Все про інвойс

22 September 2023

Інвойс (або рахунок-фактура) — це офіційний документ, що підтверджує факт надання послуг чи продажу товарів. Він є невід’ємною частиною бізнес-операцій, використовується як для внутрішньої, так і для міжнародної торгівлі, та відіграє важливу роль у фінансовій звітності.

У цій статті розглянемо, що таке інвойс, для чого він потрібен, і як правильно його скласти.

Що таке інвойс?

Інвойс (рахунок-фактура) — це документ, який продавець надає покупцю для підтвердження угоди. У ньому вказуються всі ключові дані:

• назва товарів чи послуг,
• кількість,
• ціна,
• загальна сума до сплати,
• реквізити продавця та покупця.

Цей документ також слугує підставою для здійснення платежу і є важливим доказом фінансової операції.

Замовити дзвінок

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Як виглядає інвойс?

Правильно складений інвойс зразок повинен включати:

1. Назву документа.
2. Дату оформлення та унікальний номер.
3. Дані продавця та покупця (назва компанії, адреса, реквізити).
4. Перелік товарів чи послуг з описом.
5. Загальну суму до оплати.
6. Умови постачання та оплати (за потреби).

Для вашої зручності доступний рахунок-фактура інвойс бланк, який можна адаптувати під ваші потреби.

Інвойс у сфері послуг

Якщо ваша діяльність стосується надання послуг, важливо правильно скласти інвойс на послуги зразок. У ньому вказуються тип і обсяг послуг, строки виконання та вартість.

Як скласти інвойс?

Для складання документа можна скористатися готовими шаблонами або розробити свій формат. Шаблон інвойсу доступний у багатьох бухгалтерських програмах та онлайн-сервісах.

Приклад інвойсу може виглядати так:

1. Логотип і назва компанії-продавця.
2. Таблиця з детальним описом товарів чи послуг.
3. Поле для підпису сторін (за потреби).

Чому важливо використовувати інвойс?

1. Юридична підтвердженість. Інвойс (рахунок-фактура) забезпечує прозорість взаємовідносин між сторонами угоди.
2. Фінансовий облік. Документ допомагає структурувати інформацію про доходи та витрати.
3. Зручність міжнародних розрахунків. Інвойс є обов’язковим документом для експорту й імпорту.

Ми пропонуємо:

• Допомогу у створенні інвойсу зразок чи розробці індивідуального шаблону.
• Консультації з правильного оформлення рахунків-фактур відповідно до чинного законодавства.
• Автоматизацію документообігу для вашого бізнесу.

Звертайтеся до нас, і ми забезпечимо вам якісний супровід усіх бухгалтерських процесів, включаючи створення інвойсів!

Замовити дзвінок

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку на підставі первинних документів (стаття 9, частина І Закону № 996-XIV від 16 липня 1999 року "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"("Закон про бухгалтерський облік")).

Рахунок-фактура як первинний документ

Під первинним документом ми розуміємо документ, який містить у собі інформацію про певну господарську операцію (згідно з абзацом 11 частини 1 статті 1 Закону про бухгалтерський облік). Це стосується як електронних, так і паперових документів. Такий первинний документ, згідно з частиною 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік, має включати обов'язкові реквізити:

1. Назва документа (форми).
2. Дата складання.
3. Назва підприємства, яке складає документ.
4. Зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції.
5. Посади осіб, відповідальних за проведення та оформлення господарської операції.
6. Особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу, що брала участь у проведенні господарської операції.

Перелік цих обов'язкових реквізитів також визначений у пункті 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке було схвалене наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 року № 88.

Отже, висновок такий: рахунок-фактура (інвойс) набуває статусу первинного документа, якщо він містить у собі всі обов'язкові реквізити та інформацію про господарську операцію. Господарська операція визначається як дія або подія, яка призводить до змін у структурі активів, зобов'язань та власного капіталу підприємства (згідно з абзацом 5 частини 1 статті 1 Закону про бухгалтерський облік).

Однак слід зазначити, що оплату підтверджує не рахунок-фактура (інвойс), а платіжне доручення, яке видається обслуговуючим банком. Це стосується проведення Дт-31 "Рахунки в банках" та Кт-36 "Розрахунки з покупцями та замовниками", яке здійснюється не на дату рахунку-фактури, а на дату платіжного доручення.

Цей підхід підтверджений і контролерами (див. листи Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 і ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22, зокрема лист № 6964).

Рахунок-фактура, який видає постачальник, фактично інформує покупця про суму та реквізити для оплати товару або послуги. Однак він не є документом, який підтверджує факт оплати та отримання товару або послуги.

Інвойс: зразок 

• Зразок інвойсу ЗАВАНТАЖИТИ

Чи може інвойс замінити накладну або акт?

