Правила поведінки платників податків під час виїзної перевірки
16 November 2023
Будь-яка перевірка може створювати додаткове навантаження для керівництва та працівників підприємства. Тому важливо заздалегідь підготувати документи, визначити відповідальних осіб та знати права й обов’язки платника податків під час проведення контрольних заходів. Виявити можливі помилки та податкові ризики до початку перевірки допомагає податковий аудит.
Під час спілкування з представниками контролюючого органу доцільно дотримуватися ділового формату та водночас контролювати дотримання встановленої законодавством процедури.
Перед початком перевірки необхідно встановити особи посадових осіб контролюючого органу та перевірити документи, які підтверджують їхні повноваження.
Відповідно до виду перевірки та вимог Податкового кодексу України посадові особи контролюючого органу повинні пред’явити або надати передбачені законодавством документи. Зокрема, для документальної виїзної та фактичної перевірки стаття 81 ПКУ передбачає направлення на проведення перевірки, копію наказу про її проведення та службові посвідчення осіб, зазначених у направленні.
Необхідно уважно перевірити реквізити документів, дані посадових осіб, вид перевірки, строки її проведення та зазначені правові підстави. Для планових і позапланових документальних перевірок відповідні підстави визначаються, зокрема, статтями 77 та 78 Податкового кодексу України.
Підприємству також доцільно фіксувати інформацію про проведення перевірки та зберігати копії документів, отриманих від контролюючого органу.
Якщо документи не пред’явлені, оформлені з порушеннями або виникають сумніви щодо законності перевірки, необхідно оцінити передбачені законом підстави та наслідки можливого недопуску. У таких ситуаціях доцільно залучити фахівців із юридичного супроводу бізнесу ще до прийняття рішення про допуск посадових осіб до перевірки.
Можливо, запросіть у перевіряльників контактний номер їхнього керівника. Зателефонуйте, щоб переконатися, чи справді цих працівників податкового органу направили на ваше підприємство.
Підготуйте комірника та касира до можливих перевірок, оскільки фіскали можуть перевіряти склад, касу та інші "стратегічно важливі" приміщення. Познайомте контролерів із всіма працівниками, яких це може стосуватися, і при цьому обмежуйте їхній доступ до приміщень, де працюють керівники та бухгалтерія, зберігаються документи і товари.
Поведінка під час перевірки
Перше завдання - встановлення перевірки. Краще виділити для цього окрему кімнату. Зазвичай працівники, особливо ті, хто не пов'язаний з обліком та розрахунком податків, несерйозно ставляться до наявності перевіряльників і можуть створити непотрібні труднощі. Контролери використовуватимуть отриману інформацію для перевірки.
Іноді перевіряльники можуть бути не впевнені, в яких документах шукати порушення, особливо молоді контролери, які тільки починають свою професійну кар'єру. Розмови працівників можуть ненавмисно допомогти їм і навіть завдати шкоду підприємству.
Якщо йдеться про податкову перевірку, розгляньте можливість включення досвідченого бухгалтера, який має великий досвід у сфері обліку і знає, де шукати необхідні документи. Особливо, коли перевірка призначена на період складання звітності, особливо під час закриття року. Тоді головного бухгалтера слід відвести від звичайних обов'язків тільки в виняткових випадках.
Якщо перевіряльники хочуть забрати частину документів для перевірки на своєму місці, не дозволяйте цього. Щоб уникнути непорозумінь або втрати документів, передавайте оригінали для перегляду на місці, за описом і підписом перевіряльника. Якщо фіскалам потрібна інформація з документів, виготовте для них копії (згідно з пунктом 85.4 ПК). Прохайте їх скласти письмовий запит (згідно з пунктом 73.1 ПК) - на усне прохання можна не відповідати. Копії документів також надавайте за описом та під підпис перевіряльника. Документи слід пронумерувати, прошиї, завірити підписом уповноваженої особи підприємства і печаткою підприємства (якщо є).
Увага: надавайте документи, інформацію або пояснення лише за письмовим запитом податківців.
Якщо перевіряльник запитує документи, інформацію або пояснення, що не стосуються предмета перевірки, або встановлює занадто короткі строки для їхнього представлення, підготуйте лист про неможливість предоставлення документів. Лист слід скласти на ім'я керівника відповідного органу ДПС і передати через канцелярію цього органу.
Пам'ятайте, що перевіряльники не мають права вилучати оригінали первинних та інших документів! Вони можуть зробити це лише у випадках, передбачених кримінальним процесуальним законодавством або рішенням суду.
Чи варто залишатися на робочому місці під час перевірки? Краще не робити цього (принаймні тимчасово), навіть якщо на вашому підприємстві це є звичайною практикою. Відразу повідомте перевіряльника, що, наприклад, о 18:00 робочий день завершується. Йдіть додому вчасно, навіть якщо вам потрібно залишитися. Перевіряльник звикне до такого графіка і не зможе вимагати від вас залишитися. І чим менше часу він матиме на перевірку, тим краще.
Увага: не дозволяйте перевіряльникам проводити перевірку в неробочий час і вихідні дні.
Попередьте контрагентів про можливу перевірку. Важливо, щоб результати перевірки не суперечили даним у документах з постачальниками та клієнтами.
Стратегії використання перевірки на свою користь
Мета перевіряльників полягає в виявленні порушень, і це часто стає питанням честі та доказом відповідності посаді. Зазвичай рядові працівники не мають впливу на результати перевірок, і в разі їхньої безрезультатності керівництво не висловить подяку. Якщо правда на вашому боці, і перевіряльники фіксують помилку, не слід панікувати. Необхідно утриматися від спроб переконати чи захищати свою правоту, оскільки контролери все одно документують помилки у своєму акті, і ви зможете це легко висвітлити у своїх запереченнях.
При виявленні суттєвих порушень законодавства важливо негайно пояснити та наполягати, роблячи все можливе, щоб у акті не було надлишкових записів.
Не слід безпосередньо відповідати на неприємні запитання. Щоб зекономити час, можна сказати перевіряльникові: "Мені потрібно порадитися". Заборонено прямо заважати перевірці, але в межах закону можна ретельно використовувати тактику вигадування часу.
Якщо можливо, влаштуйте так, щоб директор не був на місці під час перевірки. Таким чином, ви зможете посилатися на необхідність консультації з керівником та отримувати додатковий час для вирішення питань.
Якщо перевіряльники вимагають спірний документ, намагайтеся відкласти віддачу якнайдовше. Ввічливо повідомте, що вас зараз викликає керівник, і передайте документ пізніше.
Надайте перевіряльникові цілий потік документів. Це простий спосіб, яким користуються на підприємствах. Перевіряльникові подають настільки великий обсяг документів, що він підсвідомо втрачає інтерес і бажання вивчати все. Особливо це стосується перевірки тек з документами із невеликими сумами. Якщо документів багато - це вже вибіркова перевірка - перевіряльникам важче виявити реальні порушення.
Використовуйте перевірку на свою користь, вирішуючи спірні питання. Деякі експерти можуть дізнатися позицію перевіряльників щодо спірних моментів, які не регулюються чинним законодавством (особливо це стосується неоднозначних питань оподаткування). Оскільки не завжди можна дозвонитися до контролюючого органу, щоб отримати відповіді.
Дії після проведеної перевірки
Не відхиляйте підписувати акти та протоколи. Замість цього, використовуйте можливість внести свої зауваження і заперечення відповідно до пункту 17.1.6 ПК (якщо такі існують).
