- Стан виплати заробітної плати;
- Медичні виплати та витрати за програмою медичних гарантій.