Інвойс може замінити накладну/акт лише у випадку, якщо він є гібридним документом. Крім обов'язкових реквізитів первинного документа, він повинен містити інформацію про те, що продавець відвантажив товар (надав послугу), а покупець (замовник) отримав (прийняв) його. На практиці гібридні форми первинних документів часто мають подвійні назви. Прикладами є інвойс та інвойс-акт.

Фіксація факту відвантаження товарів/отримання послуг на рахунку-фактурі - це не примха, а необхідна пересторога. Дозвольте пояснити чому.

Активи - це ресурси, які підприємство використовує для отримання економічних вигод (НП(С)БО1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", п. 3). Компанія контролює актив, поки не передасть його покупцеві. Покупець отримує право власності на актив, а також ризики та вигоди, пов'язані з ним. Датою зарахування активу (інструменту) на баланс вважається дата переходу до покупця ризиків і вигод, пов'язаних з правом власності на придбаний (отриманий) актив (Лист Казначейства № 31-34000-20-27/11292 від 21.04.2009 р.). На цю дату вартість інструменту відображається в бухгалтерському обліку на підставі відповідної первинної документації.

Примітка: Звичайні (негібридні) рахунки-фактури не фіксують передачу права власності на товари або надання послуг.

Умови переходу права власності на товар регулюються відповідним договором. Обидві сторони договору зацікавлені в тому, щоб правильно визначити умови (зокрема, дату) переходу права власності на товар або отримання послуг. Від цього залежить, чи правильно визнаються доходи і витрати, тобто чи застосовується принцип обачності. Згідно з цим принципом, методи оцінки, що застосовуються в бухгалтерському обліку, повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань і витрат підприємства та завищенню оцінки його активів і доходів (пп. 9 п. 6 розд. ІІІ НП(С)БО 1).

Нарешті, покупець може не оплачувати рахунки, виставлені постачальником. Адже рахунок-фактура - це необов'язковий до виконання документ. І навіть якщо покупець оплатить рахунок, він має право передумати і змінити призначення платежу. Наприклад, він може використати сплачені кошти на оплату послуг або взагалі розірвати договір.

Тому класичний (негібридний) інвойс не може документально підтвердити виконання умов визнання активу або доходу (витрат) від продажу (отримання) товарів (послуг).

Однак, на думку Мінфіну, господарські операції з постачання товарів (робіт, послуг) можуть обліковуватися на підставі рахунків-фактур, без необхідності оформлення акту приймання-передачі товарів. Однак за умови, що оплата за товар підтверджується відповідними платіжними документами (лист Мінфіну № 31-11410-06-5/4339 від 16.02.2017 р. та лист Мінфіну № 35210-07/23-3364/2658 від 22.08.2017 р.). Такий підхід застосовується лише до послуг. Це пов'язано з тим, що, на відміну від постачання товарів, результат надання послуг не має уречевленого чи об'єктивного змісту. У цьому випадку продається не результат, а дія, що призвела до нього.

У практиці податкових перевірок до роз'яснень податкових органів щодо статусу рахунку-фактури слід ставитися з обережністю. Це пов'язано з тим, що, крім рахунків-фактур та митних декларацій, податкові органи вимагають проведення дій, спрямованих на перевірку реальності господарської операції та дати отримання доходу і оприбуткування запасів.

Відповідно до Листа № 6964, інвойси входять до переліку документів, що підтверджують митну вартість товарів відповідно до частини 2 статті 53 Митного кодексу України. Однак рахунок-фактура - це документ на оплату товару. Інвойс не фіксує комерційні операції, замовлення або дозволи, а лише надає інформацію. Тому облік імпортованих товарів має здійснюватися на підставі інформації, що міститься в митній декларації.

Крім того, у листі ДФС від 14.11.2017 № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК зазначено, що рахунок-фактура не відповідає ознакам первинного документа, а факт надання послуг має бути підтверджений актом.

Мови, якими складаються інвойси

Підприємства, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, зазвичай готують інвойси іншими мовами, переважно англійською. Проте всі основні документи складаються українською мовою (Положення № 88, п. 1.3). Податківці наголошують, що документи, які є підставою для бухгалтерських записів і складені іноземною мовою, потребують впорядкованого та автентичного перекладу на зазначену мову (ЗІР, категорія 102.21).

Тому рахунки-фактури потрібно складати одразу двома мовами (українською та, наприклад, англійською) або надавати автентичний переклад іншомовного документа на українську мову.

Рахунок-фактура замінює накладну або акт лише в тому випадку, якщо він містить інформацію про передачу права власності на товари або надання послуг та узгоджений з відповідним договором.

Використовуючи рахунок-фактуру як інформаційний документ у комерційній діяльності, не забувайте складати рахунок-фактуру до акту приймання-передачі товарів і послуг.

Замовити дзвінок