Позабалансовий облік у бюджетних установах у 2025 році

26 March 2025

У бюджетних установах існують активи, які не можуть бути відображені на балансі, тому їх обліковують на позабалансових рахунках. Розглянемо, як здійснюється позабалансовий облік для різних типів активів.

Примірний перелік господарських операцій з активами, облік яких ведуть на субрахунку 021, та підстава

Позабалансовий облік використовується для матеріальних цінностей або коштів у розрахунках, які присутні в установі, але за визначеними критеріями їх не можна вважати активами.

Відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженого наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219, у класі 0 «Позабалансові рахунки розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів» передбачено такі рахунки:

• 01 «Орендовані основні засоби та нематеріальні активи»;
• 02 «Активи на відповідальному зберіганні»;
• 03 «Бюджетні зобов’язання»;
• 04 «Умовні активи»;
• 05 «Умовні зобов’язання, гарантії та забезпечення надані»;
• 06 «Гарантії та забезпечення отримані»;
• 07 «Списані активи»;
• 08 «Бланки документів суворої звітності»;
• 09 «Передані (видані) активи відповідно до законодавства».

Облік на позабалансових рахунках стосується цінностей, які установі не підконтрольні. Він ведеться за простою системою, де записи фіксуються лише на відповідному субрахунку одного з позабалансових рахунків, без використання подвійного запису.

Необхідно зазначати зміст та кількісно-вартісні показники таких операцій, як надходження, вибуття, використання, продаж матеріальних цінностей, бланків документів суворої звітності, а також утворення умовних (потенційних) активів, списання майна з балансу через нестачу чи псування, а також дебіторської заборгованості.

Далі розглянемо, які активи є предметом обліку на позабалансових рахунках 01, 02, 04, 07 і які нормативні акти це регулюють.

Замовити дзвінок

Активи на відповідальному зберіганні

Деякі запаси, основні засоби або біологічні активи, що використовуються чи зберігаються установою, але не є її власністю, підлягають відповідальному зберіганню.

Оскільки ці активи не відповідають критеріям для визнання, їх слід обліковувати на субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів» рахунку 02. На цьому субрахунку фіксуються дані про активи, які зберігаються відповідально, зокрема:

1. Товарно-матеріальні цінності, що були придбані органом вищого рівня за рахунок державного або місцевих бюджетів, за умови, що:

   • Установа, яка їх отримала, належить до сфери управління цього органу, але фінансується з інших бюджетів;
   • Наукова установа придбала їх як спеціалізоване обладнання для проведення науково-дослідних і конструкторських робіт.

2. Товарно-матеріальні цінності, які зберігаються на відповідальному зберіганні з інших підстав.

3. Усі види обладнання та предметів, що знаходяться на спортивних стрільбищах, у тирах, кабінетах військової дисципліни у навчальних закладах тощо.

Запаси, які відповідають критеріям визнання активів, обліковуються на балансових субрахунках. Операції з запасами, що не відповідають цим критеріям, фіксуються на позабалансових субрахунках (п. 11 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11; далі – Методрекомендації з обліку запасів).

Господарські операції з запасами, які вам не належать і якими ви не можете розпоряджатися, реєструйте на субрахунку 021.

Відповідно до Методрекомендацій з обліку запасів (п. 11 і 12) та Порядку застосування Плану рахунків, операції з такими запасами рекомендується вести на позабалансовому субрахунку 021. Додаткову інформацію та документи, що оформлюють ці операції, можна знайти в таблиці.

Позабалансовий облік необоротних активів

На субрахунку 021 слід також обліковувати необоротні активи, які не є власністю установи. Це можуть бути особисті речі працівників, такі як годинники, чайники тощо, які використовуються з дозволу керівництва. Хоча ці предмети перебувають у приміщенні установи, вони не вважаються її активами.

Якщо ж установа орендує необоротний актив у юридичної особи, фізичної особи-підприємця або у працівника за відповідним договором, з метою його використання для виконання своїх функцій або у господарській діяльності, то такий актив потрібно відображати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів», а нематеріальні активи – на субрахунку 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів».

Позабалансовий облік умовних активів

Термін «умовні активи» говорить сам за себе. Це активи, які не є повноцінними та чітко визначеними, а лише потенційними. Вони можуть стати активами установи залежно від майбутніх обставин, тому їх обліковують на позабалансових рахунках.

Якщо обставини зміняться, умовний актив, що ви обліковуєте на позабалансі, потрібно буде відобразити в складі активів і вести облік на балансі. Також слід визнати дохід у сумі їх вартості (п. 7 розд. ІІ Стандарту 128 «Зобов’язання», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629).

