Відрядження на своєму авто
01 December 2023
Коли співробітник вирушає у відрядження і замість громадського транспорту використовує власний автомобіль, він може розраховувати на компенсацію. Важливо врахувати, що ця компенсація відрізняється від тієї, яку надають на підставі авансового звіту. У такому випадку велике значення має, яким чином підприємство оформило використання працівником власного авто. Існують три можливі варіанти:
1. Договір оренди.
2. Договір позички автомобіля.
3. Поїздка з подальшою виплатою компенсації.
Як правильно здійснити процедуру відрядження працівника на особистому автомобілі?
Питання виплати винагороди працівнику за використання власного автомобіля зі службовою метою не має чіткого регулювання. Проте стаття 125 Кодексу законів про працю України(КЗпП) встановлює, що працівники, які використовують свої власні інструменти для потреб підприємства, мають право на компенсацію за їх зношування (амортизацію).
Розмір і умови виплати такої компенсації, якщо вони не визначені нормативно, власник або уповноважений ним орган можуть визначати за погодженням із працівником.
Поняття "компенсації за використання особистого транспорту" також міститься в пункті 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, проте воно не входить до складу фонду оплати праці.
Отже, можна припускати, що компенсацію за використання власного автомобіля можна виплачувати працівникові на підставі статті 125 КЗпП. Рекомендуємо включити такий пункт у колективний договір.
Для отримання компенсації працівник повинен подати заяву. На її основі розробіть наказ для підприємства, у якому зазначте, за що ви виплачуєте компенсацію, кому, в якому обсязі та в які строки.
Як нараховувати податки та проводити бухгалтерський облік компенсації працівнику за використання його особистого автомобіля?
ПДВ
Визначте об'єкт оподаткування податком на прибуток відповідно до правил бухгалтерського обліку. Для підтвердження витрат на компенсацію використання працівником власного автомобіля підготуйте відповідну документацію.
Підприємства, які за останній річний звітний період мають дохід більший за 40 млн грн або менший за 40 млн грн, але самостійно вирішили коригувати фінансовий результат до оподаткування, не зобов'язані коригувати його на суму компенсації (розділ III Податкового кодексу України; ПК).
Не оподатковуйте компенсацію працівникові за використання автомобіля податком на додану вартість (ПДВ), оскільки ця операція не вважається об'єктом оподаткування (п. 185.1 ПК).
ПДФО та військовий збір
Винагорода за використання власного автомобіля під час відрядження є додатковим благом для працівника, тому необхідно здійснити оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) відповідно до визначень пункту 170.9.1 Податкового кодексу України та роз'яснень Державної податкової служби. Слід зауважити, що компенсація також підлягає оподаткуванню військовим збором, оскільки об'єкт оподаткування військовим збором та ПДФО є ідентичним.
ЄСВ
Не обчислюйте єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на компенсацію працівникам за використання власного інструмента та особистого транспорту для потреб підприємства. Це підтверджується відповідно до пункту 11 Переліку видів виплат, які не підлягають ЄСВ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 2010 року № 1170.
Важливо зауважити, що у випадку включення в наказ про компенсацію зазначень щодо виплати пального працівникові, інспектори можуть розглядати це як індивідуальну виплату згідно з пунктом 2.3.4 Інструкції № 5. Отже, відзначена в наказі компенсація за пальне під час відрядження належить до складу фонду оплати праці і, відповідно, підлягає оподаткуванню ЄСВ.
Приклад. Роботодавець відшкодовує працівнику витрати на використання його транспортного засобу під час відрядження
Працівник отримав компенсацію у розмірі 2600 гривень від підприємства за використання власного автомобіля під час відрядження, згідно з відповідним наказом.