Інформацію про умовні (потенційні) активи слід узагальнювати на субрахунках 041 «Умовні активи розпорядників бюджетних коштів» та 043 «Тимчасово передані активи» рахунку 04 (Порядок застосування Плану рахунків).

На субрахунку 041 фіксуйте призи, прапори, кубки, які були засновані різними установами для нагородження команд-переможців. Ці активи обліковуються протягом усього часу їх перебування в установі.

На субрахунку 043 обліковуйте майно, яке:

• було передано органом виконавчої влади, що перебуває в процесі реорганізації чи ліквідації;
• знаходиться на тимчасово окупованих територіях або в зоні проведення антитерористичної операції.

Позабалансовий облік списаних активів

Списаними активами для позабалансового обліку вважаються:

• списана дебіторська заборгованість;
• невідшкодовані нестачі і втрати від псування матеріальних цінностей.

Позабалансовий облік дебіторської заборгованості

Дебіторську заборгованість, яка була списана з балансу через неплатоспроможність боржників, слід обліковувати на субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість розпорядників бюджетних коштів» рахунку 07.

Слідкуйте за станом дебіторської заборгованості протягом трьох років з моменту списання. Важливо моніторити можливість її стягнення, якщо фінансовий стан неплатоспроможних дебіторів зміниться (п. 3.5 розд. ІІІ Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372) та Порядок застосування Плану рахунків.

Ведіть аналітичний облік за позабалансовим субрахунком 071 за боржниками.

Списану дебіторську заборгованість остаточно списуйте з субрахунку 071 після надходження сум заборгованості або закінчення строку обліку такої заборгованості.

Замовити дзвінок

Позабалансовий облік невідшкодованих нестач і втрат

До невідшкодованих нестач і втрат належать:

• суми нестач і втрат від псування запасів, які перевищують норми природного убутку, до моменту встановлення конкретних винуватців. Такі суми слід визнавати витратами звітного періоду;
• запаси, які були зіпсовані або наявність яких не підтверджена інвентаризацією. Це відбувається, коли відсутність або псування товарів не відповідать нормам природного убутку, і керівник ще не вирішив, чи будуть відшкодовуватися їхні витрати винними особами (п. 13 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів).

Суму, яку має погасити винна особа, визначайте за наступними нормативними актами (абз. 2, 3 п. 10 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів):

• статті 3, 7 Закону України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 № 2658-III;
• Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі та знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.1996 № 116;
• Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

На субрахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» рахунку 07 обліковуються (Порядок застосування Плану рахунків):

• суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей;
• цінності, які не були повернуті учням і студентам, що були відраховані згідно з наказом.

Після встановлення осіб, відповідальних за відшкодування втрат запасів, які перевищують норми природного убутку, належну до відшкодування суму зараховуйте до дебіторської заборгованості та:

• до доходів – на суму фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів;
• до розрахунків із бюджетом – на різницю між сумою, яку має відшкодувати винна особа, і фактичними витратами на відновлення (придбання) запасів.

Визначену суму також слід списувати з позабалансового рахунку. Тобто після встановлення винних осіб, зменшуйте суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на субрахунку 073 (абз. 4 п. 10 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів; Порядок застосування Плану рахунків).

Аналітичний облік за позабалансовим субрахунком 073 ведіть за боржниками та випадками виявлення нестач і втрат від псування цінностей.

Бланки документів із суворим обліком

Позабалансовий облік у бюджетних установах та узагальнення інформації про рух бланків документів суворої звітності ведуться на субрахунку 081 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів» рахунку 08. На цьому субрахунку також обліковуються путівки, отримані безкоштовно від громадських, профспілкових та інших організацій.

Порядок застосування Плану рахунків підкреслює, що перелік документів, які вважаються бланками суворої звітності, а також правила їх зберігання і використання визначаються відповідними нормативно-правовими актами.

Аналітичний облік ведіть для кожного бланка та їх місць зберігання. Залишок на субрахунку 081 збільшується, коли до установи надходять бланки документів суворої звітності (встановлюється їх облік). Його зменшують після використання бланків або їх списання як непридатних чи відсутніх.

Про звітність

Інформацію про рух і залишки активів на позабалансових субрахунках 01, 02, 04, 07 слід вказувати у рядках 1310 (1311, 1313), 1320 (1321), 1340 (1341, 1343), 1370 (1371, 1373) розділу XIII «Розшифрування позабалансових рахунків». Ця інформація є частиною форми 5-дс, що додається до річної фінансової звітності, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 29 листопада 2017 року № 977 та оновленої наказом від 9 грудня 2021 року № 654.